Upravljanje promjenama na radnim projektima

Voditelji projekata troše puno vremena na izradu planova i uspostavljanje timskih ciljeva. Sponzori, dionici i timovi tada troše puno vremena na promjene u opsegu posla i procesu uvođenja. Imajući jasan, jednostavan proces upravljanja promjenama na mjestu i stabilan pogled na veću sliku, čak i kada se neki detalji pomaknu, ide dug put prema održavanju projekta koji se kreće naprijed i omogućujući vam da zadržite hladnoću.

Prihvatite tu promjenu

Promjene se događaju u gotovo svakoj točki životnog ciklusa upravljanja projektom. Prepoznavanje da su promjene neizbježne - zapravo, često korisne - dijelovi procesa, omogućuju najboljim projektnim menadžerima da usvoje agilnije pristupe planiranju i izvršenju. Postojanje strategija za učinkovito rješavanje promjena koje se događaju najbrži je način da se svatko pogleda na nagradu, čak i kad se čini da se ponekad čini stalnim pomacima u smjeru.

Definirani, strukturirani proces upravljanja promjenama je vaša izvedbena playbook; svoju strategiju 'Biblija'. On će za vas definirati kako najbolje reagirati kao vođa na prijedloge - čak i zahtjeve - za promjenom unutar razvojnog procesa. Pomoći će vam, graciozno i ​​pouzdano, navigirati, ponekad spornim, suradničkim krajobrazima prema postizanju krajnjih ciljeva svih strana.

Proces upravljanja promjenama

Proces upravljanja promjenama izgleda ovako:

• Primajte zahtjev / zahtjev za promjenom procesa na projektu
• Ocijenite zahtjev / zahtjev za promjenom s naglaskom na proračun projekta u vezi s:
• materijali
• sve relevantne zahtjeve za dozvolu
• radni sati
• izgubljeno / stečeno vrijeme
• Pripremiti i predstaviti dioničarima projekta / povezati svoje preporuke kako postupiti u odnosu na zahtjev (e)
• Primanje odobrenja ili odbijanja odluke dioničara za nastavak

Pogledajmo svaki od tih koraka:

Primajte zahtjev / zahtjev za promjenom u procesu na projektu

Primit ćete zahtjev za promjenom projekta na stotine različitih načina: na sastanku, putem e-pošte, telefonom, u hodniku dok žurite iz ureda u večernjim satima.U idealnom slučaju, dobit ćete informacije o obrascu zahtjeva za promjenom, ali biste trebali znati da u stvarnom životu mnogi važni dionici misle da je dovršavanje ove vrste papirologije posao voditelja projekta - iu vašoj tvrtki to može biti.

Predložak zahtjeva za promjenom projekta (više o tome u minuti) trebao bi točno i jezgrovito obuhvatiti sve pojedinosti zahtjeva, no neformalno oni dolaze do vas. Kada osjetite da su svi detalji točno zabilježeni, pokrenite obrazac pored inicijatora radi provjere da su sve točke adresirane u potpunosti.

Zapamtite da bi promjene mogle značiti i rješavanje problema. Nemojte uvijek pretpostavljati da će se promjene odnositi na uvođenje posla. Postupak je isti bez obzira na to povećavate li ili smanjujete opseg projekta.

Provedite procjenu promjena

Detaljno pogledajte zahtjev za promjenom. Procjenjivat ćete utjecaj na:

• Raspored
• Dokumentacija
• Dosadašnji posao i posao koji još treba obaviti
• budžet
• Mjere kvalitete
• djelokrug
• Dostupnost resursa

Primjerice, promjena softvera može se procijeniti na 5 dana. To ne bi samo dodavalo 5 dana rasporedu jer bi potisnulo još jedan zadatak i premjestilo ga u vremenskom okviru u kojem je ključni resurs na odmoru. Taj bi zadatak također trebalo premjestiti, tako da bi ukupna promjena dovela do rasporeda 8 dana. To bi koštalo $ 5k, a dodatnih 8 dana potisnulo nas je na još jedan mjesec s ugovorom s dobavljačima, tako da i tu postoje troškovi za razmatranje. Kvaliteta ostaje ista, ali promjene opsega kako bi se ugradila nova promjena.

