Što pripada datoteci za osoblje zaposlenika?

Datoteka zaposlenika je glavna datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa iz prijave za zapošljavanje putem dokumentacije za izlazak iz razgovora i prestanka radnog odnosa. Samo osoblje za ljudske resurse i neposredni nadzornik i rukovoditelj zaposlenika mogu imati pristup informacijama u dosjeu zaposlenika i nikada ne napuštaju ured za ljudske resurse.

Datoteka osoblja zaposlenika se obično pohranjuje u zaključanom ormariću za dokumente o vatri na zaključanom mjestu koje je dostupno osoblju za ljudske resurse. Povjerljivost podataka o zaposlenicima u osobnom dosjeu od najveće je važnosti.

Od svih datoteka zaposlenika koje vodi tvrtka, dosjeima zaposlenika osoblju se najčešće pristupa dan za danom za informacije od strane poslodavca, nadzornika ili osoblja za ljudske resurse.

Razmatranja o sadržaju datoteka zaposlenika

Temeljna načela i pitanja koja treba uzeti u obzir prilikom podnošenja bilo kojeg dokumenta u dosjeu zaposlenika su sljedeći.

• Hoće li poslodavcu biti potreban određeni dokument koji opravdava odluke ako je poslodavac tužen? Bi li poslodavac trebao taj dokument na sudu?
• Poznaje li zaposlenik i razumije li dokument u njegovom ili njezinom osobnom dosjeu? U većini slučajeva, poslodavci trebaju potpisati dokument od strane zaposlenika, a ne da se slažu sa sadržajem dokumenta, već da priznaju da su svjesni i pročitali dokument.
• Nikakva iznenađenja, mišljenja ili osobne bilješke o zaposleniku nikada ne bi smjeli biti stavljeni u dosje zaposlenika. Samo činjenice, bez spekulativnih misli spadaju u dosje zaposlenika.

Sadržaj datoteke osoblja zaposlenika

Slijede preporuke o dokumentaciji koju poslodavac treba držati u dosjeu zaposlenika.

Povijest zapošljavanja

• Prijava za posao
• Rezime
• Nastavi popratno pismo
• Provjera obrazovanja
• Provjera zaposlenja
• Pismo odbijanja
• Opis radnog mjesta
• Zapisi o analizi posla
• Pismo za posao ili ugovor o radu
• Agencija za zapošljavanje ili ugovor o privremenoj agenciji, ako se koristi
• Informacije za kontakt u hitnim slučajevima
• Potpisani obrazac za primanje priručnika za zaposlenike koji prikazuje prijem priručnika za zaposlenike
• Kontrolni popis iz nove orijentacije zaposlenika koji prikazuje pokrivene teme i od koga
• Svi sporazumi o premještanju i dokumentacija
• Bilo koji ugovor, pisani sporazum, primitak ili potvrda između zaposlenika i poslodavca (kao što je ugovor bez ugovora, ugovor o radu ili ugovor koji se odnosi na automobil tvrtke)

• Službeni obrasci za zapošljavanje, uključujući zahtjeve za prijenos, napredovanje, interne prijave za posao i tako dalje
• Bilo koja druga dokumentacija vezana uz zapošljavanje

Razvoj izvedbe zaposlenika, razvojni planovi i poboljšanje

• Kopije svih korištenih ocjena ili planova razvoja zaposlenika
• Samoprocjene zaposlenika
• Zapisi sa svih službenih savjetovanja
• Napomene o prisutnosti ili kašnjenju
• Dokumentacija plana za poboljšanje izvedbe
• Disciplinska izvješća
• Prepoznavanje zaposlenika kao što su certifikati, pisma o priznavanju i tako dalje
• Formalni prijedlozi i preporuke zaposlenika, odgovori organizacija
• Zapisi o obuci
• Zahtjevi za obuku
• Ocjenjivanje sposobnosti
• Obavijesti klase ili sesije obuke ili rasporeda

• Potpisane procjene potreba
• Izvješća o troškovima obuke
• Prigovori kupaca ili suradnika

Zapisnici o prestanku radnog odnosa

• Pismo o ostavci zaposlenika
• Dokumentacija za izlaz iz razgovora
• Obavijest o Cobra
• Kontrolni popis koji završava zapošljavanje
• Završno računovodstvo za sve aspekte zaposlenja zaposlenika, kao što su konačna plaća, plaća za godišnji odmor, povrat imovine tvrtke i tako dalje