Korištenje prekretnica u upravljanju projektima

Jedna od odrednica projekta je da traje određeno vremensko razdoblje. To može biti sve od nekoliko tjedana do nekoliko godina, au nekim slučajevima i za velike građevinske projekte ili javne radove, desetljećima.

Kako bi pratili napredak na putu i osigurali da se ključni rezultati postižu prema vremenskom okviru, voditelji projekata koriste prekretnice.

Prekretnica projekta je zadatak s trajanjem nula što znači postignuće u projektu. Koriste se kao način da se pokaže kretanje naprijed i napredak te da se ljudima pokaže što se događa, čak i ako nemaju detaljno znanje o zadacima uključenim u to. U tom smislu, oni su vrlo korisni za komunikaciju dionika i postavljanje očekivanja.

Kada koristiti ključne točke projekta

Prekretnice u upravljanju projektima koriste se za označavanje:

• Početak značajnih faza rada
• Završetak značajnih faza rada
• rokovi
• Kada se donosi važna odluka
• Ostale fiksne točke u vremenu koje je potrebno posebno pozvati

Kako često staviti prekretnice u svoj plan

Tečaj za obuku može preporučiti postavljanje ključnih trenutaka u planu jednom mjesečno.To je dobro i dobro pravilo, ali morate koristiti svoju profesionalnu prosudbu. Neki mjeseci mogu imati puno aktivnosti, a važni sastanci označeni su kao prekretnice, odluke koje se donose i zatvaranje jedne faze i početak druge.

U ostalim mjesecima možda ćete biti usredotočeni na izvršenje, s vrlo malo, ako ništa, da možete objesiti prekretnicu.

U svrhu izvješćivanja, korisno je stvoriti razlog za prekretnicu barem jednom u svakom ciklusu izvješćivanja.

Kako su prekretnice zastupljene na vašem gantogramu

Prekretnice su jedna od komponenti gantograma i prikazane su na grafikonu kao dijamant. Nisu prikazani kao normalan zadatak jer imaju trajanje od nule: drugim riječima, ne zauzimaju se u bilo koje vrijeme. U svrhu planiranja na Ganttovom dijagramu, one se samo događaju.

Ako ne koristite Ganttove karte, i dalje možete koristiti prekretnice. Evo 5 alternativa Ganttovim grafikonima: još uvijek možete uključiti prekretnice u svoj plan koristeći ih.

Ako želite ostati osobno organizirani, a softver za upravljanje projektima nije u potpunosti integriran u vaš kalendar, možete kopirati i zalijepiti ključne datume u svoj dnevnik. Ovisno o tome kako želite raditi, to vas može podsjetiti na ono što bi se trebalo dogoditi.

Kako imenovati prekretnice

Prekretnice trebaju imati jasan opis rasporeda projekta, ali ne onaj koji implicira da su zadatak. Stoga ih se ne bi smjelo zvati "dobiti pristanak na prelazak u fazu 2", već "faza 2 počinje". Ako želite odraziti napor dobivanja dogovora za prelazak u fazu 2, dodajte zadatak neposredno prije prekretnice kako biste ga pokrili.

Prekretnice bi trebale opisati trenutak u kojem oni predstavljaju ovako:

• Faza testiranja je dovršena
• PID odobren
• Potpisan ugovor

Mnogi projektni menadžeri odlučili su brojiti svoje prekretnice i za jednostavnu referencu. Ako koristite strukturu raspada na poslu, možete koristiti numeriranje od toga. Inače, u redu je koristiti M1, M2 i tako dalje kako bi bilo jasno na što mislite. Jasna struktura imenovanja postaje važnija kako se povećava broj prekretnica, pa razmislite o tome kako ćete to učiniti ako vaš projekt traje nekoliko mjeseci.

Kako ste dobili prekretnicu

Prekretnice su dio rasporeda vašeg projekta, tako da kada je vaš raspored osnovan, trebali biste razmotriti prekretnice koje ste potpisali.

Ako trebate promijeniti datume vaših prekretnica, tada trebate koristiti standardnu ​​proceduru kontrole promjena za prilagođavanje plana. To bi moglo biti lako kao razgovor sa svojim sponzorom projekta i obavještavanje o tome zašto se datumi trebaju promijeniti, ili formalni kao sastavljanje novog preporučenog rasporeda i njegovo odnošenje u odbor za planiranje koji će ga ratificirati.

Najbolje je odgonetnuti koji će biti vaš prekidni proces odustajanja, ako ga imate, prije nego što ga trebate upotrijebiti, tako da ne gubite vrijeme kada morate izvršiti promjenu.

Korištenje prekretnica za komunikaciju

Prekretnice su korisne za komunikaciju i izvješćivanje jer predstavljaju minimalne točke kontrole u planu. Drugim riječima, ako ste izvadili sve ostale zadatke, još uvijek možete vidjeti što se događa i držati projekt naprijed koristeći samo prekretnice.

Trebali biste moći izvući prekretnice i staviti ih na nadzornu ploču ili izvješće o projektu. Oni bi trebali ispričati priču o projektu dovoljno detaljno kako bi zadovoljili ljude kojima prijavljujete, obično vašeg sponzora projekta ili drugu izvršnu skupinu kao što je upravljačka skupina (ili projektni odbor). Svaki mjesec, ili na frekvenciji izvješćivanja koju upotrebljavate, možete pokazati koji su ciljevi postignuti.

Izvještavanje o prekretnicama je prilično jednostavno i često se radi kao tablica. Navedite opis prekretnice, datum dospijeća, a zatim novi predviđeni datum. Kada se dostignu prekretnica i može biti označena kao dovršena, dodaje se i taj datum. Nadam se da će biti isti kao i predviđeni datum, ali projekti ne rade uvijek tako.

Ovakav stol čini očiglednim što je dovršeno i što je izvanredno. Moći ćete planirati odgovor na pitanje "Zašto nismo pogodili tu prekretnicu?" Prije nego što odete i nađete se sa svojim sponzorom ili pošaljete izvješće.

Kada je vaš projektni plan vrlo dugačak i imate puno prekretnica, lakše ćete odustati od završenih prekretnica za svaki ciklus izvješćivanja. Izvještavajte samo o prekretnicama koje su predstojeće ili završene tog mjeseca: sljedeći mjesec skinite sve što je završeno prošlog mjeseca, tako da ne dodajete stalno duljini izvješća tako što ćete ljudima reći da je posao koji već znaju završen.

Prekretnice su stvarno koristan alat za upravljanje projektima za planiranje, raspoređivanje i izvješćivanje te su jednostavni za korištenje. Stavite neke u svoj sljedeći projektni plan, pratite ih i naći ćete se kako učite što vam frekvencija najbolje odgovara.

Kao i sve u upravljanju projektima, koristite ih fleksibilno za isporuku željenog rezultata, koristeći ove savjete i smjernice za informiranje o vlastitim odlukama.