Uloga i svrha Povelje projekta

Projekti formalno postoje u organizaciji zbog povelje projekta. To je dokument koji ovlašćuje rad koji treba obaviti i imenuje voditelja projekta. To vam daje, kao voditelju projekta, mandat da obavljate posao opisan u njemu.

Najvažnija uloga povelje projekta je točno odrediti što će projekt postići. Pogledajmo što je u ovom bitnom projektnom dokumentu.

Što ide u Povelju projekta?

Prvi dio povelje projekta će navesti naziv projekta, imena sponzora i voditelja projekta i datum kada je dokument pripremljen. Tada ćete ući u meso dokumenta.

Glavni dijelovi povelje projekta su kako slijedi.

• Svrha projekta: Ovo objašnjava zašto je projekt poželjan. Možete se pozvati na poslovni slučaj ili ugovor koji upravlja ovim projektom ili jednostavno objasniti zašto je važno raditi ovaj posao.
• Opis projekta: Objasnite u ovom odjeljku što će projekt postići. Trebali biste uključiti pojedinosti o stavkama koje će se graditi ili o uslugama koje će biti isporučene.
• Proračun: U ovom trenutku možda nemate sve pojedinosti o projektnim zadacima, tako da ne možete staviti potpuni i detaljni proračun projekta zajedno. Zabilježite sva budžetska ograničenja ili početni raspon izdataka na visokoj razini koji očekujete.

• Rizici: Svi projekti su rizični. Ovaj odjeljak povelje projekta čini ranu verziju dnevnika rizika za vaš projekt. Dokumentirajte sve rizike o kojima znate u ovom trenutku kako bi upravljački tim mogao vidjeti što bi moglo utjecati na projekt koji se nastavlja.
• Prekretnice: Ako znate prekretnice na visokoj razini, uključite ih u povelju projekta u ovom odjeljku. Možete ih prenijeti na svoj Ganttov grafikon kasnije kada dođete sastaviti detaljniji plan. U ovom trenutku samo tražite datume smrti ili nešto što je navedeno u ugovorima na kojima radite.

• Ciljevi projekta: To je stvarno važan dio, ali ga je teško sastaviti. Pokušavate odgovoriti na pitanje: "Kako ćemo znati kada završimo?" Zapišite što očekujete od projekta i kako ćete znati ako ga dođete. Na primjer, u projektu za pokretanje sustava za bilježenje vremena za sve odjele, cilj bi mogao biti: "Svi timovi će koristiti sustav vremenskih tablica do kraja godine." Također, zabilježite tko će biti da ste suglasni da ste postigli taj cilj. Time se izbjegavaju svi problemi na kraju projekta, gdje odjednom nitko nije spreman potpisati posao kao potpun.

• Razine ovlaštenja upravitelja projekta: Osim ako je jasno i dokumentirano negdje drugdje, vrijedno je uključiti odjeljak u povelju o tome što možete učiniti bez daljnjeg odjavljivanja od nekoga tko je stariji. Općenito se odnosi na to koje su razine tolerancije postavljene na proračun i vremenske rokove te bi se izrazile ovako: „Voditelj projekta ima 10-postotnu toleranciju na proračun i 5-postotnu toleranciju prema rasporedu. Bilo koje odstupanje iznad ovih odobrenih ograničenja mora biti potpisano od strane sponzora projekta. “Možete proširiti ovaj odjeljak kako biste odredili što, ako je potrebno, ovlaštenje koje voditelj projekta ima o zapošljavanju i otpuštanju osoblja iz projektnog tima.

Odobravanje Povelje o projektu

Posljednji dio povelje projekta je odjeljak o odobrenjima. Voditelj projekta i sponzor projekta (ili osoba koja je započela s radom, ako dugoročni sponzor tek treba biti imenovan) treba potpisati i datira dokument. Danas će to vjerojatno biti putem e-pošte, stoga čuvajte kopiju autorizacije e-pošte u svojim projektnim datotekama u slučaju da se morate vratiti na nju.