Kako smanjiti troškove poslovnog putovanja zaposlenika

Uz malo suosjećanja prema poslodavcima koji pokušavaju kontrolirati putne troškove, zamoliti zaposlenike da dijele sobe nije gdje početi - ili završiti.

Ove ideje su manje stresne i uvredljive za prosječnog zaposlenika koji putuje za posao za svog poslodavca. Zaposlenici su normalni ljudi koji samo žele privatnost i udaljenost od suradnika dok su na poslovnom putu, pogotovo ako su proveli dan s suradnicima. Poslodavci ne moraju tražiti od zaposlenika da dijele sobe.

Drugi načini uštede na trošku poslovnog putovanja zaposlenika

• Tražite od zaposlenika da putuju istog dana kad god je to moguće.
• Razviti i primijeniti čvrstu politiku putovanja koja pruža specifične detalje o isplatama dnevnica na različitim destinacijama, preferiranim hotelskim lancima u kojima je poslodavac možda uspostavio diskontnu stopu, nadoknadu troškova i ograničenja koja zahtijevaju unaprijed potpisani menadžerski potpis ako je prekoračen.
• Držati zaposlenike na slovu zakona kako je navedeno u putnoj politici bez prethodnog odobrenja iznimaka. Nemojte nadoknaditi troškove koji nisu dopušteni pravilima ili iznimkom.

• Ponovno dogovorite ili dogovorite korporativne stope s hotelskim lancima koji su zajednički vašim odredištima. Potražite hotele koji nude pogodnosti poput besplatnog doručka, besplatnog sata koktela, popodnevnih zalogaja i predjela, te hladnjaka i aparata za kavu u sobama. Od zaposlenika se zahtijeva da koriste te hotele i sadržaje kada su dostupni.
• Koristite jeftiniji lanac hotela prilikom rezervacije. Većina zaposlenika odala bi zvijezdu za privatnu sobu. Ne očekujte niže standarde u područjima kao što su čistoća i drugi sadržaji udobnosti zaposlenika iz hotela koji su ocijenjeni s manje zvijezda. Povremeno istražite putujuće zaposlenike kako biste bili sigurni da odabrana mjesta zadovoljavaju njihove potrebe.

• Koristite dosljednu uslugu rezervacije putovanja kao što je American Express Global Business Travel za kontrolu troškova. Pomoći će vam pri planiranju, usvajanju politika, uštedi troškova i ograničavanju potrošnje zaposlenika. Čak i lokalne turističke usluge mogu vam pomoći uštedjeti na poslovnim putovanjima, ali prednost za tvrtku American Express je njihov nacionalni i međunarodni dohvat i njihove online usluge.
• Dogovorite se s jednom zrakoplovnom tvrtkom da koriste njihove usluge kad god je to moguće da biste dobili popust od tvrtke za svaki let. Zahtijevati od zaposlenika korištenje usluge rezervacije zračnih prijevoznika, na primjer, Southwest Airlines Corporate Travel. Poslodavci također mogu uštedjeti kada su avioni rezervirani unaprijed.

• Omogućite zaposlenicima koji donose odluke o putovanju u posljednji trenutak. U jednom slučaju, u tvrtki klijenta, avionska karta koja bi koštala 300 dolara ako bi bila rezervirana nekoliko tjedana unaprijed koštala je više od 1200 dolara kada je zaposlenik izvršio rezervaciju dva dana prije događaja. To bi se trebalo dogoditi samo u hitnim slučajevima jer je većina ulaznica prenosiva čak i ako nisu povratne.
• Smanjite putne troškove u drugim područjima, kao što su obroci i alkohol po dnevnicama i prijevoz. Mijenjajte dnevnice prema mjestu. New York City je skup u usporedbi s Las Vegasom, na primjer. Manja, nekulturna područja su još pristupačnija. Vaša politika putovanja trebala bi odražavati troškove koje će vaši zaposlenici doživjeti dok putuju u različite države i zemlje.

• Eksperimentirajte s virtualnim sastancima, uslugama kao što su Skype za tvrtke i videozapisi. Iako su u početku neugodni, sastanci koji nisu u osobi su stečena vještina. Zaposlenici postaju udobniji dok koriste te usluge tijekom vremena. Webinari dobro rade za razne vrste obuke, posebno za seminare koji omogućuju prisustvo više zaposlenika.
• Zahtijevajte od svojih zaposlenika da koriste jeftiniji javni prijevoz i usluge prijevoza, kada su dostupni, umjesto taksija, posebno kada zaposlenici putuju između zračnih luka i hotela. Većina velikih konferencija nudi besplatnu uslugu prijevoza između hotela i konferencijskog centra. Manje korištenje taksija ili zahtjev da se zaposlenici okupljaju kako bi platili grupni taksi može uštedjeti mnogo novca.

Tražiti od odraslih zaposlenika da pravodobno rezerviraju, proračunski troškovi na poslovnim putovanjima i istražiti druge mogućnosti osim putovanja za sastanke i obuku je pravi pristup za racionalizaciju troškova poslovnih putovanja. Oni poštuju zaposlenike.

Koristi poslodavcu jer se zaposlenici osjećaju poštovanima i brigama kojima se stvara pozitivan moral. Oni održavaju pozitivan ciklus odnosa u pravom smjeru.

Što je s jeftinim obiteljskim putovanjima?