Pružanje povratnih informacija koje pomažu zaposlenicima u poboljšanju

Učinite svoje povratne informacije o učinku koji zaslužuje na način i pristup koji koristite za ostvarivanje povratnih informacija o izvedbi. Vaše povratne informacije mogu utjecati na ljude ako možete izbjeći izazivanje obrambenog odgovora. Ove smjernice pomoći će vam da pomognete zaposlenicima da razviju svoju izvedbu.

Evo kako najbolje možete dati povratne informacije

• Učinkovite povratne informacije zaposlenika su specifične, a ne opće. Na primjer, recite: "Izvješće koje ste jučer objavili bilo je dobro napisano, razumljivo i vrlo je učinkovito dalo vaše stavke o proračunu." Nemojte reći "dobro izvješće". Jedna od svrha djelotvorne i konstruktivne povratne informacije je da pojedincu omogući da upozna specifično ponašanje koje želite vidjeti od njega. Općenite povratne informacije kao što je čupanje po leđima čini da se zaposlenik trenutno osjeća dobro, ali ne radi dobar posao pojačavanja ponašanja.

• Korisne povratne informacije uvijek se fokusiraju na specifično ponašanje, a ne na osobu ili njihove namjere. (Kada ste sudjelovali u natjecateljskim razgovorima tijekom sastanka osoblja, dok je Mary imala riječ, vi ste ometali druge ljude u posjetu.
• Najbolje povratne informacije su iskreno i iskreno osigurane za pomoć. Vjerujte mi, ljudi će znati znaju li ga primati iz bilo kojeg drugog razloga. Većina ljudi ima unutarnji radar koji lako može otkriti neiskrenost. Imajte to na umu kada nudite povratne informacije.

• Uspješna povratna informacija opisuje postupke ili ponašanje kojima pojedinac može nešto učiniti. Ako možete, pružite bilo kakve alate, obuku, vrijeme ili podršku koju osoba treba uspješno obaviti kako biste je trebali.
• Kad god je moguće, tražene povratne informacije su snažnije. Pitajte dopuštenje za davanje povratnih informacija. Recimo, "Želio bih vam dati neke povratne informacije o prezentaciji, je li vam to u redu?" To daje primatelju određenu kontrolu nad situacijom koja je poželjna.
• Kada dijelite informacije i određena zapažanja, dajete povratne informacije koje bi zaposlenik mogao koristiti. To ne uključuje savjete ukoliko nemate dopuštenje ili savjet. Pitajte zaposlenika što bi on ili ona mogli učiniti drugačije kao rezultat slušanja povratnih informacija. Vjerojatnije je da ćete zaposleniku pomoći promijeniti svoj pristup nego ako zaposleniku kažete što treba raditi ili kako se mora promijeniti.

• Bilo da su povratne informacije pozitivne ili konstruktivne, pružite informacije što je moguće više povezane s događajem. Učinkovita povratna informacija dobro je tempirana tako da zaposlenik može lako povezati povratne informacije sa svojim postupcima.
• Efektivna povratna informacija uključuje što ili kako je nešto učinjeno, a ne zašto. Pitanje zašto pita ljude o njihovoj motivaciji i koja izaziva obrambeni stav. Pitajte, što se dogodilo? Kako se to dogodilo? Kako možete spriječiti taj ishod u budućnosti? Kako sam mogao bolje obaviti vaš posao? Što trebate od mene u budućnosti?

• Provjerite je li druga osoba razumjela što ste priopćili pomoću petlje povratnih informacija, kao što je postavljanje pitanja ili promatranje promijenjenog ponašanja. Postavite vrijeme za ponovno sastavljanje kako biste raspravili jesu li povratne informacije promijenile izvedbu i jesu li potrebne dodatne akcije.
• Uspješna povratna informacija je što je moguće konzistentnija. Ako su akcije danas sjajne, sutra su sjajne. Ako kršenje pravila zaslužuje disciplinsku mjeru, ono uvijek treba zaslužiti disciplinske mjere.

Savjeti za pružanje najučinkovitijih povratnih informacija

1. Povratna informacija se priopćava osobi ili timu ljudi s obzirom na učinak koji njihovo ponašanje ima na drugu osobu, organizaciju, klijenta ili tim.
2. Pozitivne povratne informacije uključuju reći nekome o dobrom učinku. Učinite ove povratne informacije pravovremenim, specifičnim i čestim.
3. Konstruktivne povratne informacije upozoravaju pojedinca na područje u kojem se njegova izvedba može poboljšati. Konstruktivna povratna informacija nije kritika. Ona je opisna i uvijek bi trebala biti usmjerena na akciju, a ne na osobu.
4. Glavna svrha konstruktivnih povratnih informacija je pomoći ljudima da shvate gdje stoje u odnosu na očekivano i / ili produktivno ponašanje na poslu.

1. Priznanje za učinkovito djelovanje snažan je motivator. Većina ljudi želi dobiti više priznanja, tako da prepoznavanje potiče više cijenjenih akcija.