Koliko dugo HR mora zadržati datoteke zaposlenika

Jedna od velikih stvari o ljudskim resursima je da imamo tone papirologije. Tona i tona i tona. Doduše, danas je mnogo toga elektronsko, ali princip ostaje. HR vodi evidenciju. I moramo voditi te zapise, ali koliko dugo?

Ovdje su osnovne smjernice za vođenje evidencije o ljudskim resursima. Zapamtite, međutim, da se državni zakoni mogu razlikovati od ovih smjernica. Ako se državni zakoni i savezni zakoni sukobljavaju, uvijek vodite evidenciju na temelju bilo kojeg duljeg zahtjeva. Bolje je zadržati nešto predugo, a ne dovoljno dugo.

Zapošljavanje zapisa

Morate spremiti sve one biografije, bilješke s intervjua, aplikacije i oglase za posao, pa čak i evidenciju vaših pretraživanja putem sustava za praćenje podnositelja zahtjeva godinu dana nakon donošenja odluke o ponudi za posao. Dakle, ako intervjuirate podnositelja zahtjeva, a cijeli proces traje tri mjeseca, to nije sve dok se ne donese konačna odluka o zapošljavanju da sat počinje otkucavati.

Zašto to morate učiniti? Ako bilo tko ikada dovodi u pitanje odluku o zapošljavanju, morat ćete pokazati da niste nelegalno diskriminirali ni na koji način, u obliku ili obliku. Zakoni poput Zakona o Amerikancima s invaliditetom, Glava VII, i mnogi drugi zahtijevaju od vas da pokažete da ste u skladu. Održavanje tih zapisa pomaže vam u tome.

Zapisi o ispitivanju lijekova

Ako trebate testiranje na droge za predzaposlenost, to je dio zapisa o zapošljavanju, a kopiju rezultata trebate čuvati jednu godinu. Ako obavljate dodatno testiranje na drogu, bilo zbog incidenta na poslu ili kao dio slučajne provjere, te evidencije trebate održavati i godinu dana. Međutim, ako ste podložni propisima Odjela za transport, tada je minimalni vremenski okvir za evidenciju o drogama pet godina.

Plaće / Timecards, itd.

Zakon nalaže da te zapise vodite tri godine, ali nedavne tužbe znače da bi bilo pametnije da ih zadržite duže. Želite voditi evidenciju o tome koliko je svaki zaposlenik plaćen i koliko su sati radili za cijelo radno vrijeme u vašoj tvrtki. Vodite evidenciju najmanje pet godina nakon što zaposlenik ode, bez obzira na razlog.

Naravno, za izuzete radnike ne morate održavati vremenske evidencije, jer je njihova plaća ista bez obzira na broj odrađenih sati. Međutim, ako ste ikada pogrešno klasificirali zaposlenika kao oslobođenu od obveze kada je ona trebala biti izuzeta, te evidencije o radnim satima mogu vas voditi za plaćanje prekovremenog rada. Pobrinite se da uključite kako je tvrtka izračunavala plaću. Na primjer, trebate pratiti je li to bila izravna plaća, plaća plus provizija, prekovremeni rad, komad ili ravna plaća po satu.

Morate to učiniti ne samo za pitanja plaća i poreza, ali mnoge druge odluke se oslanjaju na broj odrađenih sati. Primjerice, prihvatljivost za FMLA ovisi o broju sati rada u godini. Ako imate zaposlenog na pola radnog vremena, možda biste trebali razmotriti zahtjev za snimanje vremena kako biste utvrdili podobnost FMLA-e. Također morate biti u mogućnosti dokazati da ste plaćali svoje radnike za sve vrijeme rada.

Obrazac I-9

Održavajte obrazac zaposlenika I-9, koji se pohranjuje odvojeno od vaše evidencije o osoblju, tri godine nakon što zaposlite zaposlenika i godinu dana nakon prestanka radnog odnosa, što god je kasnije.

Informacije o zdravstvenim / mirovinskim naknadama

Morate voditi evidenciju o svojim planovima za sve svoje beneficije najmanje šest godina. Sudovi su smatrali da, ako vas zaposlenik tuži, rekavši da on ili ona zaslužuje veću mirovinu, na primjer, poslodavčeva je odgovornost dokazati da ne duguju više, a ne odgovornost zaposlenika da dokaže da to čine. Sačuvajte sve opise sažetaka plana.

Ako imate bivše zaposlenike koji ispunjavaju uvjete za COBRA, proširujući njihove zdravstvene beneficije, te zapise također trebate čuvati šest godina samo da bi bili sigurni. Zakon ne određuje zadržavanje, ali budući da se to može primijeniti na temelju Zakona o sigurnosti dohotka od umirovljenja zaposlenika (ERISA), ovaj zakon zahtijeva zadržavanje šest godina. Da bi bili sigurni, nemojte izbacivati ​​te zapise.

FMLA Records

Kada zaposlenik zatraži FMLA, morate zadržati taj papirnati trag, čak i ako odbijete dopust na tri godine. Pobrinite se da pratite odlazak svakog zaposlenika - kada je počelo i koliko vremena se koristi. Ako zaposlenik ima povremenu FMLA, pazite da pratite svaki dopust i dokumentirate broj upotrijebljenih sati. Datumi i broj sati trebaju biti dokumentirani. Upamtite, povremeni dopust se može koristiti nekoliko sati dnevno, ili nekoliko dana u tjednu. Sve dokumentirajte i zadržite te zapise.

Zapamtite, ovo nije sveobuhvatan popis i odnosi se samo na federalne zakone. Možda ćete podlijegati dodatnim zakonima o zadržavanju zapisa ako, na primjer, ste savezni ugovaratelj ili ako vaša država ima različite standarde. Kada ste u nedoumici, nemojte ga bacati.

Možete pristupiti dodatnim resursima o vođenju evidencije i obveznom izvješćivanju u Društvu za upravljanje ljudskim resursima (SHRM).

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.