Za i protiv 3 projektne organizacijske strukture

Način na koji je vaša organizacija strukturirana utječe na to kako upravljate i vodite projekte. To također može utjecati na to koliko autoriteta i dosega morate obaviti kao voditelj projekta.

Postoje tri uobičajene organizacijske strukture, a voditelji projekata rade u svim od njih: funkcionalna, projektna i matrica. Pogledajmo prednosti i nedostatke svake od njih, tako da znate protiv čega se borite kada se pridružite novoj strukturi.

Funkcionalna organizacijska struktura

U funkcionalnoj organizacijskoj strukturi, voditelj projekta i svi resursi rade u istom odjelu tvrtke, kao što je odjel prodaje i marketinga. Općenito, funkcionalni menadžer ima više ovlasti nego voditelj projekta.

prednosti

Funkcionalna struktura daje vam najmanju moć kao voditelj projekta, ali nudi mnogo drugih prednosti:

• Dobro funkcionira za male timove i male projekte jer funkcija ima potpunu kontrolu nad članovima tima i drugim potrebnim resursima.
• Lako možete pristupiti stručnjacima koji su vam potrebni jer se nalaze u istom funkcionalnom području.
• Brzo je sve skupa riješiti probleme vezane uz projekt.
• Možete ograničiti alate za komunikaciju projekta koje trebate koristiti jer je tim relativno mali i jednostavan.
• Često dobivate oduševljene članove tima koji žele raditi na projektu jer im pruža mogućnosti za karijeru. Rad na projektu može biti sjajan način da motivirate svoj tim.

• Ako projekt predate funkcionalnom timu, to će biti funkcionalni tim u kojem radite, što može olakšati zatvaranje projekta.

Nedostaci

Iako ova struktura ima mnogo prednosti, razmotrite i neke nedostatke:

• Rad se odvija u silosu, što može značiti da nemate pristup osobama izvan vaše funkcionalne podjele.
• Ljudi u projektnom timu mogu biti lojalniji svom odjelu ili upravitelju tima nego svom radu na projektu, što može stvoriti sukobe.
• Veliki projekt može završiti s funkcionalnim voditeljem projekta za svaku funkciju. To može rezultirati padom posla kroz pukotine ako svi voditelji projekata ne rade harmonično zajedno.
• Funkcionalni rad može biti izoliran u tome što nemate mogućnost da se široko povežete s tvrtkom. Održavanje strateškog fokusa može biti teže.

Organizacijska struktura projekta

Namjenski timovi rade zajedno na projektima u organizacijskoj strukturi projekta. Voditelj projekta vjerojatno ima odgovornost za upravljanje linijom za članove projektnog tima. Primjeri za to bili bi izgradnja velikih građevina, ali i korporativne inicijative koje zahtijevaju predan tim. Voditelj projekta ima krajnji autoritet, izvještavajući sponzora projekta i projektni odbor. Pojedinci na timskom radu izravno za voditelja projekta.

prednosti

Očigledna prednost strukture projekta je u tome što imate veću kontrolu nad timom, ali postoje i druge prednosti.

• Timovi mogu imati jak osjećaj identiteta. To je najlakša struktura unutar koje se stvara snažna timska kultura.
• Cijeli tim je usredotočen na ciljeve tima, tako da sukob lojalnosti postoji s dnevnim poslom za ljude koji rade na projektu. Njihov dnevni posao je projekt.
• Resursi su posvećeni projektu, tako da je mnogo lakše rasporediti posao. Znat ćete kada su članovi tima na raspolaganju i nema rizika da će oni biti povučeni u kratkom roku za posao koji obično obavlja drugi menadžer.

• Projekti koji se provode u ovoj strukturi izvrsni su za poboljšanje vještina upravljanja projektima, kao i za tehničke vještine vođenja.

Nedostaci

S projektnom strukturom najlakše je raditi, ali još uvijek ima neke nedostatke.

• Imati tim posvećen jednom projektu je skupa obveza. Može biti opcija samo na velikim projektima.
• Ako uklonite ljude s njihovih funkcionalnih poslova, možda će im biti teško vratiti se, posebno ako je projekt dug. Rad na projektima se proteže, a povratak na ono što ste učinili nakon razdoblja rada u multidisciplinarnom okruženju na novom, izazovnom projektu nije privlačna mogućnost za mnoge ljude. Upravljanje prijelazom tima kada zatvorite projekt postaje još važnije.

