Priručnik za ocjenjivanje sustava za praćenje podnositelja zahtjeva

Pronalaženje pravog sustava za praćenje podnositelja zahtjeva koji zadovoljava sve potrebe vaše organizacije može biti neodoljiv zadatak. To može biti izazov čak i znajući gdje početi kada s obzirom na sustav podnositelja zahtjeva za praćenje i kako usporediti svako rješenje.

Ovdje ćete naći važna područja za istraživanje, pitanja koja treba postaviti i odgovore na analizu tijekom procesa evaluacije sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Ove informacije će voditi vašu tvrtku u potrazi za odgovarajućim sustavom za praćenje podnositelja zahtjeva u skladu s vašim potrebama.

Identificirajte osobe koje donose odluke o sustavu za praćenje podnositelja zahtjeva

Tvrtka se mora sama organizirati prije početka bilo kojeg postupka ocjenjivanja sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. Kada se priprema za procjenu sustava za praćenje podnositelja zahtjeva, neophodno je formirati suradnju dionika i dati onima koji donose odluke vrijeme da dođu do informirane odluke.

Vaš odbor za odabir trebao bi biti spreman procijeniti prednosti i nedostatke svakog dobavljača sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. Povjerenstvo za odabir treba uključiti te članove.

• Izvršni direktor: Ovo je obično viši potpredsjednik (SVP) ili potpredsjednik (VP) ljudskih resursa koji može osnažiti ostale članove odbora s jasnom direktivom i vizijom. Osoba bi također trebala moći objasniti izbor dobavljača u smislu povrata ulaganja (ROI) svojim kolegama.
• Voditelj odabira: Ova osoba mora imati potpuno razumijevanje procesa zapošljavanja i bolnih točaka tvrtke kako bi stvorila pravilnu taktiku pretraživanja i odabira.
• Član Odbora: Osigurati zastupljenost glasa korisnika i ostvariti uspješno usvajanje odabranog rješenja.

• Suradnici u odborima: To su članovi iz drugih odjela koji pružaju dodatni doprinos procesu odabira sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Oni koji imaju financijsku stručnost mogu dati podatke o financijskoj stabilnosti dobavljača ili usporediti ukupne troškove svakog sustava praćenja podnositelja zahtjeva u odnosu na proračun projekta. IT suradnici mogu educirati članove odbora o tehničkim mogućnostima sustava za praćenje podnositelja zahtjeva i pomoći usporediti svako rješenje s vašim trenutnim sustavom.

  Članovi odbora trebali bi biti ljudi koji mogu prepoznati vrijednost tehnoloških alata, optimizaciju procesa i korisničku uslugu u odnosu na vašu korporativnu viziju upravljanja talentima.

Dokumentirajte trenutni proces zapošljavanja

Nakon što ste sastavili odbor za odabir sustava za praćenje podnositelja zahtjeva, vaš je prvi zadatak izraditi dokument koji prati proces rekvizicije zaposlenika, proces zapošljavanja i ulogu menadžera za zapošljavanje, regrutera i kandidata za dovršenje najma., Tada bi vaš odbor trebao raspraviti zašto je svaki korak nužan i što bi se dogodilo ako bi se uklonio.

Pojednostavite proces zapošljavanja i pobrinite se da svaki korak zaista dodaje vrijednost i pomaže vam pri proizvodnji kvalitetnih zaposlenika. To će omogućiti vašem odboru da usporedi potrebe vašeg procesa zapošljavanja s mogućnostima svakog sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. Ova procjena je izvrsna prilika za upoznavanje s najboljim praksama u zapošljavanju i pregledu i optimiziranju trenutnog procesa zapošljavanja.

