Upravljanje neočekivanim na poslu

Izreka "Ništa nikad ne ide po planu" je jednako točna na poslu kao i bilo gdje drugdje. Kada stvari krenu naopako, to je često bez upozorenja. Ako biste mogli spriječiti da se ove nezgode uopće ne dogode, to biste i učinili. Dok su neki od tih problema predvidljivi, većina njih nije. Zato je bitno znati kako biti u stanju identificirati te situacije i baviti ih se čim se pojave. Evo nekoliko savjeta za upravljanje neočekivanim na poslu:

1. Očekujte da nešto pođe krivo, čak i ako ne znate što

Uvijek budite u potrazi za problemima. Nitko ne želi biti doomsayer, ali što ranije prepoznajete komplikaciju, to brže možete početi poduzimati korake da to popravite. Izvrsne vještine rješavanja problema su ključne za rješavanje takvih situacija. Oni uključuju vašu sposobnost prepoznavanja postojanja problema i zatim identificiranje njegovog uzroka.

Mala nezgoda može prerasti u veliki problem, a onda u krizu prilično brzo ako se ne poduzme hitna akcija. Kada se problem zanemari ili ne prepozna, on će s vremenom postati sve teže, ili čak nemoguće, riješiti se. Vaša budnost može spasiti vašu tvrtku od ozbiljne štete.

2. Nemojte paničariti

Vaš osnovni instinkt može biti panika kad nešto krene po zlu. Vaš adrenalin će početi teći, što vas može potaknuti na akciju. Međutim, također će zamagliti vašu prosudbu. Vaša sposobnost da ostanete mirni je ključna za vaš uspjeh u upravljanju neočekivanim. Panika uzrokuje da se male komplikacije isprate. Taj emocionalni odgovor mogao bi malo pretvoriti u masovnu krizu u vašem umu.

Duboko udahnite i provedite trenutak ili dva procjenjujući situaciju i razmislite što trebate učiniti sljedeće. Premda biste trebali brzo reagirati, nemojte žuriti. To će samo dovesti do donošenja pogrešno donesenih odluka i poduzimanja beskorisnih radnji.

3. Pripremite rješenja unaprijed

Iako je nemoguće planirati za svaki najgori mogući scenarij, imajte na umu strategiju za rješavanje stvari koje su najvjerojatnije pogrešne. Na primjer, ako ste zaduženi za veliku konferenciju koju vaša organizacija organizira, budite spremni da ugostitelj otkaže u zadnjoj minuti ili ako se zvučni sustav pokvari. Dan prije događaja potvrdite s ugostiteljem i provjerite radi li zvučni sustav.

Odredite prioritete planiranjem više zajedničkih događaja, a ne onih koji su nevjerojatni. Ako brinete o previše stvari koje krenu naopako, nećete biti u mogućnosti obaviti svoj posao. Prilagodite svoje planove kao moguće događaje. Na primjer, iako ne trebate plan za reagiranje na uragan u siječnju, potreban vam je u srpnju.

4. Koristite svoje vještine kritičkog mišljenja

Osim izvrsnih vještina rješavanja problema, vrhunske vještine kritičkog mišljenja su također bitne za uspješno upravljanje neočekivanim na poslu. Uzmite sustavan pristup rješavanju malih komplikacija i značajnih kriza. Iako je hitno djelovanje imperativ, odvojite vrijeme da smislite nekoliko alternativnih rješenja. Zatim ih sve procijenite prije nego što odaberete onu za koju se odlučite da je najbolja. Ako je potrebno, dobivajte doprinos svog tima i nadređenih, kako prilikom pronalaženja mogućih rješenja tako i prilikom odabira koje ćete implementirati.

5. Držite popis resursa na dohvat ruke

Kada se pojave problemi, a trebate pomoć izvana kako biste ih riješili, popis pružatelja usluga će se pokazati neprocjenjivim. Vraćajući se na primjer konferencije i pripremajući se za ugostitelja da otkaže u zadnjem trenutku, imate popis drugih tvrtki koje možete nazvati. Ako imate osobu za popravak audio opreme na vašem popisu kontakata, neuspjeh zvučnog sustava neće preusmjeriti vašu konferenciju.

Ovisno o potrebama vaše organizacije, uključite vodoinstalatere, električare, računalne stručnjake, ljude za popravak uredske opreme, ugostitelje i agencije za privremeno zapošljavanje na popisu kontakata. Prije nego što angažirate vanjsku službu, provjerite imate li odobrenje osobe koja kontrolira torbicu za vašu organizaciju. Prilagodite popis kontakata prema potrebi. Dodajte ga dok pronalazite dodatne pružatelje usluga i brišite kontakte koji nisu za vas ili koji više nisu u poslovanju. Umrežite se s kolegama, čak i onima u drugim organizacijama, radi preporuka i recenzija.

Brz i odmjeren odgovor na kritičnu situaciju smanjit će negativne učinke na vašu organizaciju i krajnji rezultat. Vaš šef će cijeniti vaše napore da odgovorite na potencijalno štetnu krizu.