Najbolje prakse za dosjee osoblja

Dobra je ideja da poslodavac održava kadrovski dosje za svakog zaposlenika. Dokumentacija o povijesti zaposlenja, evidencija doprinosa i postignuća, disciplinske obavijesti, promocije, planovi razvoja performansi, i još mnogo toga, pripadaju osobnom dosjeu. Pametni poslodavci također imaju više od jednog osoblja.

Poslodavac ima dobre razloge da zadrži nekoliko kadrovskih dosjea - neke pravne i neke za najbolje prakse u zapošljavanju. Potrebna je dokumentacija kako bi poslodavac imao točan pregled povijesti zaposlenja zaposlenika. Dokumentacija podržava poslodavčeve odluke i može zaštititi poslodavca u parnici - ispravno sačuvanoj.

Sadržaj osobnog dosjea pruža povijesni pregled važnih događaja tijekom karijere zaposlenika. Oni podržavaju odluke koje se donose o zaposleniku i njegovoj karijeri. Oni pokazuju poslodavčevo obrazloženje vezano za zapošljavanje, napredovanje, prijenos, nagrađivanje i priznavanje te odluke o otpuštanju.

Različite smjernice povezane su s različitim vrstama datoteka osoblja

Budući da se preporuča nekoliko vrsta kadrovskih dosjea, različita pravila i smjernice povezana su sa svakom vrstom osoblja.

• Svaki tip osobnog dosjea ima drugačiji razlog za postojeće i različite sadržaje, na temelju tog razloga.
• Svaka vrsta osobnog dosjea pohranjuje se različito.
• Pristup osobnom dosjeu ograničen je na određene zaposlenike u većini organizacija. Mnoge organizacije ograničavaju pristup dosjeu osoblja samo osoblju ljudskih resursa. Različiti tipovi datoteka osoblja imaju različite smjernice za pristup.
• Pristup zaposlenika njegovom ili njezinom osobnom dosjeu je dopušten, ali većina poslodavaca postavlja smjernice za pristup zaposlenika s politikom pristupa datoteci osoblja u priručniku za zaposlenike. (Različite države i jurisdikcije imaju različita pravila pa ostanite up-to-date za svoju lokaciju.)

  Većina organizacija ne dopušta upravitelju zaposlenika pristup cjelokupnom dosjeu osoblja. Oni očekuju da menadžeri čuvaju relevantnu dokumentaciju u vlastitom dosjeu zaposlenika za upravljanje koji nije službeni dosje osoblja.

• Odjel za ljudske resurse posjeduje i odgovoran je za dosjee zaposlenika.

Preporučene datoteke osoblja

Ovdje se navode tipovi osobnih datoteka koje se preporučuju i što trebate znati o radu s njima.

Datoteka osoblja

Ovo je glavni dosje osoblja koje poslodavac održava za svakog zaposlenika. Zapisnik osoblja pohranjuje podatke o zaposlenosti svakog zaposlenika. To je ono što trebate znati o dosjeu zaposlenika.

Medicinska datoteka

Medicinski dosje zaposlenika ima ozbiljna zakonska ograničenja koja poslodavac mora znati i obratiti pozornost. Evo što trebate znati o povjerljivosti i sadržaju medicinskog dosjea zaposlenika.

Datoteka za plaće

Pristup zaposlenika datoteci za plaće zaposlenika je manje ograničavajući nego pristup medicinskom ili osobnom dosjeu. Datoteka s platnim spiskom sadrži informacije o plaći, odabiru naknada, promjenama u stopi plaća, zaradama i drugoj pravnoj dokumentaciji koja utječe na plaću zaposlenika. Različiti službenici za računovodstvo i ljudske resurse pristupaju informacijama u platnom spisu.

I-9 Obrasci za zaposlenike

Zbog prava pristupa raznih vladinih agencija, slijedite najbolju praksu održavanjem zasebne datoteke za sve obrasce zaposlenika I-9. Saznajte više o spremanju obrazaca I-9.

Pravila pristupa osoblju za zaposlenike

Želite omogućiti svakom zaposleniku da sazna što je u njegovom ili njenom osobnom dosjeu, ali morate kontrolirati cjelovitost, potpunost i temeljitost datoteke. Održavanje povjerljivosti zaposlenika i poslodavca i ograničen pristup osigurani su politikom pristupa dokumentaciji osoblja.

Što ne bi trebalo uključiti u dosje osoblja

Tražite smjernice o sadržaju koji nikada ne bi trebao biti uključen u datoteku osoblja zaposlenika? Evo mojih najboljih preporuka o sadržaju koji želite zadržati na zasebnoj, neformalnoj lokaciji ili uopće ne zadržavati. Zadržavanje nepotrebne dokumentacije može biti povrijeđeno.

Dokumentacija

Znate li što je dokumentacija? Riječ, dokumentacija, često se pojavljuje u svijetu zapošljavanja i ljudskih resursa. No, smisao dokumentacije i zašto možda želite dokumentirati određene događaje u vezi s zapošljavanjem temeljito je opisana, "Važnost dokumentacije u ljudskim resursima". Pogledajte jer je ispravna dokumentacija bitna za točne podatke o zaposlenju.

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.