• Ponekad zatvaranje projekta može značiti gubitak posla ako se tvrtka preselila, a druga vam nije dostupna.
• Po svojoj prirodi, posvećeni timovi usisavaju resurse za rad na samo jednoj stvari. One mogu ograničiti broj projekata koje tvrtka može učiniti u bilo kojem trenutku, posebno kada različiti projekti zahtijevaju iste vještine.
• Voditelji projekata u ovoj vrsti strukture također upravljaju linijama za svoje timove, što znači trošenje vremena i truda na zadatke ljudskih resursa koje ne biste trebali raditi u drugim strukturama. Ako uživate u ovom elementu rada s ljudima, ovaj faktor može biti prednost.

Organizacijska struktura matrice

Treća opcija je matrična struktura. Resursi se dijele na posao i posao kao i na projekt. To može značiti da imate dva menadžera ili "točkastu" odgovornost prema voditelju projekta, kao i prema voditelju tima. Struktura funkcionalne linije upravljanja obično je prva na mjestu, a voditelj projekta uzima isprekidanu liniju.

Ova struktura dijeli moć i ovlasti između rukovoditelja funkcionalnog ili odjela tima i voditelja projekta. Morat ćete iskoristiti svoje pregovaračke vještine do pune snage.

prednosti

Matrične strukture su vrlo česte jer omogućuju menadžerima da naprave fleksibilne izbore s načinom na koji ljudi provode svoje vrijeme. Vjerojatno ćete raditi u matričnom okruženju u nekom trenutku svoje karijere. Prednosti ove strukture su sljedeće:

• Resursi se koriste učinkovito i mogu se kretati između projekata prema potrebi.
• Možete raditi na mnogo različitih stvari, ponekad paralelno - iako se i ova točka može smatrati nedostatkom.
• Timovi i pojedinci mogu biti vrlo osjetljivi. Ako se pojavi novi projekt koji mora imati prioritet, dovoljno je lako se okrenuti i odjednom se usredotočiti na nešto drugo. To ne možete učiniti lako u strukturi projekta, što traje dulje da se raspusti i pregrupira.
• Struktura zahtijeva da svi koriste isti životni ciklus i metodologiju upravljanja projektom, tako da je kretanje između projekata jednostavno. Ljudi se mogu pridružiti projektnom timu s relativno malim brojem onboarda kada je terminologija i procesi uobičajeni.

Nedostaci

Kao i kod svih uređaja, i ova ima svoje zamke. Iako je to uobičajena struktura, malo modernih radnih mjesta nije riješilo probleme preopterećenja. Davanje pojedincima previše posla može biti lako ako nemate sustave za upravljanje i nadzor cijelog posla. Drugi nedostaci su sljedeći:

• Sukob između projekata je čest jer se možda borite za iste resurse kao i drugi projekt.
• Drugi projekt možda je osigurao najbolje resurse - najprikladnije ljude s pravim vještinama - ili ih njihov linijski voditelj možda neće učiniti dostupnim za rad na projektu.
• Može postojati neki sukob između uobičajenih zadataka i projektnog rada za pojedince, posebno kada im oba menadžera daju različite prioritete.
• Resursi bi mogli imati sukob oko toga koji razvojni put uzimaju za svoju buduću karijeru. Iako možda znate da želite ostati u upravljanju projektima, možete imati mogućnost napredovanja u višu funkcijsku ulogu ili ulogu usmjerenu na više projekata. No, imati puno mogućnosti karijere je dobra stvar, čak i ako to čini za teške odluke.

Organizacijska struktura koja savršeno funkcionira za sve poslove uobičajeno za posao ne radi uvijek za projekte, a vi morate upravljati unutar okruženja u kojem radite. Dobivanje nekog iskustva u svakoj od tih struktura dobra je ideja kako biste ih mogli doživjeti iz prve ruke. Pomoći će vam da odlučite koje okruženje vam najviše odgovara i odgovara vašim vještinama i sklonostima. Tada možete napraviti informirani izbor ako imate priliku odlučiti o svom budućem okruženju za posao.

Razumijevanje prednosti i nedostataka svake organizacijske strukture projekta daje vam priliku da na najbolji mogući način potrošite svoje vrijeme i utjecaj kako biste maksimalno iskoristili svoj tim i pomogli da vaš projekt uspješno završi.