Kako Chunking poboljšava učinkovitost i produktivnost rada

Kao menadžeri, previše vremena provodimo pokušavajući uložiti više posla u manje vremena. Uobičajen odgovor za preopterećene stručnjake na svim razinama je pokušaj višestrukog zadatka obavljanjem više aktivnosti u isto vrijeme. Problem je u tome što višezadaćnost ne funkcionira.

Zašto višezadaćnost nije najučinkovitiji pristup radnoj produktivnosti

Na primjer, zamislite da dok perete zube ujutro, počnete razmišljati o dnevnom redu za veliki sastanak kasnije tijekom dana. Ne treba vam mnogo snage za procesiranje vašeg mozga da operete zube i možda ćete se moći usredotočiti na dnevni red dok mehanički obavljate zadaću čišćenja ujutro zubi.

Ali što je s dva zadatka koji zahtijevaju više kapaciteta vašeg mozga? Dok pripremate doručak, možda razgovarate telefonom. Možete obaviti oba zadatka ispravno, ali prilika za pogreške zbog propusta u pozornosti je velika.

Chunking kao alternativa za višezadaćnost

"Chunking" opisuje kako se koristi ljudska memorija. Važno je zapamtiti ovaj koncept dok gledamo dovršavanje nekoliko zadataka istovremeno. Zapravo, mi se mijenjamo između njih umjesto da ih radimo u isto vrijeme (iako, u slučaju pranja zuba, može izgledati kao da su istovremeni).

Zamislite da ste na telefonu kada netko uđe u vaš ured. Oni traže vaš savjet ili brzu odluku o nekom pitanju. Prestani slušati osobu na telefonu nakratko, skenirati bilješku ispred sebe, škrabati odgovor, i vratiti se na telefonski poziv. Niste izvršili dvije aktivnosti (telefonski poziv i osobni razgovor) u isto vrijeme.

Zapravo ste napravili tri zadatka; započeo telefonski poziv, obavio osobni razgovor, a zatim nastavio telefonski poziv. Baš kao u gornjem primjeru doručka, mogli ste se oboje dobro pripremiti, i to u manje ukupnom vremenu, ako ste ih učinili jedan za drugim umjesto u isto vrijeme. Razlog je u tome što kada započinjete svaki zadatak, morate se usredotočiti na njega i početi.

Zašto je start-up vrijeme u multitasking je neučinkovit

Kada ste započeli telefonski poziv, morali ste razmisliti o tome, pronaći telefonski broj i uputiti poziv. Kada ste bili prekinuti, morali ste shvatiti što je osoba željela od vas kako biste mogli donijeti odluku. Konačno, kada ste nastavili telefonski poziv, morali ste zapamtiti gdje ste stali. Možda ste čak morali reći, "Ups, oprostite, netko je ušao. Što ste rekli?"

Što više startate i zaustavljate tijekom dana, to više vremena oduzimate puno vremena. Ti su trenutci neproduktivni. Ako imate pripremiti dnevno izvješće, početni trenutak je vjerojatno prilično kratak u usporedbi s onim za izvješće koje radite samo kvartalno. Ipak, ako pripremate to izvješće i ako vas se prekine, svaki put imate gotovo isto vrijeme za pokretanje.

Recimo, na primjer, možete napisati izvješće za 30 minuta bez prekida. Međutim, može potrajati nekoliko sati ako se neplanirani zadaci i prekidi pojavljuju tijekom dana. Ovo značajno kašnjenje često ne dolazi toliko od stvarnih prekida kao i vremena potrebnog za ponovno pokretanje izvješća iznova i iznova.

Zašto biste trebali pokušati Chunking Umjesto Multitasking

U redu, ponekad moraš obaviti više zadataka. Vaš posao može biti operativan kao moj, pa što je bolje od višezadaćnosti? Chunking je bolji.

Chunking je koncept razbijanja vašeg dana u veće komade umjesto da reagirate na stalne prekide. Što više vremena možete posvetiti određenim zadacima, to ćete imati manje početnih trenutaka, a učinkovitost će se poboljšati razmjerno. Budući da nećete provoditi toliko vremena u start-up trenucima, imat ćete više vremena i više ćete raditi. Kao bonus, budući da ćete se moći usredotočiti na jedan zadatak, učinit ćete to bolje.

Kao sidebar, projektni menadžeri davno su shvatili moć ove tehnike i kreirali vlastitu verziju "chunkinga" kroz proces strukture strukture rada.

Kako početi s Chunking na poslu

Dakle, kako možete početi brusiti?

• Počnite malim dok ne dobijete dojam o tome. Odaberite jedan zadatak, možda vaš tjedni izvještaj.
• Odvojite 30 minuta koje znate da će trajati.
• Zatvorite vrata ili postavite znak koji glasi "Genij na poslu" ili nešto slično, a zatim se usredotočite na izvješće i ništa osim izvješća.
• Ignorirajte telefon.
• Ne provjeri e-poštu.
• Samo napiši izvješće.

Pokušajte isto s telefonskim pozivima, sastancima zaposlenika i drugim redovnim aktivnostima. Usredotočite se, izbacite svoje dane, a nakon nekoliko tjedana vježbanja osjetit ćete i biti učinkovitiji.

Donja linija

Ne trošite toliko vremena na pokušaje da obavite više zadataka. Umjesto toga, učinite se učinkovitijim i produktivnijim od komadanja. Iako je pojam neugodan, koncept je učinkovit.

Ažurirao: Art Petty