Uloge i odgovornosti voditelja sastanka

Voditelj sastanka je zaposlenik koji je odgovoran za planiranje, organiziranje, upravljanje pojedinostima i pozivanje sudionika na sastanak. Oni su zaposlenik koji je zadužen i odgovoran za napredak stvarnog sastanka. Oni poduzimaju mjere prije, tijekom i nakon sastanka kako bi osigurali da sastanak postigne svoje ciljeve uspješno.

Tko vodi sastanak?

Voditelj sastanka ključan je u tome da sastanci i timovi postanu uspješni. Zaposlenik koji služi kao vođa sastanka od ključne je važnosti. Na nekim sastancima voditelj je voditelj odjela, voditelj tima ili osoba koju je viši menadžment imenovao da vodi inicijativu. Ti su zaposlenici izabrani zbog svoje vodeće uloge zbog njihovih spoznaja o vještinama kao voditelja ili voditelja.

U drugim slučajevima, zaposlenik se može pojaviti kao vođa prirodno. Ti lideri su zaposlenici koje drugi zaposlenici gledaju i poštuju. U drugim slučajevima, tim može odlučiti rotirati vodeću ulogu među svim članovima. To omogućuje svim članovima tima da nastave razvijati svoje vještine kao voditeljice sastanaka, te u stvaranju uspješnih sastanaka, općenito.

Odgovornosti voditelja sastanka

Slijede ključne odgovornosti voditelja sastanka.

• Određuje cilj, zadatak ili svrhu koja se mora postići. To je često zadatak ili dio opisa posla voditelja.
• Odlučuje je li sastanak najbolji mogući način za postizanje cilja ili svrhe ili postizanje željenog ishoda. Odgovorite na pitanje: je li sastanak potreban?
• Određuje tko treba pomoći u planiranju sastanka.
• S timom ili vođom odlučuje o dnevnom redu sastanka. (Na tekućim sastancima ovaj zadatak se obavlja na kraju trenutnog sastanka.)
• Određuje datum, vrijeme i lokaciju najčešće koristeći zajednički organizacijski kalendar.

• Sastaje se zajedno s pred-radom kao što su čitanje, financijske informacije, povijest, povezani sastanci timskog sastanka i tako dalje.
• Poziva sudionike i dijeli zadatke i pred-rad što je moguće više vremena kako bi sudionici bili spremni za sastanak.
• Osigurava da sastanak ima zapisničara ili zapisničara koji dokumentira postupak i sve obveze, akcijske stavke ili odluke. Imenuje mjeritelja vremena, kada je to potrebno za uredno vođenje sastanka.
• Može koristiti ledolomac za zagrijavanje sudionika i stvaranje okruženja u kojem će sudionici susreta komunicirati međusobno i razmjenjivati ​​ideje i informacije.

• Dolazi rano i vodi sastanak držeći ga na zadatku, na putu, i uključuje sve sudionike kako bi svaki osjećao da je njihova nazočnost bitna na sastanku. Time se osigurava njihovo sudjelovanje na sljedećem sastanku
• Začini sastanak tvrtke tako da se sudionici ne osjećaju dosadno i dosadno. Bilo da se radi o ledolomcima, humoru ili zabavnim primjerima, nijedan sastanak ne bi trebao završiti bez smijeha.
• Osigurava dodjeljivanje i rukovanje sljedećim koracima i stavkama radnje.
• Ispituje sastanak i planira dnevni red sljedećeg sastanka.

• Nastavite sa sudionicima između sastanaka kako biste bili sigurni da su stavke akcije na pravom putu i ponuditi pomoć i / ili resurse ako volonter ima problema.

Dodatne uloge vođe

Voditelj sastanka preuzima te odgovornosti, ali također ima uloge vezane uz komunikaciju, izvještavanje i suradnju sa suigračima.

Svaki član tima ili sastanak koji je međufunkcionalan ima obvezu da informira svoj odjel ili funkciju o aktivnostima i napretku sastanka ili tekućeg tima. Oni također imaju odgovornost tražiti informacije od suradnika koji nisu u timu ili na sastanku. Ne može svaki zaposlenik prisustvovati svakom sastanku.

Voditelj ima dodatnu odgovornost da uključi i informira više rukovodioce kroz učinkovitu komunikaciju i povratne informacije. Izgradnja vlasništva od zaposlenika izvan tima ili sastanka, posebice voditelja organizacija, osigurava da tim ili sastanak uspješno razvijaju, implementiraju i integriraju svoja rješenja ili ideje.

Ako sudionik sastanka na sastanku djeluje neučinkovito, vođa je odgovoran za ispravljanje ponašanja putem učinkovitih tehnika vođenja sastanka tijekom sastanka i učinkovitog treniranja izvan sastanka. Sudionik sastanka koji monopolizira sastanak svojim mišljenjima ili kritizira druge članove mora biti ispravljen prije nego što pojedinačni sabotira uspjeh sastanka.

Te su radnje neophodne dok sudionici susreta ne dostignu razinu udobnosti i zrelosti koja im omogućuje da pomognu lideru tako što će sami sebe promatrati dok se neučinkoviti događaji razvijaju i disfunkcionalni članovi prekidaju napredak.

Učinkoviti vođa sastanka ne jamči da će projekt ili tim biti uspješan, ali on ili ona je ključni čimbenik koji pridonosi uspjehu projekata, odjela, sastanaka ili timova.

Zapisnici sa sastanaka djelotvorno doprinose uspješnim sastancima kada su zapisnici na odgovarajući način napisani i distribuirani na vrijeme.