Kako smanjiti rizik od krađe zaposlenika

Strategije sigurnosti i nadzora znatno su poboljšane posljednjih godina zbog napretka u tehnologiji. Oprema za nadzor višestruke namjene i manje uočljive aplikacije za praćenje trendova učinkovitije su u identificiranju mogućih rupa u sigurnosnom sustavu. Te rupe pružaju mogućnost lopovima ili pronevjerima da dobiju neovlašteni pristup blagajni i inventara tvrtke.

Krađa zaposlenika je u usponu

Prema podacima Privredne komore SAD-a, 75 posto zaposlenika barem je jednom priznalo krađu od svojih poslodavaca, a 38 posto njih barem dva puta priznalo je da su krađu poslodavaca. FBI navodi krađu zaposlenika kao najbrže rastući kriminal u SAD-u, koštao je tvrtke oko sedam posto njihovih očekivanih marži. Problem postaje tako strašan za neke tvrtke koje su pogođene krađom zaposlenika, a oko 33 posto ih se gura u stečaj zbog gubitka od krađe ili prijevare.

Izvještaji koje je prikupio Statistički Brain ukazuju na to da se više od 28 posto poslovnih gubitaka kretalo od 100.000 do 499.000 dolara, a 25 posto gubitaka premašilo je milijun dolara. Ove brojke su uznemirujuće jer pokazuju da poslovni gubici zbog krađe zaposlenika nisu trivijalni. Srednja vrijednost novca ili ukradene robe iznosila je 75.000 USD.

Samo u 2014. godini, više od 1,2 milijuna prodavača iz dućana i nepravednih zaposlenika uhvaćeno je u tom činu, prema studiji koju je proveo Jack L. Hayes, konzultantska tvrtka za kontrolu sprječavanja gubitaka i kontrolu skupljanja zaliha. Još važnije, ti su brojevi generirani od 25 velikih trgovaca, što ukazuje na to da je problem rasprostranjeniji i da su gubici značajniji ako su mali i srednji trgovci uključeni u tu kombinaciju. Prema nekoliko studija, gubici od krađe zaposlenika nadmašili su gubitke od krađe u trgovini.

Metode krađe zaposlenika

Krađa zaposlenika može biti teško otkriti, jer je počinitelj upoznat sa sustavom. Osim toga, ti zaposlenici imaju pristup ključevima kraljevstva zbog svojih pozicija i reputacije kao pouzdanog timskog igrača. Ovo su neke od metoda koje se obično koriste za krađu iz tvrtke.

• Osoblje za računovodstvo i financije može preusmjeriti čekove primljene na osobne račune. Budući da održavaju knjige, mogu prekriti krađu izmjenom zapisa.
• Uz pristup korporativnom tekućem računu, zaposlenici mogu pisati čekove za izmišljena plaćanja koja se preusmjeravaju na osobne račune.
• Krađa novca zahtijeva planiranje jer blagajnici moraju uskladiti svoju gotovinsku kutiju pri zatvaranju smjene. Oni mogu prebacivati ​​gotovinu namjernim prebrojavanjem promjena klijentima i zadržavanjem razlike. Za tvrtke koje nisu skenirane, zaposlenici mogu navesti višu cijenu za neobjavljenu robu i ostaviti stanje u džepu.

• Krađa robe se provodi putem potajnog korištenja kontejnera za smeće, sustava za recikliranje ili osobnih vrećica kako bi se iz njih izašla poslovna roba. U maloprodaji, proces povrata i povrata donosi mnoge šanse da se ukrade iz tvrtke sa ili bez pomoći treće strane.
• Krađa zaliha može se činiti sitničavom, ali se iznos brzo povećava kada zaposlenici postanu bruzeniji s preuzimanjem uredskog materijala za osobnu upotrebu.
• Krađa plaća odnosi se na plaćanje nezarađenog vremena i naknadu za ne-poslovne troškove.

Razumijevanje motiva iza krađe zaposlenika

U većini tvrtki zaposlenici prolaze kroz strogi proces provjere, uključujući provjere znanja, povijest zapošljavanja i provjere kredita. Proces je osmišljen tako da isključuje neprikladne pojedince iz skupine podnositelja zahtjeva. Sigurno je pretpostaviti da su zaposlenici koji su prošli prepreke prije zapošljavanja kvalificirani, pouzdani i pouzdani.

