Kako izraditi plan za outsourcing

Mnoštvo rasprava o outsourcingu u medijima čini ga složenim, ali vrlo jednostavnim. Čak iu našim domovima, mi "outsourcing" mnoge zadatke: kuhanje, održavanje naše travnjaka, i čuvanje djece, samo na nekoliko imena. Kada nemamo vremena, fokusa ili vještina da sami obavimo posao, tražimo nekoga tko može i nekoga tko će obaviti posao za cijenu koju možemo priuštiti. Korporacije rade na isti način, iako njihove odluke mogu uključivati ​​više čimbenika i donositelja odluka.

Razvojni proces

No, baš kao što obitelji donose različite odluke, korporacije mogu doći do zapanjujuće različitih odluka o outsourcingu.Ne postoji predložak koji funkcionira za sve tvrtke, ali postoji proces koji sve tvrtke trebaju uzeti u obzir:

realizacija

U prošlosti, mnoge korporacije možda nisu ni znale što je outsourcing. Danas, oni znaju za outsourcing, ali možda ne shvaćaju koliko outsourcinga (i outsourcinga) programa već rade: Copy centri, poštanske sobe, upravljanje objektima, IT, pa čak i dijelovi korporativnog pravnog odjela. Outsourcing možda neće riješiti svaki problem, ali učenje o prethodnoj generaciji ugovora identificirat će nove projekte i pružiti vrijedan uvid.

Postavljanje ciljeva

Da biste bili uspješni u stvaranju programa za outsourcing, morate definirati specifične ciljeve, kao što su smanjenje ukupnih troškova poduzeća za pet posto, fokusiranje na učinkovitost za jednu lokaciju ili samo pogled na funkcije koje se izvode u jednoj poslovnoj jedinici. Ciljevi ne trebaju goleme detalje. Kako se vaše iskustvo outsourcinga povećava, definicije će se promijeniti.

Sudjelovanje

Potrebni su vam sudionici iz mnogih područja stručnosti da biste dali svoj doprinos planu, provjerili pretpostavke i pružili stručnu prosudbu. Kada prijeđete s općeg plana na određene projekte, ponovit ćete ovaj proces i stvoriti podskupine s još specifičnijim znanjem.

identifikacija

Sada kada imate ciljeve i stručnjake kako biste identificirali i protumačili informacije, vrijeme je da identificirate određene projekte za vaš outsourcing program. Svaka tvrtka razvija različite kriterije i vodi je kulturom jednako kao i financijskom ili operativnom analizom, ali postoje zajednički kriteriji koje biste trebali pogledati:

• Prethodne odluke: Vaša je tvrtka vjerojatno donosila ranije odluke o korištenju osoba koje nisu zaposleni, kao što su radnici na određeno vrijeme ili ugovori o pružanju usluga. Radite s nabavom i svojim PMO (Project Management Office) za detalje. Pogledajte kako su rješavali pitanja na ovom popisu i sastavili naučene lekcije.
• ekspertiza: Izvodite li funkcije ili proizvodite proizvode bez dovoljno stručnosti ili imate problema s zadržavanjem menadžera? Ima li sadašnja uprava plan za rješavanje tih problema? Ako ne, to bi mogao biti dobar outsourcing projekt.

• Kvaliteta: Čak i ako funkcija ima osobe s pravim vještinama i iskusnim menadžerima, možda nećete dobiti razinu usluge koja vam je potrebna. Da li upravitelj provodi ankete kupaca? Što korisnici kažu o proizvodima ili uslugama? Jaz u kvaliteti ili nedostatak interesa za službu za korisnike je još jedna zastava za outsourcing.
• Cijena: Iznimno kvalitetna usluga nije nužno dobra vrijednost. Kako se vaši troškovi uspoređuju s konkurentima? Da li funkcija proizvodi mjesečna izvješća: Jedinični troškovi, operativni troškovi, višegodišnji trendovi troškova? Ako ova funkcija ne može izraditi ta izvješća, vanjska usluga može pružiti veću transparentnost u vašim operacijama.

• skala: Kada pregledate cijelu tvrtku, učinit ćete mnoga neočekivana otkrića. Ostani fokusiran! Jedan veliki projekt je bolji kandidat za outsourcing nego niz manjih projekata. Taj jedan veliki projekt zahtijevat će znatno manje administrativnih i upravljačkih resursa. Imajte sveobuhvatan popis, ali samo odaberite kandidate koji pružaju veliki utjecaj na prvi val projekata.
• Sigurnost: Sada imate dobru ideju o potencijalnim projektima. Vrijeme je da ih filtrirate prema sigurnosnim standardima. Sigurnost je složena i kontroverzna tema. Različiti standardi primjenjuju se na različite industrije, a neke tvrtke su više svjesne sigurnosti od svojih konkurenata. Razumjeti unutarnje i industrijske standarde te prema tome ograničiti projekte outsourcinga. Uključite pravnu, informatičku, korporativnu sigurnost, usklađenost (ako se primjenjuje) i bilo koje "rizične" odjele u svojim raspravama.

• određivanje prioriteta: Svaka gore navedena stavka (a možda i druge karakteristike) mora se bodovati, a zatim se svakom projektu treba dodijeliti ukupna "vrijednost outsourcinga". Nesumnjivo, bit će mnogo rasprava o tome koje su karakteristike najvažnije, ako su njihove ocjene točne, i treba li razmotriti druge karakteristike. Nemojte se iznenaditi ako taj proces traje mjesecima ili čak godinama.
• Komunikacija: Do trenutka kada ste dali prioritet potencijalnim projektima, održali ste mnogo sastanaka i razgovarali s mnogo ljudi. Očekujte da će ove rasprave biti javne informacije u odjelima koje ste ciljali za outsourcing. Uvijek pretpostavite da će te rasprave doći do vaše populacije zaposlenika, često u stvarnom vremenu. Potrebno je pripremiti i pripremiti pažljivo promišljene korporativne komunikacije. Nikada ne dopustite da glasine postanu bolji izvor informacija od činjenica.

izvršavanje

Na kraju ovog procesa imat ćete svoj početni outsourcing plan. Postoji mnogo više koraka dok izvršavate ovaj plan: potvrđivanje podataka, stvaranje pododbora za određene projekte, identificiranje dobavljača, vođenje pilota, dodjeljivanje ugovora i tako dalje. Međutim, izrada plana pruža vam prve i najvažnije korake.