Saznajte kako održavati minute sastanka

Zapisnici sastanka su detaljne bilješke koje služe kao službeni zapis o sastanku ili konferenciji. Osoba zadužena za okupljanje obično traži od jednog od sudionika da teži tom zadatku. Jednog dana, da netko može biti ti! Iako to nije strašno težak posao, on je važan. Budući da su zapisnici sastanaka službeni zapis o onome što se dogodilo, potrebna je točnost. Morat ćete poduzeti detaljne bilješke koje ljudi moraju moći uputiti kasnije ako je potrebno. Evo nekoliko naputaka koji će vam pomoći da riješite taj zadatak finoćom.

Saznajte što činiti prije, tijekom i nakon sastanka.

Prije sastanka

• Odaberite svoj alat za snimanje: prva stvar koju morate učiniti je odlučiti kako ćete uzeti svoje bilješke. Hoćete li ići u staru školu i koristiti olovku i papir ili ćete ići u tehnologiju i koristiti prijenosno računalo, tablet ili pametni telefon? Provjerite sa svojim šefom da li on ili ona preferira da koristite određenu metodu. To je malo vjerojatno, ali je moguće.
• Uvjerite se da je vaš izbor alata u ispravnom stanju i da imate rezervnu kopiju samo u slučaju da izvorni ne uspije. Ako ponesete laptop, na primjer, imate olovku i papir. Ne želite zaustaviti sastanak dok tražite nešto za pisanje ako se računalo ruši.

• Pročitajte dnevni red sastanka prije početka sastanka. To će vam omogućiti da formulirate nacrt za svoje minute. Ostavite malo prostora ispod svake stavke i napišite tamo svoje bilješke. To će učiniti vaš posao malo lakšim, sve dok se osoba koja vodi sastanak drži dnevnog reda.

Tijekom sastanka

• Prođite oko popisa za nazočnost i provjerite jesu li se svi prijavili. Morat ćete na službeni zapisnik uključiti popis svih sudionika.
• Pobrinite se da znate tko su svi.Na taj ćete način moći identificirati tko govori i ispravno zabilježiti te podatke.
• Zabilježite vrijeme početka sastanka.
• Ne pokušavajte zapisati svaki komentar. U redu je uključiti samo glavne ideje. Budite vrlo oprezni da ne izostavite stavke s kojima se ne slažete. Vaše pristranosti ne bi trebale utjecati na vas. Zapamtite da je ovo službeni račun, a ne vaše mišljenje o tome što se dogodilo!

• Napiši sve prijedloge, tko ih je napravio i rezultate glasova, ako ih ima; ne morate zapisivati ​​tko je podnio prijedlog. Naravno, pravila vaše organizacije mogu se razlikovati pa ih prvo potvrdite.
• Ako su glasovi o bilo kakvim prijedlozima ili raspravama odgođeni do sljedećeg sastanka, zabilježite to.
• Zabilježite vrijeme završetka sastanka.

Nakon sastanka

• Utipkajte minute što je prije moguće nakon sastanka dok je sve još svježe u vašem umu. Ako u svojim bilješkama pronađete pogrešku ili ako imate pitanje, možete je brzo razjasniti u razgovoru s drugim sudionicima.
• Na konačnom primjerku zapisnika, navedite naziv organizacije, naziv povjerenstva, vrstu sastanka (dnevni, tjedni, mjesečni, godišnji ili posebni) i njegovu namjenu.
• Navedite vrijeme koje je započelo i završilo.
• Navedite popis sudionika i napomenu o tome tko je vodio sastanak. Ovdje također možete naznačiti da ste uzeli zapisnik. Uključite svoje ime na popis sudionika i, u zagradama iza svog imena, recite da ste uzeli zapisnik. Alternativno, na kraju dokumenta možete se odjaviti pisanjem "Odgovarajuće poslano od", nakon čega slijedi vaše ime.

• Provjeri minute prije slanja. Zamolite nekoga tko ih je posjetio da ih pogleda. On ili ona će vas moći obavijestiti ako ste nešto slučajno ostavili.
• Podnesite ih osobi koja je vodila sastanak, osim ako se ne naredi drugačije.