Zajednička recepcionar intervju pitanja i najbolje odgovore

U mnogim organizacijama, recepcioneri su lice tvrtke. Svaki novi klijent, podnositelj zahtjeva za posao, zaposlenik ili dobavljač treće strane proći će ili se prijaviti kod recepcionara, tako da poslodavci žele pronaći nekoga tko će biti odgovoran, prijateljski i miran.

10 Tipična pitanja postavljena u intervjuu kod recepcionara

Ovdje ćete naći često postavljana pitanja za recepcionare, primjere odgovora i savjete o tome što reći tijekom intervjua.

1:53

Pogledajte sada: Kako odgovoriti na 4 zajednička pitanja za intervjue recepcionara

1. Što činite da biste ostali u brzom radnom okruženju?

Što žele znati: Vaš intervjuer želi biti siguran da možete pratiti. Način na koji to radite je vjerojatno irelevantan, ali trebali biste imati jasan i siguran odgovor spreman.

Jedina stvar koju ja radim je da ostanem mirna, jer pomaman, naglašen stav nije od pomoći i također nije dobar pogled pred bilo kojim osobljem ili klijentima. Pokušavam trijažirati zadatke, tako da uvijek najprije radim na najvažnijem zadatku. Obično, to je sve što uključuje jednog od klijenata tvrtke. Također, vodim popis svega što trebam učiniti, tako da ne zanemarim nikakve važne odgovornosti.

2. Kako održavate svoj dnevni raspored?

Što žele znati: Način na koji organizirate svoj dan zapravo nije poanta. Poanta je da pokažete da ste dobro organizirani i da ćete obavljati sve svoje dužnosti na kompetentan i pravovremen način.

Počinjem svaki dan tako što ću napraviti popis svega što trebam postići. Provjeravam kalendar za bilo kakve sastanke ili sastanke, tako da mogu biti svjesna i dobiti pokrivenost na recepciji ako je potrebno. U mom poslu, komunikacija je ključna, pa stalno odgovaram na telefon i provjeravam svoju e-poštu za nove zahtjeve, a zatim ažuriram svoju listu obveza s naknadnim zadacima.

3. Kakvu ulogu ima recepcionar u prvom dojmu o organizaciji?

Što žele znati: Vaš anketar mora biti siguran da razumijete poziciju za koju se prijavljujete, ali to pitanje može biti i kulturno, a tiče se vaše filozofije rada.

Recepcionar može ostaviti veliki dojam - pozitivan ili negativan - na kupce. Budući da sam jedna od prvih osoba koju klijenti vide, frustrirajuća ili loša interakcija doista može kvariti njihovo mišljenje o tvrtki ili cjelokupnom iskustvu koje su imali. Meni je to slično kad vas domaćin dočeka u restoranu. Ako izgledaju mahnito ili djeluju grubo, onda se kasnije može osjećati kao da vaša hrana jednostavno nije ukusna. Zato uvijek vodim računa da pozdravim ljude s osmijehom na licu i osiguram da se svi klijenti osjećaju kao da imaju moju punu pozornost.

4. Pričajte mi o vremenu kada ste se morali nositi s gnjevnim klijentom ili gostom, bilo telefonom ili osobno. Kako ste se nosili sa situacijom?

Što žele znati: Ovo je jedno od nekoliko pitanja na koja možete postaviti pitanje kako se nositi sa stresnim i teškim uvjetima. Može vas se pitati i kako ste reagirali na kriminalne ili neetičke aktivnosti. Budi iskren. Ne pretjerujte i nemojte se prodavati kratko.

Kao liječnik u uredu, često sam razgovarao s frustriranim pacijentima. Jednom je žena bila tako bijesna da je odjel za naplatu nije nazvao istog dana, da je počela vrištati na mene telefonom. Bilo je neugodno! Ono što pokušavam učiniti u takvim situacijama je razmišljati o tome kako je osoba koju treba osjećati da se tako ponaša. Nakon minute njezina vikanja, rekao sam: "Sigurno ste stvarno frustrirani. Možete li mi reći nešto više o tome što se događa?" To je pomoglo usporiti razgovor i smanjiti glasnoću. Objasnila je cijelu situaciju i uvjeravala sam je da je naša osoba za naplatu upravo izašla za taj dan i da će biti u kontaktu. Također sam joj rekla da ću na stol za naplatu staviti poruku i zamoliti je da nazove ženu kao svoj prvi zadatak. Do kraja poziva bila je mnogo mirnija i ispričala se zbog svojih ranijih oštrih riječi.

