Plan upravljanja dionicima u upravljanju projektima

U upravljanju projektima, plan upravljanja dionicima je formalni dokument u kojem se navodi kako će dionici biti uključeni u projekt. Dioničar je osoba ili grupa koja ima interes u projektu. Razmišljajući o tome kada i kako će dionici biti uključeni, projektni tim može maksimizirati pozitivan utjecaj dionika na projekt.

Što su dionici?

Dionici mogu biti unutarnji i izvan organizacije. Primjeri unutarnjih dionika uključuju rukovoditelje i poslovne jedinice kao što su računovodstvo i informacijska tehnologija.Poslovne jedinice obično imaju predstavnike u projektnom timu. Vanjski dionici mogu biti interesne skupine, tvrtke i građanske organizacije. Rijetko je da vanjski dionici budu zastupljeni u projektnom timu. Za agencije s regulatornim ovlastima, industrije koje reguliraju obično su najvažnija vanjska interesna skupina za svaki projekt.

Ako projektni tim identificira dionika, taj bi se dionik trebao uključiti u plan upravljanja dionicima.

Nepraktično je da se projektni tim sastoji od članova koji predstavljaju svaku skupinu dionika. U mnogim slučajevima to je nemoguće. Međutim, projektnom timu su potrebni inputi i uvjeti dionika za uspjeh projekta. Na primjer, vladina organizacija želi potpuno obnoviti i modernizirati svoj najrašireniji program vlasničkog softvera. Gotovo svatko u organizaciji koristi program na neki način. Svaki tip korisnika ne može biti izravno zastupljen u projektnom timu, tako da tim osmišljava načine za prikupljanje informacija od zainteresiranih strana i odlučuje o načinima informiranja dionika o statusu projekta.

Te metode prikupljanja ulaznih i komunikacijskih strategija dokumentirane su u planu upravljanja dionicima.

Plan dionika i komunikacija

Može doći do značajnog krvarenja između plana upravljanja dionicima projekta i komunikacijskog plana. Njihove su funkcije vrlo slične. Plan upravljanja interesnim skupinama je širi po tome što olakšava ulaz u projekt, kao i skice rezultata. Plan upravljanja interesnim skupinama uži je po tome što se odnosi samo na osobe s interesima, dok bi komunikacijski plan mogao uključivati ​​širu publiku.

Evolucija

Plan upravljanja dionicima obično vodi voditelj projekta. Kako projekt napreduje, voditelj projekta pregledava plan upravljanja dionicima i povremeno ga vraća projektnom timu radi razmatranja ažuriranja. Projekt može izgledati vrlo različito u sredini svoje vremenske linije nego što je bio u fazama planiranja, tako da je važno osigurati da se dokumenti kojima se upravljaju projekti promijene ako to okolnosti zahtijevaju.

Primjer

Ovdje je primjer kako se plan upravljanja dionicima može promijeniti tijekom projekta. Državna agencija kreće u projekt izrade pravila. Kao što počinje, sponzor projekta i voditelj projekta donose popis dionika koji će se staviti u plan upravljanja dionicima. Jedan od prvih zadataka projektnog tima je da ispuni plan. Nakon nekoliko mjeseci, član projektnog tima identificira dionika o kojem nitko nije razmišljao na početku projekta. Voditelj projekta dodaje novu zainteresiranu stranu u plan i poziva sastanak projektnog tima kako bi razgovarali o tome kako uključiti nove dionike.

Nakon što se tim odluči što učiniti, voditelj projekta će obavijestiti sponzora projekta.

Plan upravljanja dionicima je živi dokument. Kako se projekt mijenja, plan upravljanja dionicima može se promijeniti s njim kako bi se bolje služilo potrebama projekta. Uz brzi plan upravljanja dionicima, projektni tim može na prikladan način prikupiti informacije i povratne informacije od zainteresiranih strana, kao i informirati zainteresirane strane.