Strukture upravljanja projektima

Znate li što je upravljanje projektom i kako izgleda? Ili što učiniti ako radite u okruženju u kojem ne postoji? Počnimo s definicijom.

Upravljanje projektom: definicija

„Upravljanje“ u terminima upravljanja projektima odnosi se na politike, procese, standarde, procedure i smjernice koje određuju kako se projekti vode, vode i kontroliraju od strane vaše organizacije.

Upravljanje može biti opsežno i "teško" s mnogo birokracije, ili skromno i "lagano" (u tom slučaju vjerojatno je neučinkovito). Menadžeri bi trebali težiti ispravnoj razini upravljanja za svoje okruženje i kulturu. Osigurati da su vaše politike upravljanja prikladne svrsi ključan je čimbenik u osiguravanju njihove učinkovitosti.

Upravljanje počinje na vrhu. Odbor poduzeća treba biti predan ideji dobrog upravljanja i činjenici da se projektima treba upravljati na odgovarajući način, u okviru određenih smjernica. Takav stav i očekivani standardi će se filtrirati do projektnih odbora i voditelja projekata (i programskih timova, tamo gdje oni postoje).

Zašto je važno upravljanje projektom

Vaš sponzor projekta i ostali ključni dionici žele znati da trošite proračun projekta na pravi način. Žele vidjeti da učinkovito pratite napredak svog projekta i ulazite u upravljanje projektnim rizikom prema potrebi.

Ali razlozi za dobro upravljanje projektima idu dalje od toga.

Upravu zahtijevaju klijenti, osobito oni u javnom sektoru. Vlade i regulatori traže (iu nekim slučajevima provode) određene standarde za određene projekte. Upravljanje nije samo unutarnje pitanje: mnoge tvrtke koje posluju na reguliranim tržištima morat će slijediti smjernice iz vanjskog zakonodavstva, kao što je Sarbanes-Oxley. Upravljanje projektom čini mali dio mogućnosti da dokažete da vaša tvrtka djeluje učinkovito iu okviru navedenih smjernica i propisa za vašu industriju.

Upravljanje projektom također pomaže:

• Poboljšajte povrat ulaganja i učinkovito pratite ta ulaganja
• Osvojite buy-in za projekte
• Izbjegavajte uobičajene razloge zbog kojih projekti ne uspijevaju
• Komunicirajte učinkovitije
• Uvesti standardizaciju među projektima, olakšavajući usporedbu izvedbe
• Smanjite rizik
• Razviti i motivirati osoblje u strukturiranom okruženju

Kako izgleda upravljanje projektom

Sada znamo što je upravljanje projektom, kako izgleda na projektu? Ovdje su vrste aktivnosti koje pokazuju upravljanje u projektnom okruženju:

• Postoji disciplinirani životni ciklus upravljanja projektima koji uključuje definirane točke za odobravanje. To su točke na kojima se raspravlja o održivosti projekta i odlučuje se hoće li nastaviti s radom ili ne.
• Projekti imaju jasan poslovni slučaj, a poslovni slučajevi imaju dovoljno informacija kako bi upravljački timovi mogli donijeti prave odluke.
• Te su odluke adekvatno dokumentirane i priopćene.
• Osobe koje rade na projektima imaju definirane uloge i odgovornosti.
• Postoji kultura kontinuiranog učenja koja projektnim timovima omogućuje stalno poboljšavanje i raspravu o naučenim lekcijama u okruženju bez krivnje.

• Postoje procesi i postupci koji projektnim timovima omogućuju da pregledaju svoj projekt i zatraže neovisnu podršku ako je potrebno.
• Zainteresirane strane su angažirane i vjeruju procesu.
• Projektni timovi čine pojedinci koji su iskusni i kvalificirani u relevantnim ulogama.

Upravljanje projektima povezano je s upravljačkim strukturama u organizaciji. Ako mislite da je glavni cilj upravljanja projektom osigurati da se projekti provode na pravi način, možete vidjeti kako se povezuje s financijskim upravljanjem na korporativnoj razini, korporativnim upravljanjem rizicima i još mnogo toga.

Upravljanje projektom mora se neprimjetno uklopiti u vaše trenutne organizacijske procese. Drugim riječima, ne stvarajte potpuno novi proces financijskog upravljanja kada već imate onaj koji radi u drugim područjima! Koristite ono što trenutno postoji i podesite korporativne procese da bi bili prikladni za korištenje u projektnom okruženju.

5 Područja fokusiranja na upravljanje projektima

Kada počnete razmišljati o tome, shvatit ćete da je upravljanje projektima prožeto kroz sve elemente upravljanja projektima. Međutim, postoje neka ključna područja u kojima je upravljanje posebno važno.

1. Metodologije i procesi: Pomažu vam pouzdano i održivo obavljanje posla.
2. Upravljanje znanjem: Ovo je ključno za naučene lekcije i osiguravanje da organizacija uči iz projektnog iskustva. Upravljanje znanjem je bitno ako želite prestati praviti iste pogreške više puta.
3. Zrelost upravljanja projektima: s povećanjem zrelosti vašeg organizacijskog upravljanja projektima, tako će i vaša sposobnost uspješnog isporučivanja.
4. Buy-in na višoj razini: Predanost upravljanju projektom počinje na vrhu. Ako imate podršku za upravljanje, to će se spustiti kroz sve razine poslovanja, a pristup upravljanju će biti održiviji.

1. Podupiruća kultura: Kultura podrške, a ne krivnja, osigurat će voditeljima projekata pravo okruženje u kojem će napredovati. Kultura podrške, koju vodi Ured za upravljanje projektima ili voditelj projekta, pomoći će voditeljima projekata da ostvare svoje ciljeve i ciljeve projekta.

Što učiniti ako nema korporativnog standarda

Mnogi projektni menadžeri u manjim organizacijama nalaze se u projektima u okruženju koje pruža podršku i gdje postoji koncept za upravljanje projektom, ali bez formalnih organizacijskih struktura s kojih se mogu hraniti.

U toj situaciji - a to nije isključivo za male organizacije - dizajnirajte model upravljanja projektom od početka. Ako ne postoji pristup upravljanju projektom koji možete skinuti s police i prilagoditi vašem projektu, morat ćete izgraditi vlastiti.

To nije tako teško kao što se čini!

Počnite s postavljanjem osnove:

• Kreirajte dokumente o ulogama i odgovornostima
• Pobrinite se da imate sponzora projekta
• Provjerite imate li projektni odbor ili upravljačku skupinu i organizirajte redovne sastanke za koje uzimate i distribuirate zapisnike
• Uspostavite proces upravljanja rizicima
• Postavite proces upravljanja promjenama
• Izgradite bodove u svoj projektni raspored gdje provjerite održivost projekta u odnosu na prvobitne ciljeve poslovnog slučaja (kraj svake faze faze je prirodna točka za stavljanje tih provjera).

U konačnici, odgovornost je sponzora projekta da osigura adekvatno upravljanje, ali voditelji projekata također mogu preuzeti aktivnu ulogu u tome.

Upravljanje je možda jedan od najslabijih tema u upravljanju projektima, ali je jedan od najvažnijih. To je način na koji viši menadžerski tim zna da radite dobar posao i uvjerava ih da se projekt odvija kako treba. On također pruža provjere i ravnoteže potrebne menadžerima da znaju da se novac troši na načine koji su prikladni i usklađeni s poslovnim slučajem.