Identificirajte zahtjeve za Vaš sustav za praćenje podnositelja zahtjeva

Sada kada ste jasno odredili proces zapošljavanja vaše tvrtke, vaš je odbor u potpunosti spreman identificirati zahtjeve vaše tvrtke za sustavom za praćenje podnositelja zahtjeva. Imajte na umu da želite imati jasan odgovor na sljedeća pitanja:

• Zašto kupujete sustav za praćenje podnositelja zahtjeva?
• Je li vaš trenutni proces zapošljavanja usklađen s ciljevima vaše tvrtke?

Imajući na umu ova pitanja pomoći će vašem odboru da napravi snažan slučaj za kupnju rješenja za praćenje podnositelja zahtjeva. Kako bi sustav praćenja podnositelja zahtjeva odlučio imati jaku vezu s ROI-jem, vaš odbor mora stvoriti jasna očekivanja o tome što želite u sustavu za praćenje podnositelja zahtjeva.

Vaš sustav praćenja podnositelja zahtjeva trebao bi izgraditi bolji odnos između regrutnih i hiring menadžera, pojednostaviti proces stvaranja i odobravanja rekvizicije i poboljšati kvalitetu zaposlenika. Vaš sustav za praćenje podnositelja zahtjeva trebao bi usmjeriti napore zapošljavanja profesionalaca za ljudske resurse kroz automatizaciju, stvarajući učinkovitiji i isplativiji proces zapošljavanja. Ovo je pravo vrijeme za rješavanje uobičajenih HR izazova, kao što su:

• Veliki broj biografija bez učinkovitog načina prihvaćanja, pregleda i upravljanja.
• Veliki broj radnih mjesta s nezgrapnom internom komunikacijom.
• Nemogućnost brzog pristupa informacijama i izvješćivanje o svim mjerilima za zapošljavanje.
• Gubitak kvalificiranih kandidata zbog slučajnog pohranjivanja biografije.
• Umnožavanje napora za zapošljavanje između različitih podružnica i podružnica na lokalnoj razini ili u inozemstvu.
• Prekomjerni troškovi održavanja IT-a i podrške s domaćom tehnologijom.
• Neučinkovito praćenje podataka o usklađenosti s EEO-OFCCP.

• Boreći se da dobiju odgovarajuću pozornost od IT-a za nadogradnju tehnologije i poboljšanja.

Također, iskoristite ovu priliku da razmotrite vrijednost poboljšanja iz novih procesa i tehnologija kao što su:

• izbjegavanje korištenja različitih modula,
• poboljšanje komunikacije i
• rješavanje globalnih problema.

Da biste zadržali tu upravljivost, morate identificirati bitne "must have" kako biste eliminirali nekvalificirane dobavljače. Na primjer, kao temeljni čimbenik, vaš odbor može odlučiti da ćete razmotriti samo dobavljače koji pružaju web-rješenje, a ne instalirani sustav, budući da hostirano rješenje eliminira bilo kakvo opterećenje za vaš IT tim.

Identificirajte zahtjeve za Vaš sustav za praćenje podnositelja zahtjeva

Prepoznavanje jasnih poslovnih ciljeva povezat će vaše prioritete s vašim zahtjevima. Važno je da vaš odbor ostane usredotočen na svoje početne zahtjeve sustava. Odbor mora izbjegavati ometanje elementima sustava koji nisu u skladu s prioritetima vaše tvrtke. Prepoznali ste važne poslovne ciljeve i ključne zahtjeve koje morate uzeti u obzir pri oblikovanju vlastitih ciljeva.

