Kako odgovoriti na pitanja zaposlenika - Savjeti za sastanke i strategije

Poslovni sastanci mogu se odvijati beskrajno ako otvorite kluč za pitanja zaposlenika ako ne uspostavite parametre od početka i zadržite kontrolu nad podom. Izreka "postoji jedna u svakoj gomili" dobro se primjenjuje u kontekstu poslovnih sastanaka jer su nezadovoljni zaposlenici često spremniji govoriti u grupnim postavkama. Sve što je potrebno je jedan negativan komentar ili pitanje da bi se drugi počeli sporazumjeti. No, obrnuto također može biti istina: započeti pozitivan razgovor i pozvati druge da se pridruže, a ishod može biti produktivan susret sa svima koji odlaze osjećajući da je sastanak vrijedan njihovog vremena.

Jedna od najvećih primjedbi na poslovne sastanke je da su često nepotrebne i troše dragocjeno radno vrijeme. Budite sigurni da jasno naznačite svrhu sastanka, unaprijed odredite vrijeme koje ćete posvetiti sastanku (kao i bilo kakve otvorene rasprave), a zatim se pridržavajte tema sastanka i planiranog trajanja. Također biste željeli da sastanci budu zanimljiviji uz pomoć ledolomca za sastanke ili aktivnosti zagrijavanja.

Ovdje su strategije za rad sa zaposlenicima koji postavljaju pitanja tijekom sastanaka na koje ne želite odmah odgovoriti, ili na koje ne želite razgovarati ni u jednom trenutku tijekom sastanka.

Kada odmah reagirati na pitanje

Ako je pitanje pravovremeno i na zadatku, a vi smatrate da ga treba riješiti, odgovorite odmah - ali kratko - i zatim nastavite navodeći da ćete na kraju sastanka uzeti više pitanja ako imate vremena.

Podržite svoju izjavu da nastavljate govor tijela. Pogledajte bilješke ili se okrenite prema bijeloj ploči itd. Prekidom kontakta s očima pokazat ćete da se krećete dalje. Ako gledate u publiku (osobito s podignutim obrvama) možda šaljete signal da ostavljate otvor za više pitanja.

Ako je publika negativna ili neprijateljska, priznajte njihovu zabrinutost, ali samo neizravno. Odvojite trenutak kako biste objasnili da razumijete i dijelite svoje brige, ali ako se previše udaljite od teme, ništa se neće postići. Predložite ljudima da napišu svoja pitanja za kasnije, ili se dogovorite da se sastanu s vama privatno gdje možete detaljnije razgovarati o njihovim problemima.

Odgovaranje na jedno pitanje je korisno jer:

• Omogućuje nositelju sastanka da adresira nešto o čemu možda nije razmišljao;
• Ona šalje poruku da slušate svoju publiku;
• Uzimajući samo jedno pitanje, također šaljete poruku da ste još uvijek pod kontrolom sastanka, ali brinete o tome što sudionici razmišljaju.

Kako taktički odgoditi pitanje

Ako se na pitanje koje se postavi kasnije govori na sastanku, recite: "To je dobro pitanje i jedno ćemo se kratko pozabaviti."

Ako je pitanje koje se postavlja izvan teme i neće biti razmatrano na sastanku, navedite skup specifičnih uputa za rješavanje. Ako jednostavno odbijete odgovoriti na pitanje ili donijeti prosudbu, "to nije svrha ovog sastanka", možete na kraju poslati pogrešnu poruku svojim zaposlenicima: uprava ne mari.

Još jedan način odgađanja pitanja o kojima se neće govoriti na sastanku je zamoliti osobu da se sastane s vama (ili drugim odgovarajućim članom uprave) privatno kako bi razgovarali o svojim problemima. Čak možete predložiti (ako je prikladno) da je pitanje dovoljno važno da se u obzir uzme da se na njega treba obratiti na posebnom sastanku u budućem vremenu.

Određivanje pitanja korisno je jer:

• U neformalnom radnom okruženju zaposlenici se mogu osjećati previše slobodnima da govore svoje mišljenje i mogu preuzeti kontrolu nad sastankom;
• Većina ljutih ili nezadovoljnih zaposlenika želi se čuti više od bilo čega drugog. Pružanje zvučne ploče u pravo vrijeme i postavljanje može pomoći u izbjegavanju malih problema da postanu veći problemi; i
• Zaposlenici trebaju i odgovaraju na dobro vodstvo.Ako menadžment održava kontrolu na pravedan i uravnotežen način, šalje poruku zaposlenicima da uprava sluša, ali mora postaviti odgovarajuće granice.