U mnogim slučajevima, počinitelji su dugogodišnji pouzdani zaposlenici koji se mijenjaju od vrijednih, zaposlenika u mjesečnoj vrsti do lukavih lopova koji stvaraju pedantne planove za preusmjeravanje sredstava na vlastite račune ili pomoć u inventaru. Što bi moglo motivirati ove pojedince da rizikuju svoju karijeru i sredstva za život kako bi zaradili nekoliko tisuća dolara?

1. Drastične promjene u životu: Gubitak voljene osobe kroz smrt, razvod ili odvajanje je poražavajući razvoj za svakoga. To bi moglo smanjiti dohodak zaposlenika i povećati troškove. Suočen s montažnim računima, zaposlenik koristi priliku da uzme male iznose novca. Često vjeruju da je mogu vratiti bez da ih uhvate.
2. Živjeti izvan njihove plaće: Najveći gubici su obično posljedica pronevjere koji žele živjeti izvan svojih mogućnosti. Oni žele živjeti dobar život, ali ne mogu si priuštiti robu i pogodnosti. Ukradena sredstva koriste se za kupnju skupih automobila, kuća i luksuzne robe. Zaposlenik može uzeti skupi odmor i sudjelovati u aktivnostima koje koštaju više od onoga što si mogu priuštiti.

1. Prilika: Zaposlenici mogu započeti s krađom sitnih novčanih iznosa jer se prilika pojavljuje. Kupci mogu zaboraviti zahtijevati promjenu ili knjigovođa može pronaći priliku da prilagodi knjige bez da ih se primijeti. Iskorištavanje tih mogućnosti može postati formiranje navike i ubrzo nestati iz kontrole.
2. ovisnosti: Pojedinci koji se bave kompulzivnim ponašanjem koji košta novac nisu dobri kandidati za poslove koji uključuju gotovinsko rukovanje ili računovodstvo. Prisiljavanje može prevladati čak i najbolje namjere, a zaposlenici završavaju s poslovnim sredstvima kako bi nahranili kockanje, drogu i druge ovisnosti.

1. Pohlepa: Dobra staromodna pohlepa pokreće pouzdane zaposlenike kako bi iskoristili mogućnosti da za sebe uzmu ono što je povjereno u poslovne svrhe. Krađa može biti u obliku preusmjeravanja sredstava ili prisvajanja opreme i druge robe za vlastite potrebe.
2. Loše jabuke koje su prošle postupak provjere: Proces zapošljavanja trebao bi ukloniti kandidate s kriminalnim dosjeima, ali ponekad će neki proći provjeru zbog neodgovarajućih istraživanja u pozadini ili propusta u obradi zapisa. Smješteni u položaj povjerenja, ti pojedinci možda planiraju svoju shemu da ukradu tvrtku čak i na samom početku.

1. Osveta: Dojmljiva osjetila mogu potaknuti zaposlenike da potraže osvetu ukradući tvrtku. Pojedinac koji je prešao za promaknuće ili bočno prebacivanje na željeno mjesto ili netko tko osobno uzima negativnu procjenu previše osobno može smatrati da oni tvrde da im je to uskraćeno krađom iz tvrtke.

Obrambene strategije za minimiziranje krađe zaposlenika

Najbolja obrana je proaktivan pristup problemu krađe zaposlenika. Stručnjaci za sigurnost predlažu da vlasnici tvrtki i menadžeri trebaju pretpostaviti da se to događa ili da će se dogoditi kada se pojavi prilika. To ne znači sumnjičavost prema svim zaposlenicima jer je to najbrži način da se potopi moral. Strategija zahtijeva sveobuhvatan pregled sustava kako bi se utvrdile rupe u administrativnim i operativnim postupcima.

