12 stvari koje HR mora uzeti u obzir pri suočavanju s obiteljskim dopustom

Plaćeni ili ne, 80% roditelja odlazi na obiteljski dopust nakon rođenja djeteta. Dakle, dok su zaposlenici koji će uskoro biti roditelji zauzeti slikarskim vrtićima i čitajući "Što očekivati ​​kada očekujete", možete početi planirati obiteljski odmor.

Kad je riječ o obiteljskom dopustu, ljudski resursi moraju pokrivati ​​mnogo baza. Od vas se zakonski zahtijeva da radite neke stvari dok morate raditi druge kako biste zadržali tijek rada i vodili brigu o zaposlenicima koji su novi roditelji. Vaš popis obiteljskih listova mora uzeti u obzir ovih dvanaest stavki.

Saznajte pravila o obiteljskom dopustu

Sjedinjene Države su jedina zemlja na svijetu koja ne zahtijeva plaćeni rodiljski ili očinski dopust, ali Zakon o obiteljskom liječničkom dopustu (FMLA) zahtijeva od vas da osigurate 12 tjedana neplaćenog dopusta za zaposlene koji ispunjavaju uvjete.

Razumjeti ovaj zakon i ono što zaposlenici imaju pravo primati. Na primjer, zaposlenici nisu dužni uzeti pune 12 tjedana u jednom komadu - mogu povremeno odvojiti vrijeme.

Rodne mame, partneri i posvojitelji se kvalificiraju (pod uvjetom da zadovoljavaju kriterije). Upoznajte ovaj zakon, kao i sve druge zakone u vašoj državi. Redovito se usvajaju novi zakoni o zapošljavanju, tako da se isplati zadržati znanje o zakonima u vašoj nadležnosti.

Napišite formalnu politiku o obiteljskom dopustu

Dokumentirajte politiku tvrtke o obiteljskom dopustu. Da, pridržavajte se zakona, ali vaša tvrtka može odlučiti o drugim detaljima. Razmislite o ovim mogućnostima kada razmišljate o obiteljskom dopustu.

• Hoćete li ponuditi plaćeno slobodno vrijeme za obiteljski dopust? Savezni zakon to ne zahtijeva, ali za to postoje mnoge prednosti. Google je povećao zadržavanje novih majki za 50% jednostavno nudeći malo više plaćenog slobodnog vremena. Ako nudite plaćeno slobodno vrijeme, posebno navedite koliko se vremena nudi i koji se zaposlenici kvalificiraju. Primjerice, zaposlenici s punim radnim vremenom primaju x iznos, ali zaposlenici s nepunim radnim vremenom ne ispunjavaju uvjete.
• Hoće li plaćeni odmor za obiteljski odmor biti istodobno s FMLA-om? Ako zaposlenici dobiju dva tjedna plaćenog slobodnog vremena, odlučite hoće li to vrijeme trajati odvojeno ili istovremeno s vremenom FMLA. Ako se pokreće odvojeno, zaposlenici bi potencijalno mogli uzeti 14 tjedana. Ako se pokreće istodobno, zaposleniku trebate platiti samo dva od 12 tjedana na koje imaju pravo putem FMLA.

• Hoćete li imati univerzalni plan za obiteljski dopust? Ako zaposlenicima nudite razdoblje plaćenog slobodnog vremena, odlučite hoće li svaki roditelj primiti isti iznos slobodnog vremena ili će drugačije situacije biti drugačije tretirane. Primjerice, trebaju li rođene majke primati dva tjedna plaćenog slobodnog vremena, ali usvojitelji ili partneri koji ne primaju porod, primaju tjedan dana? To ovisi o tvrtki, ali zapišite politiku obiteljskog dopusta kako bi se slične situacije tretirale dosljedno.

Koordinirajte rad za obiteljski dopust

Pobrinite se da menadžeri rade s zaposlenicima prije obiteljskog dopusta kako bi koordinirali rad dok je zaposlenik otišao. Obavite sve pokrivene detalje, sve do slanja njihovih poruka e-poštom suradniku (ako je potrebno).

To će smanjiti stres za suradnike i eliminirati potencijalna uska grla. Menadžeri mogu surađivati ​​sa svojim timom kako bi prekvalificirali odgovornosti, što je korisno ne samo za vrijeme obiteljskog odmora, već i za gubitak zaposlenika iz drugih razloga.