Potrebno je ažurirati svu relevantnu dokumentaciju, uključujući plan projekta i priručnike za obuku, koji su već započeti.

Dakle, u širokoj slici, jednostavna 5-dnevna promjena ima jake efekte. Važno je uzeti u obzir sve relevantne čimbenike prije donošenja odluke o provedbi, budući da cjelovita slika može promijeniti ishod.

Pripremite i predstavite preporuke

Naoružani s razumijevanjem punog učinka zatražene promjene ili izmjena, predstavite svoje preporuke u pogledu održivosti smjene.

U nekim slučajevima promjene neće biti provedene jer će percipirana korist biti manja od troška. U drugim slučajevima može se pronaći dovoljno koristi za nadoknadu troškova obavljanja dodatnog posla. Ostali slučajevi, ipak, dokazat će da su promjene neizbježne i izvan vaše kontrole, bez obzira na negativan učinak, koji je posljedica regulatornih pitanja ili problema usklađenosti, ili internih pitanja kao što je organizacijsko restrukturiranje.

Odluka

Za male izmjene koje spadaju u granice autorizacije, odluka o prihvaćanju ili odbijanju promjena leži na vama (s pravim unosom iz tima). Sve veće treba odobriti sponzor projekta ili projektni odbor. Uvjeti za ono što spada u koje kategorije općenito su jasno naznačeni na početku bilo kojeg projekta.

Bez obzira na ishod, važno je informirati sve uključene u proces. Članovi tima otuđivanja u bilo kojem trenutku razvoja mogu koštati integritet cijelog projekta, kao i buduće suradnje.

Alati za upravljanje promjenama

Razvijeni su brojni alati za upravljanje promjenama kako bi ovaj proces bio lakši i učinkovitiji. Središte svakog alata za upravljanje promjenama trebalo bi biti:

• Kontrolni popis ili proces mapiranja dionika koji se kreću kroz odgovarajuće korake za podizanje promjene u opsegu projekta
• Obrazac zahtjeva za promjenu predloška (Bilješka: Ako vaši projekti rade na mreži s automatiziranim radnim procesom, sjajna je ideja imati ovaj obrazac na popisu dokumenata

Izrada obrasca zahtjeva za promjenu projekta

Obrazac zahtjeva za promjenu projekta treba sadržavati:

• Ime osobe koja traži promjenu ("podnositelj zahtjeva").
• Jedinstveni identifikator, kao broj promjene (ovo možete dodati na sebe kasnije jer je malo vjerojatno da će bilo tko od ljudi koji podigne zahtjev i koristiti obrazac znati što unijeti ovdje).
• Opis predložene izmjene s što je moguće više pojedinosti.
• Kategorija promjene. U idealnom slučaju, podnositelji zahtjeva trebali bi moći birati iz unaprijed određenog dijela kako bi označili samo okvir. Ovo je dobro mjesto za zabilježiti je li zahtjev za promjenom u odnosu na regulativu ili internu usklađenost - ako je (istinski), možete zaobići mnogo koraka planiranja i procjene i jednostavno nastaviti s njim.
• "Zašto" promjene. Koje je opravdanje za njegovu provedbu? Zašto ga tražitelj želi?
• Mogući utjecaj predložene promjene na različite elemente projekta, uključujući vrijeme, troškove, kvalitetu, opseg. Podnositelj zahtjeva možda neće imati sve pojedinosti, tako da može zahtijevati da vaša pomoć popuni te praznine kroz korak procjene promjene. Najmanje što tražite u ovom trenutku jest pojašnjenje može li povećati, smanjiti ili promijeniti postojeće parametre projekta.