Ključni zahtjevi za razmatranje u sustavu za praćenje podnositelja zahtjeva

• Učinkovitosti procesa: centraliziranje procesa može poboljšati različite zadatke, uključujući, ali ne ograničavajući se na, zahtjeve za posao, praćenje, upravljanje programima upućivanja i transfera zaposlenika.
• Omogućuje kandidatima da se brzo i jednostavno prijave za vašu organizaciju za plaću i najam po satu bez prolaska kroz više stranica pitanja.
• Može olakšati zapošljavanje velikog volumena, a da istovremeno ostane isplativo.
• Visoko konfigurabilno, skalabilno rješenje koje se može konfigurirati na naš jedinstveni proces upravljanja zapošljavanjem i sposobno prilagoditi se našim rastućim potrebama kako naša organizacija raste ili se naši procesi mijenjaju.
• Poboljšane mogućnosti izvješćivanja: mnoge organizacije su suočene s određivanjem njihove ukupne potrošnje na dobavljače, izvorima i usporedbom mjernih podataka. Koordiniranje putem jednog izvora omogućit će točno centralizirano izvješćivanje.
• Omogućuje regrutima pretraživanje baze podataka o svim informacijama i specifičnim parametrima.
• Uključuje Centar za izvješćivanje koji korisnicima omogućuje pokretanje ad-hoc izvješća i spremanje kriterija za buduću upotrebu, kao i pokretanje standardnih industrijskih izvješća, uključujući cijenu po najmu, vrijeme za ispunjavanje, učinkovitost izvora i drugo.

Izgradite identitet i svijest o brandu

• Stvaranje veze između kandidata i pozitivnog iskustva u zapošljavanju stvorit će prepoznatljivost branda. Snažan brand može stvoriti povjerenje koje će potaknuti promet podnositelja zahtjeva i poboljšati vaš talent.
• Web stranice Karijernog centra mogu biti dostupne putem web-mjesta vaše tvrtke.
• Omogućuje regrutima jednostavno postavljanje informacija o karijeri na web-lokaciju tvrtke.
• Osigurati višejezične sposobnosti za globalnu podršku.
• Sukladan s EEO / AAP.
• Sposobnost održavanja točnih mjera takvih informacija će se držati u skladu sa saveznim propisima i izbjeći bilo kakve pravne radnje protiv organizacije. Također će pomoći u uspostavi kvalitete podnositelja zahtjeva.
• Sposobni za hvatanje, praćenje i izvješćivanje o dobrovoljnim podacima EEO-a, uz zadržavanje sukladnosti sa smjernicama koje je utvrdio EEO / OFCCP.
• Sposobni su unaprijed provjeriti kandidate s pitanjima eliminacije kako bi naznačili one koji ispunjavaju osnovne kvalifikacije za radno mjesto.
• Poboljšane komunikacije.
• Uspostavlja okruženje koje učinkovito informira, objedinjuje sve korisnike i pojednostavljuje poslovanje organizacije.
• Uključuje komunikacijski centar koji olakšava komunikaciju među regrutima, voditeljima zapošljavanja i kandidatima. Također omogućuje korisnicima da raspored sastanaka, ostaviti bilješke i intervju povratne informacije, za slanje masovne poruke, i auto-odgovoriti podnositeljima zahtjeva po primitku životopis.

Korisnička podrška za sustav za praćenje podnositelja zahtjeva

• Potpuno usvajanje korisnika ovisi o razini korisničke podrške koju dobavljač pruža tijekom i nakon implementacije.
• Dostupan tim za podršku, posvećen upravljanju problemima tvrtke i korisnika uz primjenu najboljih industrijskih praksi.
• Najviša razina podrške dostupna je besplatno za vašu tvrtku.

Procjena dobavljača sustava za praćenje podnositelja zahtjeva

Preporučuje se da od potencijalnih dobavljača koje je vaš odbor odlučio razmotriti zahtjev za prijedlog (RFP). Ovo je vaša prilika da dobijete pojašnjenja o bilo kojoj temi kako biste pomogli vašem odboru da utvrdi može li softver za praćenje podnositelja zahtjeva obaviti traženi posao. Vaš odbor treba razmotriti sljedeće glavne probleme kako bi osmislio učinkovit RFP:

