Kako pokrenuti učinkovite sastanke koji proizvode rezultate

Ljudi provode toliko vremena na poslovnim sastancima da je pretvoriti vrijeme sastanka u održive rezultate prioritet za uspješne organizacije. Radnje koje poslovne sastanke čine uspješnima zahtijevaju vodstvo voditelja sastanka prije, tijekom i nakon sastanka.

Ako iskoristite ove dvanaest savjeta za upravljanje poslovnim sastancima, vaši sastanci i timovi bolje će funkcionirati i donijeti bolje rezultate.

Akcije koje treba poduzeti prije poslovnog sastanka

Radnje prije poslovnog sastanka uspostavljaju temelje za postizanje rezultata sastanka. Možete učiniti sve što je potrebno, ali bez prethodnog rada nećete biti uspješni.

Planirajte poslovni sastanak

Učinkoviti poslovni sastanci koji donose rezultate počinju pametnim planiranjem. Prvo, utvrdite trebate li druge zaposlenike koji će vam pomoći u planiranju sastanka (tj. Privlačenje ljudi iz nekoliko odjela). Onda odlučite što ćete ostvariti održavanjem sastanka i uspostavite ostvarive ciljeve za vaš sastanak.

Ciljevi koje postavite za poslovni sastanak uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka. Kao što Stephen Covey kaže u "Sedam navika visoko učinkovitih ljudi", "Započnite s mislima na kraj." Svrha sastanka će odrediti fokus sastanka, dnevni red sastanka i sudionike koje ćete morati prisustvovati sastanku.

Pobrinite se da trebate sastanak

Možda će zvučati unatrag, ali kada izradite plan svog poslovnog sastanka, pobrinite se da sastanak bude prikladno sredstvo za postizanje postavljenih ciljeva. Održavanje sastanaka je skup pothvat kada uzmete u obzir naplatne troškove polaznika. Potrudite se utvrditi da je sastanak najbolja prilika za rješavanje problema, poboljšanje procesa ili stvaranje dugoročne ili kratkoročne strategije za vaš tim ili odjel.

Osigurati odgovarajuće sudjelovanje na sastanku

Ako je poslovni sastanak prikladan način da ostvarite svoje ciljeve, provjerite sa sudionicima čija je prisutnost potrebna kako bi sastanak uspio. Ovo može zvučati kao da nema pojma, ali potiče najodvažnijeg vođu - ključni sudionici moraju biti dostupni da prisustvuju sastanku.

Ponekad ljudi šalju delegate u njihovoj odsutnosti. Ako delegat prisustvuje na mjestu ključnog donositelja odluka, pobrinite se da imenovani član osoblja ima ovlasti donositi konačne odluke koje se mogu potpisati. Inače, odgodite sastanak.

Distribuirajte i pregledajte rad prije sastanka

Koliko ste sastanaka pohađali, a koji je započeo tako što je voditelj sastanaka podijelio gomilu papira ili pokrenuo PowerPoint prezentaciju za raspravu? To je frustrirajuće zbog spuštanja na limene taktike; sastanak postaje grupno čitanje - teško je produktivno za vaše poslovanje.

Poslovne sastanke možete učiniti najproduktivnijima i osigurati rezultate osiguravanjem potrebnih predradnji prije sastanka. Pružanje predradnje, grafikona, grafikona i čitanje materijala 48 sati prije početka sastanka znači da svatko dolazi spreman za skok.

Dokumentacija koja će vam pomoći postići ciljeve sastanka može uključivati ​​sljedeće:

• izvješća i podatke
• grafikone i linkove na konkurentne informacije
• mjesečna prodaja
• planove proizvodnje
• Microsoft PowerPoint slajdovi koji ilustriraju ključne točke za raspravu
• zapisnici sa sastanaka, bilješke i naknadni rad sa ranijih sastanaka ili povezanih sastanaka i projekata

Radnje koje treba poduzeti tijekom poslovnog sastanka

Tijekom poslovnog sastanka, ako učinkovito iskoristite vrijeme, izgradit ćete entuzijazam za temu i stvoriti predanost sudionika. Ljudi će se osjećati dijelom nešto veće od svakodnevnih izazova. Stoga će dobro organiziran, aktivan sastanak koji postavlja pozornicu za daljnje aktivnosti rezultirati rezultatima sastanka.

