Planirajte projekt s osnovnim alatima za upravljanje projektima

Naš svijet rada je sve više svijet projekata. Projekti su način na koji razvijamo nove proizvode, izvršavamo strateške inicijative i činimo sve što je novo u organizaciji.

Po definiciji, projekti su privremene i jedinstvene inicijative, za razliku od aktivnosti redovnog poslovanja. Iako se mnoge tvrtke oslanjaju na obučene, certificirane voditelje projekata za vođenje svojih inicijativa, projektne vještine su sve više potrebne za sve profesionalce. Ovaj članak nudi uvod u planiranje projekta za sve profesionalce zainteresirane za usvajanje praksi koje dobro funkcioniraju za profesionalne voditelje projekata.

Uzmite si vremena da istinski definirajte i isplanirate svoj projekt

Voditelji projekta shvaćaju da se veliki dio ukupnog trajanja projekta troši na planiranje. Mnogi od nas imaju tendenciju žuriti se započeti s radom, koji je u svijetu projekata sličan preskakanju čitanja uputa o tom novom komadu namještaja koje ste kupili od jednog od onih "sami sastavite" trgovaca. Šanse su, žurba da obavite posao bez čitanja uputa stvorit će neke ozbiljne probleme u nekom trenutku vašeg nastojanja.

Umjesto da žurite ravno u posao, važno je uklopiti nekoliko kritičnih problema:

1. Što točno stvarate? Budite što precizniji.
2. Kada mora biti dovršen?
3. Koje resurse (ljude, opremu i proračun) imate na raspolaganju da biste dovršili projekt?

Gornje tri stavke su temeljne komponente izjave o opsegu. Svaki voditelj projekta radi na razjašnjavanju opsega prije početka rada.

Utvrđivanje inicijative za zabavu u tvrtki

Primjer izjave o opsegu za tvrtku za odmor može glasiti kako slijedi:

Naš cilj je planirati i održati zabavu za 100 zaposlenika i njihove značajne druge prije kraja prosinca, po cijeni koja neće premašiti 10.000 USD. Naše planiranje i koordinacija će se sastojati od 4 člana odbora koji će nadzirati CEO.Zabava će uključivati ​​otvoreni bar, posuđe, desert i zabavu.

Samo uzimanje vremena za izradu te jednostavne, ali važne izjave nudi moćne smjernice za tim koji je uključen u projekt. Svatko razumije prirodu projekta, vremenski okvir, resurse i proračun.

Slomite opseg u diskretne blokove rada

Voditelji projekata stvaraju nešto što se naziva struktura strukture rada kako bi se jasno i djelotvorno opisali svi radovi projekta koje netko mora dovršiti u određenom vremenskom okviru. U vašoj situaciji raščlamba posla može uključivati:

• Odredite lokaciju.
• Potvrdite dostupnost sobe i zaključajte je s pologom.
• Odaberite opcije hrane.
• Potvrdite bar i što bar uključuje.
• Prepoznajte opcije deserta.
• Stvorite i distribuirajte pozivnice s izborom hrane.
• Završite izbor hrane na temelju vraćenih pozivnica.
• Odlučite o vrsti zabave.
• Pregledajte opcije za zabavu i odaberite.
• Potvrdite postavu blagovaonice.
• Kupite stolne darove za goste.
• Koordinirajte i izvedite događaj.

Voditelji projekta će razviti ovaj rascjep rada projekta bez razmatranja resursa ili vremena, ali više u formatu brainstorminga. Nakon što je identificiran sav posao potreban za postizanje djelokruga projekta, vrijeme je da ga uredite, dodijelite odgovornosti i zatražite procjenu vremena i troškova od članova tima.

Izrada plana projekta iz raspodjele poslova

Nakon što ste dovršili jednostavnu analizu rada na prethodnoj stranici, morate sada:

• Potvrdite da su identificirane sve glavne stavke za postizanje opsega projekta.
• Potvrdite tko će rukovati radnim predmetima i stvoriti matricu odgovornosti s glavnim radnim zadacima odgovorne osobe.
• Zatražite da svaki član tima pregleda svoje zadatke, utvrdi procjene vremena i troškova, zabilježite rokove, sažmete potrebe za resursima i osigurajte da su temeljito procijenili posao za koji moraju biti odgovorni.

Nakon što su gore navedeni koraci završeni, projektni tim treba zajedno raditi na redoslijedu događaja, navodeći sukobe za resurse ili potencijalne izazove u raspoređivanju. Voditelj projekta bi taj korak dovršio razvojem mrežnog dijagrama, izračunavanjem kritičnog puta i raspoređivanjem resursa, često uz pomoć računalnog softvera.

Za vaš manji projekt koristeći neformalne metode, jednostavan pristup post-it note tipa postavljanja stavki u nizu može biti sve što je potrebno. Ovaj proces će vam omogućiti da razvijete cjelovitu sliku koraka i rokova za planiranje i isporuku velike zabave!

Neka posao započne

Sada kada ste uzeli vremena da pravilno provedete projekt, utvrdite glavne zadatke, redoslijed zadataka i procijenite zahtjeve u pogledu vremena i resursa, spremni ste staviti tim na posao koji im je dodijeljen. Vaša uloga neformalnog voditelja projekta je pratiti rad, podržavati članove tima i pomoći u prepoznavanju i rješavanju izazova koji se pojave. Dobar voditelj projekta redovito se sastaje s članovima tima kako bi procijenio napredak i identificirao rizike u nastajanju i upravljao njima.

Donja linija

Isti gore navedeni pristupi mogu se primijeniti na bilo koju projektnu situaciju u vašem odjelu ili poslovnoj jedinici. Razviti jasan opseg, identificirati rad, dodijeliti resurse, razviti procjene i raspored, a zatim pratiti i kontrolirati rad. Vaše će prakse biti prepoznate i cijenjene od strane profesionalnih voditelja projekata na vašem radnom mjestu, a vaši će rezultati biti puno bolji od jednostavnog skakanja u posao bez razmišljanja.