5. Jeste li spremni raditi prekovremeno?

Što žele znati: Ako niste voljni raditi prekovremeno, recite to. Ako ste voljni raditi prekovremeno, ali samo u određenim granicama, recite to. Da, postoje tvrtke u kojima ne radite prekovremeno i to će vas koštati posla. No, obveza koju ne možete zadržati ili staviti u položaj u kojem morate žrtvovati svoju dobrobit ili svoju obitelj za svoj posao nije prihvatljiva opcija. Trebate posao koji odgovara vašoj dostupnosti.

Meni je ugodno raditi prekovremeno nekoliko puta mjesečno, pod uvjetom da unaprijed obavijestim dan. Imati heads-up mi olakšava da preuredim planove. U krajnjem slučaju, vrlo vjerojatno i ja prekovremeni rad za isti dan, ali bih radije dan najave.

6. Koliko je zaposlenika radilo u vašem posljednjem uredu?

Što žele znati: Anketar želi znati u kojoj ste okolini radili, kako se uspoređuje s tvrtkom s kojom intervjuirate, te je li vam ugodno raditi u malim i / ili velikim radnim mjestima.

U mom posljednjem uredu bilo je pet zaposlenika. To je dovoljno malo da smo se počeli osjećati kao obitelj. Znate, svi su znali da je Martha u odjelu za naplatu trebala dvije šalice kave prije nego što ste mogli postaviti komplicirana pitanja. Prije toga, međutim, moj je ured bio prilično velik - 60 zaposlenika. Osjećala sam se ugodno u oba okruženja, iako je prvi mjesec u velikom uredu bio malo izazovan jer sam morao shvatiti tko je što i kako usmjeriti pozive s mnogo dostupnih opcija.

7. Opišite svoje prethodne dužnosti administrativnog pomoćnika, tajnika ili recepcionara.

Što žele znati: Anketar želi preći odgovornosti koje ste naveli na vašem životopisu i potvrditi da se uklapaju u položaj koji se nudi. Ovo je također dobra prilika za proširivanje točaka istaknutih u vašem radnom iskustvu.

Kao recepcionar u tvrtki ABC Financials, bio sam prva osoba za klijente. Odgovorio sam na opću telefonsku liniju, kao i na telefonske pozive za pet VP-a tvrtke. Također sam bio zadužen za primanje paketa i distribuciju pošte, pozdravljanje i pratnju kupaca i dobavljača u dvorane za sastanke, te praćenje korporativne e-mail adrese tvrtke. Također sam imao mnogo administrativnih odgovornosti: upravljao sam kalendarima tih VP-a, organizirao njihova poslovna putovanja i pomogao u stvaranju i usavršavanju PowerPoint prezentacija i drugih materijala za distribuciju na događajima.

8. Kako određujete prioritete poziva, klijenata, isporuka i drugih pitanja koja se moraju odmah riješiti?

Što žele znati: Anketarželi znati koliko ste dobri u multitaskingu, organiziranju vremena i određivanju prioriteta zadataka. Ovo je također dobra prilika da se istakne kako ste se suočili s višestrukim prioritetima i objasnite kako ste se njima nosili.

Multitasking je bitan kada je ured zauzet. Kad god to nije nepristojno, pokušavam izvršiti nekoliko zadataka u isto vrijeme. Na primjer, mogu jednostavno odgovoriti na telefonski poziv dok potpisujem paket od osobe koja dostavlja uslugu. Kada višezadaćnost nije moguća, fokusiram se na klijente i klijente kao na prioritet broj jedan. Ako je potrebno, pitat ću vas mogu li mi dati minutu da obavim prvi zadatak - a, ako su stvari doista zauzete, pokušavam nazvati kolegu kako bi mi pružio pokrivenost.

9. Koliko su vaše računalne vještine jake?

Što žele znati: Anketar želi da potvrdite koje kompjuterske vještine imate, da li je vaša razina vještina kompatibilna s očekivanjima tvrtke, te koje programe najradije koristite. Ako je moguće, dobro je istražiti koje programe tvrtka koristi prije intervjua.

