Kako razviti djelotvoran dnevni red sastanka

Dnevni red sastanka je popis stavki koje se sudionici nadaju ostvariti na sastanku. Dnevni red treba podijeliti prije sastanka, minimalno 24 sata unaprijed kako bi sudionici imali priliku pripremiti se za sastanak. Po mogućnosti, dnevni red bi trebao biti dostupan nekoliko dana prije sastanka.

Izrada dnevnog reda sastanka

Prvo, utvrdite jesu li drugi zaposlenici potrebni za planiranje sastanka. Zatim odlučite što ćete ispuniti održavanjem sastanka i uspostavite ostvarive ciljeve za vaš sastanak. Ciljevi koje postavite uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka. Uvjerite se da niste planirali više nego što je razumno ostvarivo unutar vremenskog okvira vašeg sastanka.

Kao što je Stephen Covey rekao u "7 navika visokoučinkovitih ljudi", "Započnite s krajem na umu." Cilj sastanka će odrediti fokus sastanka, dnevni red sastanka i sudionike sastanka.

Zatim razmislite o tome koliko vremena očekujete za svaku točku dnevnog reda. Ako sastanak traje jedan sat i imate pet točaka dnevnog reda, to vam daje opći uvid u vremenski okvir s kojim radite. To ne znači da svaka točka dnevnog reda mora biti točno 12 minuta, ali njih pet u kombinaciji očito ne mogu prosječno više vremena od toga.

Odluke koje treba donijeti

Nakon određivanja vašeg ukupnog cilja, vi ili vaš tim morate donijeti određene odluke. Osim svrhe ili cilja sastanka, također uključite u svoj dnevni red:

• Datum, vrijeme i mjesto sastanka
• Sudionici su trebali na sastanku
• Stavke za raspravu
• Količina vremena koju očekujete od grupe trebat će raspraviti svaku stavku
• Rad na sastanku. To će uključivati ​​svako čitanje, dokumentaciju, podatke, zapisnike sa sastanaka s prethodnog sastanka ili bilo koju drugu pripremu koja će vaš stvarni sastanak učiniti uspješnim. Odgovarajući dokumenti trebaju biti priloženi uz obavijest o sastanku i dnevni red kada ih distribuirate pozvanim sudionicima.

Identificiranje sudionika

Nakon što ste odlučili da je sastanak neophodan za ostvarenje vašeg cilja, morate razviti popis sudionika. Ne može svaki zaposlenik sudjelovati na svakom sastanku, ali pozivanje pravih sudionika povećat će vašu vjerojatnost uspjeha. Odredite svoje sudionike postavljajući sebi nekoliko pitanja:

• Tko mora posjedovati rješenje koje skupina razvija?
• Tko je vlasnik procesa o kojem raspravlja grupa?
• Tko treba znati informacije koje distribuirate?
• Tko može pružiti podatke i činjenice za donošenje odluka?
• Tko ima iskustva ili stručnost za podjelu s grupom?
• Tko mora podržavati provedbu bilo kojeg rješenja ili zadatka?
• Tko mora dati dopuštenje ili sredstva za postizanje rezultata sastanka?
• Tko bi se mogao suprotstaviti provedbi bilo kojeg rješenja ili smjera?

Redoviti sastanci na rasporedu

Nije svakom sastanku potreban prilagođeni program. Većina zaposlenika redovito održava sastanke za svoje odjele ili radne skupine. Imate i timove i projekte u kojima sudjelujete.

Projekt koji je u tijeku ne mora zahtijevati novorazvijeni program za svaki sastanak, ali vaš će tim biti dobro poslužen usvajanjem standardnog pristupa vašem sastanku.

Redoviti sastanak zaposlenika podijeljen je u tri segmenta za koje svaki ima standardne stavke dnevnog reda:

1. Informativne stavke: Napišite sve stavke dnevnog reda koje su informativne za svaki sastanak. Primjerice, upravitelj ažurira grupu o rezultatima sastanka višeg rukovodstva.
2. Stavke akcije: Stavite na dnevni red sve stavke koje očekujete da će grupa htjeti pregledati na svakom redovitom sastanku. Na primjer, izvedba prema proračunu za vremensko razdoblje i utvrđivanje ušteda troškova i kontinuirano poboljšanje koje grupa planira postići.
3. Planiranje prema naprijed: Na dnevni red stavite sve stavke koje grupa želi unaprijed planirati ili pripremiti. Na primjer, kratkoročni ciljevi za sljedeći mjesec ili potreba za suradničkom pomoći pri predstojećim zadacima.

Ako slijedite ove smjernice kada razvijate dnevni red sastanka, povećavate vjerojatnost da će vaš sastanak biti produktivniji.

Što uključiti

Dnevni red za redovito zakazani sastanak može pomoći u postizanju rezultata koje tražite pomoću uključivanja nekih osnovnih stavki:

• Zagrijavanje i pozdrave. Razmislite o kratkom prekidaču leda ovisno o tome koliko često se skupina sastaje.
• Pregledajte svrhu sastanka, dnevni red i očekivane rezultate i proizvod.
• Pregledajte, ispravite (ako je potrebno) i odobrite zapisnik prethodnog sastanka.
• Osigurajte odgovarajuće informacije o odjelu i tvrtki koje tim treba.
• Pregledati napredak u pogledu akcijskih stavki, akcijskih planova i obveza. Pregledajte napredak grupe prema ciljevima.
• Raspravljajte i donosite odluke o točkama dnevnog reda za ovaj sastanak.
• Odredite sljedeće korake.

• Odredite svrhu, ishod i dnevni red sljedećeg sastanka.
• Na kraju sastanka, zapisničar treba pregledati obveze koje su ljudi dali na sastanku.
• Identificirajte potrebnu pomoć od osoba koje nisu u grupi i dodijelite sudionicima kontakt.
• Odredite tko izvan sudionika sastanka mora znati što i kako ćete ostvariti komunikaciju.
• Podijelite minute u roku od 24 sata od sastanka ili odmah, ako ih je zapisničar uzeo elektroničkim putem.