• Jačati proces provjere prije zapošljavanja kako bi se utvrdile crvene zastave.Pozicije koje omogućuju pristup računovodstvenim i financijskim evidencijama trebaju biti podvrgnute visokoj razini provjere, uključujući kreditnu povijest i sve susrete s kaznenopravnim sustavom. Zadaci za upravljanje gotovinom trebali bi se dati ustanovljenim zaposlenicima umjesto novim zaposlenicima. Budite oprezni u nedosljednostima u rezimeu ili očiglednoj laži jer to može biti znak upitnog karaktera.
• Uspostaviti sustav provjere i ravnoteže posebno za zaposlenike na osjetljivim položajima s pristupom gotovini i drugim financijskim računima. Provedite sustav prijatelja koji uključuje barem dva zaposlenika koji rade zajedno u svakom trenutku. Postupci koji zahtijevaju poništavanje prodaje i povrat kupaca trebali bi zahtijevati odobrenje nadzornika ili upravitelja. U knjigovodstvenoj i računovodstvenoj službi knjige bi trebale voditi timovi zaposlenika, umjesto da knjige povjeri samo jednoj osobi. Ni pod kojim okolnostima ne smije se jednoj osobi povjeriti kontrola svih financijskih evidencija, koje bi trebale biti predmet nenajavljenih revizija od strane stručnjaka treće strane.
• Pomoću vanjskog računovođe pregledajte ključne financijske podatke. Bankovne izvještaje, izdane čekove i primljene čekove, te knjige za obveze prema dobavljačima i potraživanja treba potvrditi treća strana. Osigurajte da su primatelji plaćanja provjerljivi, a potpisi na korporativnim čekovima su legitimni.
• Instalirajte sustav video nadzora kao sredstvo odvraćanja. Manje je vjerojatno da će se ljudi upustiti u nepošteno ponašanje ako znaju da su na kameri. Kamere su tu da obeshrabre rizično ponašanje prije nego što se dogodi. Videonadzor u stvarnom vremenu može biti koristan u područjima visokog rizika i visokim vrijednostima kao što su skladišta i prodajni podovi luksuzne robe.
• Uspostavite rutine za uklanjanje smeća. Uklonite sve mogućnosti korištenja sustava odlaganja i recikliranja za krađu robe za osobnu uporabu ili za preprodaju drugdje. Postupak može uključivati ​​rastavljanje i izravnavanje svih kutija i sanduka, uz korištenje čistih vreća za smeće i osiguravanje jednosmjernog pristupa spremnicima za zaposlene.
• Poboljšajte moral zaposlenika. Izgradnja povjerenja je dvosmjerna ulica. Upoznajte zaposlenike, uspostavite odnos i izgradite odnose jer je manje vjerojatno da će se ljudi prepustiti iskušenju ako su sretni na poslu i brinu se za svoju karijeru.
• Otvorite liniju savjeta zaposlenika. U odnosu na prethodni prijedlog, zaposlenici koji su lojalni tvrtki mogu pomoći u ograničavanju gubitaka zbog prijevare i krađe prijavljivanjem svojih sumnji anonimno. Osigurajte povjerljivost svih izvješća i temeljito istražite svako izvješće prije poduzimanja radnji.

Za progon ili ne za suđenje

Mala i srednja poduzeća nerazmjerno su žrtve pronevjera i prevaranata. Šezdeset i četiri posto malih poduzeća navodi da su bili žrtve krađe zaposlenika, ali samo 16 posto ih navodi na temelju studije koju je proveo doktorand iz kaznenog pravosuđa na Sveučilištu Cincinnati. Često, vlasnici malih tvrtki ne poduzimaju ništa više od otpuštanja zaposlenika jer je vođenje parničnog postupka skupo, bez jamstva da će ukradena sredstva biti vraćena. Druge se tvrtke suzdržavaju od tužbe kako bi izbjegle nadzor nad njihovim povjerljivim zapisima.

Kada je riječ o krađi zaposlenika, prevencija je najbolja obrana. Pregledajte svoje sustave i postupke da biste identificirali ranjiva područja i izvršili potrebne izmjene. Možda će vam pomoći raditi s neutralnom strankom sa svježom perspektivom kako biste pronašli crvene zastave. Kada se pronađu slučajevi prijevare i krađe zaposlenika, djelujte brzo, odlučno i čvrsto. Slijedite politiku nulte tolerancije kako biste zaštitili svoju tvrtku od velikih gubitaka zbog krađe zaposlenika.