Imam vrlo jake računalne vještine. Osim što sam upoznat s Microsoft Officeom, koristio sam i ažuriranja web-mjesta tvrtke u mojoj posljednjoj ulozi, tako da mi je ugodno koristiti WordPress. Kada počnem koristiti novi program ili aplikaciju, obično nađem da se na većinu mojih pitanja može odgovoriti online pretraživanjem, iako mi je drago što dobivam i vodič za suradnike.

10. Pričajte mi o svom iskustvu s korisnicima.

Što žele znati: Anketar želi pregled vašeg iskustva s korisnicima - koliko godina, konkretnih primjera i koje vještine vam je ugodno koristiti za rješavanje problema.

Radio sam u službi za korisnike od tinejdžera. Moj prvi posao bio je rad u knjižari, gdje sam pomogao klijentima da pronađu knjige i ponekad pokriju blagajnu. Za vrijeme koledža, imao sam i honorarni posao na malo, ovaj put, prodaju odjeće. Tada sam, naravno, kao recepcionar u tvrtki ABC, također imao posla s kupcima, iako u toj ulozi nisam izravno vršio prodaju. Osjećam se vrlo ugodno u interakciji s klijentima i rješavanju njihovih problema, bilo da se radi o pronalaženju knjige koju traže ili mijenjanju vremena sastanka s izvršnim.

Savjeti za odgovaranje na pitanja recepcionera

Najbolji recepcioneri su detaljno orijentirani, organizirani i izvrsni komunikatori. Stoga se kandidati trebaju pojaviti spremni odgovoriti na pitanja otvorenog intervjua koja će procijeniti iskustvo, poznavanje alata na radnom mjestu, procesa i skupa vještina - uključujući rad s uslugama za korisnike, višezadaćnost i mogućnost brzog prosuđivanja.

U tom slučaju anketari ne traže nužno da ili ne odgovore. Umjesto toga, oni očekuju da kandidati odgovore specifičnim primjerima koji opisuju kako su se nosili s prošlim situacijama na radnom mjestu i postavljaju pažljivo istražena pitanja o prioritetima tvrtke, očekivanjima, ciljevima i izazovima.

Zbog sve većeg tehnološkog napretka na radnom mjestu, recepcioneri također moraju imati jake tehničke vještine. Trebali biste imati iskustva u korištenju telefonskih sustava i uredskih strojeva kao što su pisači, fotokopirni uređaji, skeneri i faks uređaji (da, još uvijek), uz računalne aplikacije kao što je MS Office i industrijski specifični softver.

7 Pitanja koja treba postaviti ispitaniku

Anketari će od vas očekivati ​​da postavljate pitanja. Slijedi popis pitanja koja možete postaviti tijekom ili na kraju razgovora:

1. Možete li mi reći više o svakodnevnim odgovornostima za ovaj posao?
2. Koje kvalitete tražite kod osobe koju želite zaposliti u tvrtki?
3. Kakva su vaša očekivanja od ovog posla i kako mjerite uspjeh?
4. Zašto je posljednja osoba koja je držala ovaj posao otišla?
5. Kome ova pozicija izvješćuje?
6. Koje su mogućnosti za napredovanje u karijeri s tvrtkom?
7. Nudi li tvrtka mogućnost za obuku zaposlenika?

Kako napraviti najbolji dojam

Položaj recepcionara može se smatrati početnom razinom, ali može biti i prvi korak prema korporativnoj ljestvici. Budući poslodavac će biti privučen samouvjerenom i samouvjerenom osobom. Često ćete biti prva osoba koju će njihovi klijenti ili pacijenti susresti kada prvi put uđu u ured.

Budite sigurni da je vaš prvi dojam najbolji što može biti. Evo kako se pripremiti za razgovor. Uz standout životopis, odvojite vrijeme za haljinu dio kada intervju. Ako dobijete posao, postat ćete prva osoba i važno je poslodavcu pokazati vaš profesionalni imidž.

Ako niste sigurni što ćete obući za intervju, pogledajte ove savjete o tome kako se odjenuti za intervju. Ako su i vaš životopis i profesionalna odjeća na mjestu, a vi ste spremni odgovoriti na vjerojatna pitanja, bit ćete uspješni u dobivanju položaja za koji intervjuirate.