• Podržava li sustav glavne brige vašeg odbora? Ovo je povezano s prethodnim dijelom postupka evaluacije; morate znati svoj proces u potpunosti prije nego što možete odrediti koje značajke trebate. Vaš odbor ne može biti ometan rješenjima koja mogu ponuditi funkcije koje nisu vaš glavni prioritet. Iako vam se čini privlačnim, mnoge nevjerojatne značajke i funkcije neće stvoriti nikakvu vrijednost za vašu organizaciju ako ih korisnici ne prihvate.
• Je li dobavljač instalirao sustav u drugoj organizaciji slične veličine?
• Vaš odbor treba imati pristup referencama koje vam mogu pružiti uvid u pitanja kao što su zadovoljstvo kupaca i praćenje provedbe, te skrivene naknade. Zapamtite, značajke nemaju nikakvu vrijednost bez snažnog usvajanja od strane korisnika.
• Što podrazumijeva proces provedbe? Imati uspješnu stopu usvajanja počinje pravilnom provedbom. Želite biti sigurni da odabrani dobavljač ne ostavlja korisnike bez odgovarajuće obuke i kontinuirane podrške. Provedba bi se trebala usredotočiti na proces zapošljavanja vaše organizacije, a ne na učenje kako se prilagoditi njihovom sustavu.

  Nikada nemojte imati osjećaj da će vaš program implementacije ostaviti osjećaj izgubljenog i nesigurnog u sposobnost dobavljača. Tijekom procesa ocjenjivanja vaš bi odbor trebao imati dojam da će, na temelju vaših prioriteta i poslovnih ciljeva, vaša implementacija stvoriti čvrste temelje za dugotrajno partnerstvo s vašim pružateljem sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. Zapamtite da će usvajanje visokog korisničkog sustava za praćenje podnositelja zahtjeva generirati veći ROI.

Više o sustavima za praćenje podnositelja zahtjeva Procjena dobavljača

• Što je vizija i strategija rasta dobavljača? Prodavač mora pokazati vodstvo i predviđanje kao tržišni lider. Kako bi predstavio sveobuhvatno rješenje, prodavatelj bi trebao uzeti u obzir vaše specifične potrebe i pripremiti se za promjene i rast u budućnosti.
• Utvrdite da li ovo rješenje doprinosi vašem ukupnom poslovnom planu? Na kraju, Izvršni direktor će vjerojatno morati prikazati očekivani povrat uloženog kapitala kako bi napravio snažan argument za rješenje.

  Selekcijski izvršitelj mora tražiti uštede na stvarima kao što su oglašavanje zapošljavanja, vrijednost zaposlenika za korištenje tvrtki za pretraživanje i optimizaciju procesa koju daje dobavljač. Tvrtka bi također trebala uštedjeti na zadržavanju zaposlenika i kvaliteti kandidata. To može biti neodoljivo stvoriti potpuno detaljan dokument upita koji će obuhvatiti sve potrebne teme za procjenu sustava praćenja podnositelja zahtjeva.

• Osim značajki i funkcija, vaš odbor mora biti siguran da raspravlja o sposobnosti dobavljača da služi kao dugoročni partner vašoj organizaciji. Budući da vaš odbor provodi postupak procjene dobavljača, svakako razmislite o čimbenicima kao što su:
• Financijska stabilnost: Provesti dubinsku analizu financijskih izvješća svih potencijalnih dobavljača koji se razmatraju. Vidjet ćete da je ovo savršena tema kroz koju će vas voditi suradnik financijskog odbora.
• Kvalitete strateških partnera: Kako bi ponudili cjelovito rješenje, neki će dobavljači surađivati ​​s drugim uslužnim tvrtkama kako bi svojim klijentima ponudili sveobuhvatniji paket usluga. Vaš odbor mora biti svjestan bilo kakvih partnerstava koja su povezana s konkurentskim dobavljačima. Informacije mogu pružiti uvid u moguće partnerstvo između vaše tvrtke i dobavljača.
• Mogućnosti zapošljavanja: Bez obzira na veličinu vaše tvrtke, morate se pobrinuti da dobavljač ima sposobnost podržavanja punog životnog ciklusa zaposlenika, od praćenja podnositelja zahtjeva, onboardinga, planiranja sukcesije do off-boardinga. To će spriječiti vašu tvrtku da se izvuče iz svog rješenja, što bi vjerojatno rezultiralo pogoršanjem, novom procjenom i skupim naknadama za implementaciju.
• Razvoj budućih proizvoda: Budite sigurni da dobavljač prenosi snažno razumijevanje izazova s ​​kojima se suočava zapošljavanje sada iu budućnosti. Proizvođač kojeg odaberete mora biti na pulsu tehnologije i vijesti iz industrije kako bi se prilagodio vašim promjenjivim potrebama i osigurao da se konfiguracije rješenja koriste u najvećoj mogućoj mjeri.
• Integracija s HRIS-om: Iako možda želite da vaš suradnik u IT odboru pruži informacije o ovom pitanju, on ne bi trebao utjecati na vaš odbor da koristi sustav za praćenje podnositelja zahtjeva koji neće adekvatno služiti cijelom odjelu. Bilo koji dobavljač vrijedan razmatranja trebao bi pružiti mogućnost premještanja ključnih informacija iz svog sustava u vaš HRIS sustav s minimalnim poteškoćama.

