Zapisi zaposlenika koje poslodavci trebaju održavati

Želite znati što zaposlenik evidencije održavati kao poslodavac? Poslodavac održava četiri evidencije zaposlenika za svakog zaposlenika. Osim toga, poslodavac održava i druge evidencije zaposlenika za sve zaposlenike.

Kadrovski zapisi o evidenciji zaposlenika

Za svakog zaposlenika vodi se dosje osoblja. Ovi dosjei osoblja sadrže povjerljive dokumente i njima upravlja i održava osoblje za ljudske resurse. Datoteke osoblja su glavni zapisi zaposlenika koje koriste poslodavac, zaposlenik i zaposlenik u nekim tvrtkama.

U drugima - a to je preporučeni pristup - pristup osobnom dosjeu zaposlenika je ograničen na HR i zaposlenika pod nadzorom.

Tipični dokumenti u kadrovskom dosjeu uključuju prijavu za zapošljavanje, obrazac za kontakt u slučaju nužde u obitelji, dokumentiranu povijest disciplinskih mjera, životopis, potvrdu zaposlenika o prijavi za zaposlenike, potpisivanje listova poslodavca, periodično ocjenjivanje, procjenu radnog mjesta ili uspješnost razvojni plan, potvrde o osposobljavanju i evidenciju pohađanja te aktualne osobne kontaktne podatke o svakom zaposleniku.

Ne sadrže svi dokumenti o osoblju iste dokumente, ali svaki dosje osoblja ima neke dokumente koji su isti. Dokumentacija o uspješnosti zaposlenika ne spada u dosje osoblja, osim ako nije opravdana disciplinska mjera, nagrada ili neki drugi znak izvanrednog postignuća. Takve svakodnevne bilješke o izvedbi spadaju u datoteku koju menadžeri nastoje pratiti izvedbu, ciljeve i doprinose svojih zaposlenika.

Plaćene datoteke zapisa zaposlenika

Platni spiskovi također vode evidenciju zaposlenika. Datoteke s platnim spiskom sadrže povijest zaposlenika, odjela, promjene naknada, zalihe, zajmove i druge informacije bitne za plaćanje zaposlenika i čuvanje kopije povijesti naknade zaposleniku.

Datoteka s platnim spiskom sadržavat će i povijest vladinih obrazaca kao što su W-2, W-4 i dokumenti o zadržavanju socijalnog osiguranja koje je popunio zaposlenik. Datoteka će također sadržavati informacije o povlasticama zaposlenika i dopuštenje za povlačenje uplata od plaće zaposlenika.

Medicinski dosjei zaposlenika

Poslodavac vodi i zdravstveni karton zaposlenika. Zapisi zaposlenika u medicinskoj dokumentaciji nisu dostupni nikome osim osoblju imenovanom u ljudske resurse i zaposleniku čije se evidencije čuvaju u spisu. Medicinske datoteke sadrže liječničke bilješke, FMLA prijavnu dokumentaciju, informacije o testovima na droge, potrebne fizičke informacije i drugu takvu dokumentaciju koja se odnosi na zdravstveno stanje člana zaposlenika ili člana njegove obitelji.

Medicinski dosjei, zbog povjerljivosti evidencija zaposlenika, dobivaju najviši stupanj sigurne pohrane i povjerljivosti. Preporučuje se da se medicinski dosjei čuvaju u zaključanim ladicama za datoteke koje su zaključane u prostoriji koja nije dostupna zaposlenicima koji nisu HR osoblje.

I-9 Zapisi o evidenciji zaposlenika

I-9 Datoteke pohranjuju zapise zaposlenika koji se vode za sve zaposlenike u jednoj datoteci koja je odvojena od ostalih zapisa zaposlenika. Poslodavci čuvaju evidenciju zaposlenika odvojeno od drugih evidencija zaposlenika kako bi zadržali povjerljivost podataka od službenika i drugih osoba koje su ovlaštene za pregled zaposlenika I-9.

Održavanje I-9 na zasebnoj lokaciji osigurat će da, ako ste izabrani za pregled Federalne I-9 datoteke, državni službenici neće imati pristup svim drugim podacima o zaposleniku ili zaposlenju u vašoj organizaciji, osim stvarne Obrazac I-9. Ove istrage se povećava svake godine tako da bi bili sigurni da vaši zaposlenici su ispravno popunili i-9 obrazaca ili možete biti predmetom kazne i potencijalno zatvor.

Pristup evidencijama zaposlenika prema zaposlenicima

Zaposlenici mogu pregledati svoje evidencije zaposlenika kontaktirajući osobu za ljudske resurse tijekom redovnog radnog vremena. Nijedan zaposlenik ne smije mijenjati ili uklanjati bilo koji dokument u svojoj evidenciji koji se mora vidjeti u prisutnosti osobe za ljudske resurse.

Morate imati politiku gledanja zapisa zaposlenika u priručniku za zaposlenike i slijediti je bez obzira na zahtjeve zaposlenika za pregledom njihovih datoteka.

Ako zaposlenik pošalje pismeni zahtjev za kopiju svoje kadrovske evidencije nakon što napuste posao, morate poslati kopiju.

Ponekad ćete naići na zaposlenika koji je sumnjičav o tome kakve zapise zaposlenika zadržava odjel za ljudske resurse. To su zaposlenici koji će najvjerojatnije zatražiti kopiju svojih zaposlenika. Opet, bez diskriminacije, napravite kopiju datoteke i pošaljite je. (Vjerojatno ćete primiti povratne informacije da je zaposlenik bio iznenađen koliko je malo dokumentacije zadržalo osoblje HR-a.)

U nekim je jurisdikcijama zakonito naplatiti zaposleniku troškove umnožavanja i slanja datoteke.