Obrasci zahtjeva za promjenom trebali bi biti zaokruženi s prostorom za detalje koje želite popuniti jer se o daljnjim raspravama raspravlja. Predložak također treba sadržavati prostor za:

• Promijeni odluku: Prihvati, Odbaci ili Odloži
• Ime osobe koja donosi odluku (ili skupinu) uz datum donošenja odluke i dodatne komentare.

Promjene i upravljanje projektnim opsegom

Upravljanje opsegom projekta je proces koji filtrira i oplemenjuje razlike između onoga što je potrebno za uspješno izvršenje projekta i onoga što nije. Kada primimo zahtjeve za promjenom projekta, potrebno je razmotriti kako te promjene mogu utjecati na projekt u cjelini. Vaš proces upravljanja promjenama pomaže vam da poboljšate i definirate u kontekstu zašto je promjena praktična ili potrebna.

Vodič za znanje o upravljanju projektima (PMBOK Guide) - Upravljanje promjenama projekta petog izdanja vrijedno je spomenuti jer nije tako intuitivno kao što možda mislite. "PMBOK vodič" uključuje izvrsne početne smjernice u obliku procesa pod nazivom "Kontrolni opseg" u odjeljku Upravljanje projektnim opsegom. Međutim, proces upravljanja promjenama na projektima mora se rješavati na integriraniji način, a to se odražava u tekstu. Korisnici "PMBOK Vodiča" također bi trebali uputiti na proces Izvršiti integriranu kontrolu promjena jer jasno određuje kako se sve povezuje u širem krajoliku.

Kako bi postali PMP, važno je razumjeti kako "PMBOK Guide" pokriva upravljanje promjenama jer će to biti dio vašeg pregleda. Ali imajte na umu da proces upravljanja promjenama koji ćete zapravo koristiti na projektima mora biti integriran, jednostavan za praćenje i praktičan.

Vodeći svoj tim kroz proces promjena

Projektni tim je ključan za uspjeh bilo kojeg projekta, tako da im pomaže da se aktivno uključe u upravljanje promjenama u procesu.

Evo 5 načina na koje možete pomoći svom timu da se brzo pomiri s procesom upravljanja promjenama projekta:

1. Budite otvoreni za promjene. Neka vaš tim zna da se očekuje promjena na projektima.

2. Budite otvoreni oko procesa. Proces upravljanja promjenama koji se ovdje razmatra nije svima prirodan. Većina članova tima neće znati što se od njih očekuje dok ih ne obavijeste. Postavite brifing da prođete kroz proces s njima i neka svatko zna što je njegova ili njezina uloga u njegovom izvršenju.

3. Olakšajte. Promjena projekta često je, u najboljem slučaju, kontrolirani kaos. Koraci koje poduzmete za uspješnu navigaciju definiraju vašu sposobnost kao voditelja projekta. Vaš tim može pronaći promjene koje su uznemirujuće - osobito one velike ili one koje preokreću odluke za koje se dugo mislilo da će biti riješene, a prepreke koje se smatraju dugo izbrisane. Raspored je pogrešan, proračun može biti drugačiji, zahtjevi su svakako različiti.

Vaš tim izgleda da vas vodi i stabilizira. Napravite ih što lakšim za njih.

4. Budite tu da pomognete. Novi način rada zahtijeva vrijeme za uspješnu integraciju. Ako ste prethodno upravljali promjenama projekta na neformalan način (ili uopće ne), onda bi promjena formalnog procesa mogla potrajati kako bi postala "način na koji ovdje radimo stvari". Neka tim sazna da ste tu da im pomognete ako im je potrebno nešto proći.

5. Ne bojte se reći ne. Nisu sve promjene razumni prijedlozi. Neka vaš tim zna da, ako se osjeća snažno o promjeni koja nije prava stvar za projekt u ovom trenutku, stajat ćete uz njih u tom razgovoru s tražiteljem promjene.

Neuspjeh u učinkovitom upravljanju promjenama je glavni među načinima na koje se projekt može u potpunosti iskliznuti iz kolosijeka, stoga pazite. Naoružani pravim informacijama i procesima, projektne promjene mogu se riješiti na kontroliran, pametan i koristan način za sve uključene.