Lingo za upravljanje projektima

Upravljanje projektima je posao koji dolazi s mnogo žargona i terminologije. Kad znate što sve to znači, prilično je lako pratiti rasprave i učinkovito doprinijeti. To će povećati vaše samopouzdanje na poslu ako možete razumjeti o čemu svi drugi govore, i pomoći vam da se ozbiljnije pozabavite poslom ako sami koristite prave pojmove. Ovo je vodič za uvjete upravljanja projektima koje biste trebali znati.

Rizik

"Rizik" je pojam koji se odnosi na ono što bi moglo poći po zlu s vašim projektom. Na primjer, ako gradite novi uredski blok, cijena čelika bi se mogla povećati, a to bi moglo utjecati na vaš proračun. Ali možda neće ići gore. Isto tako, ako planirate ugostiti svoj godišnji korporativni piknik vani, moglo bi biti lijepo vrijeme, ali bi moglo padati kiša. Ukratko, rizik je nešto što se još nije dogodilo.

Važno je znati koji rizici okružuju vaš projekt jer tada možete planirati za njih. Svoj 'Plan B' ili planove za nepredviđene situacije možete staviti u akciju kako biste izbjegli rizik koji se uopće događa. Uz cijenu čelika i vremenske prilike, ne možete mnogo toga učiniti da ih zaustavite, ali možete napraviti planove u slučaju da to učine. Na primjer, možete unajmiti nadstrešnicu ili zalihu kišobrana tako da, ako padne kiša na piknik dan, ljudi još uvijek mogu imati dobar provod.

Problem

Članovi projektnog tima često zbunjuju pitanja i rizike, a važno je da kao voditelj projekta budete sigurni da razgovarate o tim temama na odgovarajući način. Rizik je nešto što se još nije dogodilo, a problem je nešto što se dogodilo. Problemi su samo problemi s kojima se suočava vaš projektni tim. Možda ste vidjeli kako dolazi (i njome se bavite kao rizikom) ili bi moglo biti potpuno neočekivano. U svakom slučaju, to se sada dogodilo i morate učiniti nešto u vezi s tim.

Prekretnica

Prekretnice su točke u vremenu koje označavaju ključne trenutke tijekom projekta. Često se koriste za:

• Početak faze
• Kraj faze
• Kraj velikog posla ili veliki zadatak
• Konstatirajući određeni vremenski rok
• Nepokretni datumi na planu

Razmislite o prekretnicama kao o datumu koji biste pisali na svom kalendaru kod kuće - važnim trenutcima u projektu kao što je završavanje testiranja ili zabava lansiranja. Prekretnice su jedna od devet komponenti gantograma, tako da ćete ih vidjeti na rasporedu projekata prikazanih kao dijamant.

Sponzor

Vaš sponzor projekta sjedi u Projektnom odboru. Oni su osoba koja posjeduje projekt i oni primaju pogodnosti. Na primjer, ako pokrećete novi informacijski sustav koji će koristiti tvornički tim, glavni direktor tvornice bit će sponzor projekta. IT tim bio bi dio projektnog tima, ali ne bi preuzeli ulogu sponzora. Sponzor projekta je osoba na koju se možete obratiti kada vam je potreban viši menadžerski smjer. To bi moglo biti da bi se:

• Deblokiranje problema
• Pronađite neke resurse
• Odobrite proračun
• Donijeti odluke
• Slažem se s konačnom specifikacijom

I tako dalje. Voditelj projekta učinkovito izvješćuje sponzora o trajanju projekta, kako u smislu strukture linijskog upravljanja, tako i tjednog ili mjesečnog (ili real-time) izvješćivanja o projektu.

Sudionik

Dionici su ostali ljudi koji su uključeni u vaš projekt i na koje utječe. Neki projekti imat će široku skupinu dionika, koja pokriva svaki odjel u organizaciji. Drugi će imati ograničeniji opseg. Neki dionici su izvan vaše organizacije, kao što su vlada ili regulatorna tijela.

Također ih je potrebno informirati o vijestima koje su relevantne. Većina dionika će podržati (ili ambivalentno) promjenama koje donosi vaš projekt, ali neće biti sve. Srest ćete se s dionicima koji neće prihvatiti vaš projekt otvorenim rukama.