Učinkovito olakšavanje poslovnih sastanaka

Voditelj sastanka postavlja pozitivan, produktivan ton za interakciju među sudionicima sastanka. Učinkovito održavanje sastanaka započinje pregledom ciljeva ili očekivanih rezultata sastanka i dnevnog reda. Voditelj pomaže članovima grupe da ostanu usredotočeni i produktivni.

Sastanak i dnevni red postavili su okvir za sastanak. Učinkoviti moderator, koji održava sudionike na putu, osigurava postizanje očekivanih, željenih rezultata kao rezultat sastanka.

Uključite svakog sudionika u izvodljive radnje

Svaka radna grupa ima različite osobnosti koje se pojavljuju na sastancima. Imate tihe suradnike kao i ljude koji pokušavaju dominirati u svakoj točki rasprave. Bilo da olakšava ili prisustvuje sastanku, morate uključiti svakog sudionika u proces ispunjavanja ciljeva.

Time se osigurava da se svaki sudionik ulaže u temu sastanka i slijedi. Nećete imati jednog člana - ili sebe - pokušavajući nositi cijeli teret.

Napravite plan praćenja poslovnih sastanaka

Tijekom poslovnog sastanka izradite plan praćenja s akcijskim stavkama. Efektivni planovi uključuju sljedeće:

• Stavka određene radnje
• Ime osobe koja je preuzela vlasništvo za izvršavanje stavke radnje
• Datum dospijeća stavke radnje
• Konsenzus o tome što čini završetak stavke akcije

Raspravljajte o stvarnim scenarijima i preprekama uspjehu koje članovi tima mogu iskusiti dok pokušavaju ostvariti stavke potrebne za postizanje rezultata. Ako vam je potreban naknadni sastanak, postavite vrijeme prije odlaska sudionika kako bi se to nalazilo na svačijem kalendaru.

Akcije koje treba poduzeti nakon poslovnog sastanka

Akcije i planiranje prije i za vrijeme sastanka igraju veliku ulogu u postizanju očekivanih, pozitivnih i konstruktivnih rezultata. Vaše su akcije nakon sastanka jednako važne. Praćenje na sljedećem planiranom sastanku nikada nije dovoljno za ulaganje kako bi se osigurali rezultati.

Objavite minute sastanka

Objavite svoje minute i akcijski plan u roku od 24 sata. Ljudi će najučinkovitije doprinijeti rezultatima ako odmah počnu s radnjama. Još uvijek imaju svježe sjećanje na sastanak, razne točke za raspravu i razloge za svaku točku sastanka.

Također, kašnjenje u raspodjeli minuta utjecat će na vaše rezultate jer većina ljudi čeka da stigne minuta prije nego što se posvete svojim obvezama.

Učinkovito praćenje poslovnih sastanaka

Poštivanje i poštivanje rokova i praćenje pomoći će vam da postignete rezultate svojih sastanaka. Nakon sastanka, svaka osoba sa stavkom akcije treba izraditi akcijski plan za izvršenje svake svoje obveze.

Bilo da pišu korake u svom planeru, delegiraju zadatke drugoj osobi ili odmah izvršavaju zadatak, osoba je odgovorna za praćenje.

Također, možete poboljšati rezultate sastanka slijedeći svaku osobu na sredini puta između sastanaka. Vaš je cilj provjeriti napredak i osigurati da su zadaci u tijeku.

Odgovornost za praćenje tijekom sljedećeg sastanka

Jeste li ikada sjedili na sastanku koji je sastojao od svakog sudionika koji je grupi rekao zašto nisu u stanju ispuniti svoje obveze? Uspostavljanje norme ili običaja odgovornosti za rezultate počinje u ranom ciklusu sastanka.

Pomoć posrednika na sredini puta između sastanaka pomaže, ali skupina mora učiniti neuspjeh zadržavanju neprihvatljivih obveza. Neka sudionici izvijeste o napretku i ishodima na sljedećem sastanku s očekivanjem da će svi sudionici postići postignute ciljeve. Ako je zadatak zaustavljen, na sljedećem sastanku provjerite postoji li legitimna prepreka za napredak i odredite kako nastaviti.

Obavijestite poslovni proces o kontinuiranom poboljšanju

Praksa izvješćivanja svakog poslovnog sastanka je moćan alat za kontinuirano poboljšanje. Sudionici se izmjenjuju i raspravljaju o tome što je bilo učinkovito ili neučinkovito u vezi s trenutnim procesom poslovnog sastanka. Oni također raspravljaju o napretku koji osjećaju da je grupa napravila na tu temu.