Sažetak odabira dobavljača za sustave za praćenje podnositelja zahtjeva

Vremenski okvir za proces odabira dobavljača za sustav praćenja podnositelja zahtjeva može biti u rasponu od mjesec dana do šest ili više do završetka. Slijedi predloženi raspored koji će vašem odboru omogućiti da projektira vremenski okvir za proces odabira dobavljača za sustav praćenja podnositelja zahtjeva.

Imajte na umu da je to podložno promjeni na temelju preferiranog datuma implementacije.

Vremenski okvir za odabir dobavljača za sustave za praćenje podnositelja zahtjeva

• Formirajte povjerenstvo za odabir - 1 tjedan
• Prepoznajte potrebe tvrtke - 1 do 2 tjedna

Objektivno ocijenite dobavljače u odnosu na identificirane potrebe tvrtke sljedećim postupkom:

1. Napravite dug popis mogućih dobavljača - 1 tjedan
2. Zatražite od RFP-a da vam pruže pojašnjenja o bilo kojoj temi ili problemu - 4 tjedna
3. Napravite uži izbor pomoću ključnih kriterija procjene - 1 do 2 tjedna
4. Finalizirajte dobavljača - 3 do 6 tjedana
5. Pokažite različite sustave - što je prije moguće
6. Prodajne prezentacije - što je prije moguće
7. Posjete mjestu - po potrebi

Imajte na umu da je glavni cilj sustava za praćenje podnositelja zahtjeva osnažiti vaše korisnike. Članovi odbora trebali bi biti u mogućnosti prepoznati i postaviti vrijednost tehnološkim alatima, optimizaciji procesa, viziji tvrtke i korisničkoj podršci kako bi strateški suzili prodavače u kratak popis stvarnih mogućnosti.

Vjerojatno je da vaš kratki popis možda neće imati mnogo razlikovnih funkcionalnih razlika; stoga je važno imati na umu manje opipljive elemente tog prodavatelja.

Vaš odbor treba potražiti izvore informacija kao što su web-mjesta dobavljača, interesne grupe, portali ljudskih resursa i sajmovi. Povežite se s kolegama iz drugih tvrtki koje su slične veličine, potreba i industrije kako biste učili iz njihovih iskustava.

Partnerstvo s dobavljačem usmjerenim na pružanje usluga, koje je najpogodnije usklađeno s vizijom i ciljevima vaše organizacije u budućnosti, pokazat će se neprocjenjivim za sve ključne igrače u evaluaciji, odabiru i provedbi sustava za praćenje podnositelja zahtjeva.

Više o zapošljavanju i zapošljavanju

• Zapošljavanje zvijezda: Top Ten načina za dobivanje velikih kandidata.
• Koristite LinkedIn za zapošljavanje zaposlenika.