Zapamtite privatnost zaposlenika o obiteljskom dopustu

Nisu svi željeli da cijela tvrtka zna da očekuju ili su imali bebu. I zapravo, HR nije dužan posebno reći menadžerima zašto je zaposlenik isključen na FMLA (iako će vjerojatno znati zašto je očito trudna zaposlenica odjednom nestala nekoliko tjedana).

Razmislite kako je zaposlenik otvoreno razgovarao o trudnoći s suradnicima i postupali s poštovanjem. Ako zaposlenik želi cirkulirati slike novorođenčeta na društvenoj stranici tvrtke, na Facebooku ili putem e-pošte, izvrsno. Ali vas to ne bi trebalo raditi.

Učinite pogodnosti pristupačne

Prednosti su važne tijekom trudnoće i rođenja, a nedostatak njih ili zbunjenost u njima stvara stres za zaposlenike. Gotovo svi zaposlenici žele komunikaciju po mjeri prilagođenu životnim događajima. Iako je zdravstvene potrebe nemoguće predvidjeti, sigurno je lakše predvidjeti kada netko očekuje dijete.

To je tanka linija za hodanje, ali pružite što je više moguće pomoći bez poštovanja privatnosti zaposlenika. Primjerice, neprikladno je reći trudnoj zaposlenici da vaš zdravstveni djelatnik ima telefonsku podršku za njegu, osim ako to posebno ne zatraži.

Nemate pojma što će učiniti za svoje dijete, ali još uvijek možete pomoći tako da ih podsjetite da Program pomoći zaposlenicima (EAP) ima dobre resurse za podršku.

Imajte siguran sustav na mreži gdje zaposlenici mogu pristupiti pojedinostima o pogodnostima ili dati zaposlenicima kopije primjenjive dokumentacije. Kad god je moguće, usmjerite zaposlenike na mjesta gdje mogu istraživati ​​i pronaći odgovore. To za posljedicu ima manje rada za vas i osposobljava ih da sami upravljaju i istražuju pogodnosti, uz poštivanje njihove privatnosti.

Pružite fleksibilnost

Ljudi žele fleksibilnost, ali povlače potrebne linije.novi naziv roditelja ne čini prihvatljivim za stalno zaposlene samo 25 sati tjedno. Vjerojatno nije razumno da zaposlenici stalno dovode svoju novu bebu na posao. Vjerojatno nije velika stvar ako Erica stigne u 9:15 sati dok provjeri raspored dnevnog boravka.

Fleksibilnost može pomoći zaposlenicima da se prilagode svojoj novoj odgovornosti. Zaposlenici trebaju imati tim ljudi koji ih podržavaju na poslu, a ponuda fleksibilnih sati ilustrira vašu podršku.

Neke tvrtke smatraju da je obostrano korisno dopustiti zaposlenicima da se polako vrate u rad. Dopuštanje zaposlenicima da se vrate s nepunim radnim vremenom nekoliko tjedana nakon porodičnog dopusta daje im mogućnost da donesu novac, a da se ne osvoje. Također olakšava teret zaposlenika da izađe iz ureda.

Ako zaposlenici koriste svo vrijeme FMLA, ali im je potrebno još malo vremena za oporavak, pokušajte ga produžiti s neplaćenim vremenom odmora. Ako se zaposlenici ne kvalificiraju za FMLA (a prema plaćenim odvjetnicima za roditeljski dopust, 40% američkih zaposlenika to ne čini), pokušajte ih svejedno prilagoditi.

Napravite plan za nepredviđene situacije

Fleksibilnost može imati koristi i za tvrtku ako se promjena pozicije zatraži prije ili nakon što zaposlenik uzme roditeljski dopust. Na primjer, roditelj može željeti smanjiti broj sati ili prebaciti dio (ili sve) svog radnog vremena na daljinski rad kako bi ostao kod kuće sa svojim novim djetetom.

Zakonski ste samo dužni vratiti položaj jednake plaće, beneficija i prestiža zaposleniku koji se vraća iz FMLA-e, ali zaposlenici mogu raditi učinkovitije ako se naprave dodatne prilagodbe.

Ne mogu sve tvrtke priuštiti takve promjene, ali ponekad je moguće i smještaj. Neki roditelji žele promijeniti plan rada nakon rođenja i mogu u cijelosti smanjiti radni plan. I ne pretpostavljajte da će samo roditeljice ostaviti radnu snagu iza sebe.

Razmotrite promjene u naknadi za zaposlenike

Sa svim uzbuđenjem novog djeteta, zaposlenici mogu zaboraviti da je novi snop radosti također nova ovisnost koju trebaju dodati svojim planovima zdravstvenog osiguranja. Podsjetite zaposlenike na datume i prozore gdje mogu i trebaju promijeniti svoje izbore.

