Dobiti podršku vodstva u upravljanju projektima

Voditelji projekata imaju težak posao. Po prirodi njihove uloge, oni preuzimaju odgovornost za formiranje učinkovitog tima koji će nastaviti i uspjeti s novim inicijativama. Budući da projekti obuhvaćaju sve poslove koji se obavljaju u tvrtki, uključujući privremene i jedinstvene inicijative, kao i rutinu svakodnevnog poslovanja, svaki projekt je nova avantura.

Dodajte u stvarnost da su projekti kako inoviramo; kako izvršavamo strategiju i kako gradimo infrastrukturu i sposobnosti naše organizacije, očito je da viši rukovoditelji moraju učiniti sve što je u njihovoj moći kako bi podržali voditelje projekata u svojoj tvrtki.

Jedan od najvažnijih čimbenika koji promovira uspjeh projekta je prisutnost učinkovitog, angažiranog izvršnog sponzora. Ova pozicija je odavno povezana s uspjehom projekta u industrijskim studijama, ali pregled literature koja opisuje stvarne prakse oko sponzorstva sugerira da imamo dug put do institucionalizacije prisutnosti i prakse uloge sponzora u našim organizacijama. Malo konteksta je prikladno. Prvo, pregledajmo primarne odgovornosti sponzora.

Glavne odgovornosti izvršnog sponzora projekta

• Preuzeti odgovornost za ishod projekta. (Ova se točka često opisuje kao podijeljena odgovornost s voditeljem projekta.)
• Poveljujte projekt i dodijelite ovlasti voditelju projekta i članovima tima.
• Podržite projektni tim za resurse i vidljivost.
• Osigurati prisutnost i podršku učinkovitih timskih vrijednosti, uključujući odgovornost i transparentnost.
• Pružite podršku timu u slučaju izvanrednih poteškoća.
• Vodite voditelja projekta.
• Obraniti projektni tim od organizacijskih smetnji.

Što se događa kada je izvršni sponzor izvan slike

U nedostatku potpomognutog izvršnog sponzora, sve gore navedene odgovornosti spadaju u već preopterećenog voditelja projekta, koji obično nema širinu pojasa i političku težinu za ispunjavanje tih zadataka. Nedostatak djelotvornog sponzora povećava rizik od projektnih problema, uključujući, ali ne ograničavajući se na: neuspjeh, nedovoljne performanse u odnosu na vremenske, troškovne i kvalitetne ciljeve i povećani nemir ekipe.

Jednostavno rečeno, prisutnost djelotvornog izvršnog sponzora pozitivan je činitelj razlike u složenom radu na donosenju naših najvažnijih privremenih i jedinstvenih inicijativa na uspješan zaključak. S obzirom na očiglednu važnost uloge, moglo bi biti razumno pretpostaviti da većina organizacija ozbiljno shvaća svoj rad s izvršnim sponzorima. Nažalost, malo vremena provedenog u stvarnom svijetu sugerira drugačije.

Pogled u način na koji naše organizacije tretiraju ulogu izvršnog sponzora

Kao diplomirani instruktor za upravljanje projektima, imam sreću da redovito učim o praksi upravljanja projektima poslodavaca mojih studenata u glavnom gradskom području. Od Fortune 100 tvrtki do malih, poduzetničkih startupa i neprofitnih organizacija, predstavljene organizacije predstavljaju presjek naše ekonomije.

Iako bi bilo razumno očekivati ​​u ovoj eri u kojoj su prakse upravljanja projektima dobro utvrđene da će većina tvrtki pokazati zrelu praksu oko uloge izvršnog sponzora, u stvarnosti je situacija upravo suprotna. Nekoliko znanstvenih spoznaja iz mog godišnjeg neformalnog istraživanja MBA studenata o ulozi izvršnog sponzora u njihovim tvrtkama:

• U prosjeku, više od pedeset posto učenika opisuje svoju tvrtku kao da nema formalnu praksu oko izvršnog sponzorstva.
• Nekoliko tvrtki ima formaliziranu obuku ili standardizirani opis uloge i odgovornosti sponzora.
• Još nisam imao jedan studentski izvještaj da njegova tvrtka pruža obuku za svoje izvršne sponzore.
• Malo je dosljednog dogovora o odgovornosti sponzora za uspjeh projekta.
• Kada studenti intervjuiraju voditelje projekata u svojim tvrtkama o svom zadovoljstvu radom i podrškom svojih sponzora, većina ispitanika izrazila je frustraciju.