Ostale promjene koje se razmatraju odnose se na zaposlenike koji uzimaju dopust. Za vrijeme neplaćenog dopusta FMLA, zaposlenici neće naplatiti plaću. Kako će oni platiti za njihove pogodnosti premije?

Morate donositi odluke o nekoliko drugih pitanja vezanih uz politiku za vaš priručnik i implementaciju.

• Odlučite hoće li zaposlenici nastaviti odlaziti s slobodnim vremenom tijekom dopusta. Ako se ne prikupljaju, uzmite to u obzir pri izračunavanju slobodnog vremena ili prilagodite za taj dopust u softveru tvrtke za isključivanje.
• Ako se zaposlenici ne vrate nakon rođenja, isplatite vrijeme odmora na konačnoj plaći ako je to određeno politikom o godišnjem odmoru tvrtke.
• Provjerite pravila o godišnjem odmoru kako biste utvrdili mogu li zaposlenici dodati bilo koje vrijeme za odmor na roditeljski dopust ili FMLA vrijeme koje već uzimaju.

Svi ovi detalji trebali bi biti uključeni u politiku slobodnog vremena. Ako nisu, dodajte ih tako da se prema svakom zaposleniku postupa jednako.

Budite osjetljivi

Povremeno, rođenje djeteta nije slavljenički događaj u životima ljudi. Neplanirane trudnoće se događaju. Kasni pobačaj i smrtnost dojenčadi su poražavajući. Zaposlenik može odabrati dijete na usvajanje ili prekinuti trudnoću. Pristupite bilo kojoj od ovih situacija s osjetljivošću i poštovanjem.

Radite s zaposlenikom i upraviteljem zaposlenika kako biste osjetljivo postupali s povratkom na posao. Također, razmislite o nekim situacijama (poput pobačaja) u politici teške smrti tvrtke.

Bolni životni događaji su teški za zaposlenike, ali i teško za ljude na poslu koji brinu o njima. Razmislite o tome kako tvrtka može osjetljivo (i privatno) unaprijed riješiti te situacije.

Slaviti

Mala, lijepa gesta iz organizacije podsjetit će zaposlenike da imaju tim suradnika koji ih navija u uredu. Pričekajte nekoliko dana nakon rođenja kako biste bili sigurni da sve ide kako treba, a zatim pošaljite malo cvijeća, kartice ili one. Razmotrite što će taj zaposlenik cijeniti i pokušajte individualizirati tu gestu.

Razmislite o post-baby smještajima

Za mnoge tvrtke roditeljska naknada ne prestaje kada obiteljski dopust to učini. Razmotrite što će vam zaposlenici trebati ili cijeniti. Zakon o poštenim radnim standardima (FLSA) zahtijeva od tvrtki da pružaju dojilje majkama vrijeme odmora i negdje privatno da izraze majčino mlijeko.

Radnim roditeljima bez partnera koji će ostati kod kuće vjerojatno će također trebati skrb o djeci - što se smatra najvećom stavkom proračuna za američke obitelji. U prosjeku, američke obitelji troše 9.589 dolara godišnje na skrb o djeci do 28.353 dolara za skrbnika u kući.

Razmotrite dodatne pogodnosti za zaposlenike

Razmislite o stvaranju neke vrste naknade za brigu o djeci za zaposlenike kao što su troškovi subvencioniranja ili čak pružanje mogućnosti za skrb o djeci na licu mjesta ili u blizini. Osamdeset i tri posto zaposlenika koji primaju skrb o djeci kažu da im to pomaže smanjiti stres i povećati ravnotežu između posla i života.

Kada je riječ o naknadama za skrb o djeci, zaposlenici će cijeniti pomoć, a jedino ograničenje je u tome kako kreativno možete pristupiti koristi (i što tvrtka može priuštiti i smjestiti).

Pomozite zaposlenicima da imaju miran - ne stresan - obiteljski dopust dok osiguravaju da je posao na odgovarajući način zbrinut i dok su otišli i kada se vraćaju.

Slijedite pravila i utvrdite smjernice kako biste osigurali usklađenost i pravedan tretman za sve zaposlenike koji primaju porodični dopust.

Velike promjene u životima zaposlenika uzbudljive su i tranzicija za sve. Uz malo planiranja, možete se lako kretati obiteljskim listovima.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis je brand novinar i zagovornik visokog učinka HR profesionalaca. Ona istražuje, analizira i piše kako bi ohrabrila HR-ove da izvuku najviše iz svojih inicijativa.