Pregled formaliziranih anketa iz industrijskih udruženja i privatnih konzultantskih tvrtki učvršćuje opću valjanost inputa mojih studenata. I dok trenutno stanje prakse izvršnog sponzorstva može ostaviti prostora za poboljšanje, voditelji projekata nemaju izbora nego nastaviti s napretkom u svojim inicijativama. Međutim, postoje neki koraci koje voditelji projekata mogu poduzeti kako bi zaposlili prijeko potrebnu podršku izvršne vlasti.

Kako dobiti podršku za vaš projekt

1. Zapošljavanje sponzora. Ako vaš projekt ima strateške implikacije za vašu tvrtku, bilo izravno za klijente ili neizravno, omogućujući učinkovitije i djelotvornije interne aktivnosti za podršku kupcima, trebali biste zaposliti sponzora. Radite izravno sa svojim voditeljem izvješća ili voditeljem vašeg ureda za upravljanje projektima kako biste pojačali važnost projekta i zatražili pomoć. Naglasite ulogu i odgovornosti sponzora kako je gore navedeno, i pokažite na industrijska istraživanja koja koreliraju uspjeh projekta i učinkovito sponzorstvo.

1. Trenirajte svog sponzora. Naglasite ulogu strateškog, a ne taktičkog ili likovnog. Većina rukovoditelja dolazi u ulogu sponzora bez formalne obuke ili čak konteksta za svoje odgovornosti. Dok ste u pomalo neugodnoj ulozi obuke izvršne vlasti, većina tih pojedinaca će cijeniti vaš kontekst i vodstvo. Pitanja odgovornosti, jačanja vrijednosti i zaštite tima trebaju biti vaš primarni fokus kada se ukrcate na svog izvršnog sponzora.
2. Aktivno angažirajte i uključite svog sponzora. Najbolji projektni menadžer / izvršni sponzorski odnosi su vrlo interaktivni. Važno je da dvije strane uspostave jasan komunikacijski protokol za ažuriranje projektnih aktivnosti, kao i označavanje i reagiranje na izvanredne situacije. Voditelj projekta treba ohrabriti izvršnog sponzora da prisustvuje sastancima statusa ili tima s vremena na vrijeme kako bi pokazao iskren interes i služio kao aktivna navijačica organizaciji za timske uspjehe.

1. Zatražite potporu treniranja od svog sponzora. Uvijek je korisno imati nekoga s više iskustva od vas koji promatra i nudi konstruktivne i pozitivne povratne informacije i treniranje o vašoj izvedbi. Dajte svom sponzoru do znanja da pozdravljate ovaj doprinos u vašem naporu da se poboljšate, a kada ga primite, prihvatite ga graciozno.
2. Pažljivo iskoristite sponzora za velike probleme, Budite oprezni da ne gledate ili tretirate vašeg sponzora previše o taktičkim pitanjima. Najveća i najbolja upotreba vašeg sponzora je da pomogne u osiguravanju resursa; služi kao glasnogovornik projektnog tima za širu upravljačku grupu i pomaže vam da ojačate bitne vrijednosti tima. Postoji ravnoteža koju voditelj projekta mora poštivati ​​kada razmatra privlačenje sponzora u timske aktivnosti.

Donja linija

Uloga izvršnog sponzora je jedan od važnih dijelova zagonetke za uspjeh projektnih inicijativa. Uspješni projektni menadžeri razumiju koliko je važna ova uloga i rade na dobivanju potpore izvršnoj vlasti na pravoj razini i intenzitetu. Ako je uloga sponzora odsutna ili je nejasna, uzmite na sebe da regrutirate i trenirate svoje izvršne sponzore kako biste podržali vas, vaš tim i vašu tvrtku za uspjeh.