Kako voditi učinkovite sastanke tima

Učinkoviti sastanci su zanimljivi događaji visoke energije gdje članovi tima rade zajedno kako bi donosili odluke ili rješavali probleme. Nažalost, previše sastanaka na kojima smo prisutni čini se upravo suprotnim. Najgori susreti donose vrijeme puzanju ostavljajući sve mentalno i emocionalno iscrpljene i više nego malo frustrirane. Razlika je u tome kako se sastanci planiraju i provode.

Najbolji menadžeri razumiju važnost tih događaja i shvaćaju da je za stvaranje velikog sastanka potrebno planiranje i namjerni napor. Ovaj članak nudi deset savjeta koji će vam pomoći iskoristiti ovo dragocjeno vrijeme suradnje sa svojim timom. Evo nekoliko savjeta o tome kako ojačati sastanke vašeg tima.

Imajte pozitivan stav o sastancima

To je najvažnija stvar koju menadžer može učiniti kao vođa kako bi poboljšao timske sastanke. Iznenađujuće je kako mnogi menadžeri s ponosom objavljuju da im se ne sviđaju sastanci, ali da postignu značajne rezultate, riješe probleme, donose odluke, informiraju, inspiriraju, surađuju i motiviraju, menadžeri trebaju raditi s ljudima.

To znači da povremeno dovode te ljude u sobu ili na konferencijski poziv i razgovaraju s njima. Upravljanje ne znači sjediti u uredu s vratima koja šalju poruke e-pošte. Kao vođa, pokušajte na sastancima gledati kao na manifestaciju vodstva. Vrijeme vodstva pokazuje vrijeme, a ne nešto što bi se bojalo kao putovanje zubaru.

Zapamtite, Vi posjedujete sastanak

Nemojte delegirati planiranje dnevnog reda administrativnom pomoćniku ili drugom članu tima. Kao vođa, to je vaš sastanak za planiranje i vođenje. Da biste se stavili u odgovarajući okvir uma, pitajte i odgovorite na sljedeće pitanje: "Nakon ovog sastanka, što želim da ljudi nauče, postignu ili riješe?"

Uvijek pripremite dnevni red

Sve što ćete ikada pročitati o učinkovitim sastancima na radnom mjestu uključuje savjete o pripremi dnevnog reda. Ipak, svi smo se pojavili na sastanku na kojem nema dnevnog reda. Čin planiranja dnevnog reda pomaže u fokusiranju i identificiranju prioritetnih tema sastanka.

Zatražite unos o dnevnom redu

Iako je glavna odgovornost rukovoditelja razviti dnevni red, članovi tima mogu biti pozvani da doprinesu točkama dnevnog reda. Pošaljite poziv za ideje nekoliko dana prije sastanka.

Začinite ga

Stavite malo raznolikosti u format. Evo nekoliko stvari koje možete učiniti da biste začinili sastanke svojih timova:

• Pozovite gostujuće govornike
• Slavi nešto
• Provodite “okrugli stol o učenju” - članovi tima imaju priliku učiti jedni druge nešto
• Pogledajte Ted razgovor koji je relevantan za dnevni red sastanka
• Pokrenite aktivnost team buildinga
• Promijeni lokacije (razmislite o sastanku izvan web-lokacije)
• Donesite zabavu ili zanimljivu hranu
• Sastanak s "pojedinačnim dnevnim redom"
• Pitajte za munjevito ažuriranje
• Angažirajte tim u brainstormingu
• Zamijenite stolice ili promijenite nešto razbiti monotoniju

Dopusti neki “bijeli prostor” za spontanu kreativnost i angažman

Nemojte gomilati toliko stvari na dnevnom redu da se borite da ih dovršite. Umjesto toga, ostavite malo prostora na kraju za spontanu raspravu. Ako sastanak završi rano, onda neka svi idu rano. Svi cijene i vrijeme.

Upotrijebite sastanke tima za suradnju

Umjesto da samo dijelite informacije, pokušajte riješiti problem ili raditi s grupom na donošenje odluke. Da, to je izazovno i može biti neuredno, ali to je mjesto gdje dobivamo najveću vrijednost od sastanaka.

Osvijetliti

Budući da je vođa sastanka ne radi se o lutanju autoriteta ili zlouporabi moći. Primjer za to je kažnjavanje nekoga zbog kašnjenja pred timom. Zadrži smisao za humor i svoju poniznost.

Follow-Up

Pratite akcijske stavke i uvjerite se da ljudi rade ono što kažu da će učiniti. To je frustrirajuće pojaviti se na sljedećem sastanku i saznati da polovica tima nije radila ono na što su se obvezali na posljednjem sastanku. Nastavite prije sastanka i držite pojedince odgovornim za svoje obveze.

Budite vođa modela uloga

Sastanci timova nisu vrijeme kada se vaši čuvari spuštaju i vraćaju se s timom. Zadržite sebe i svoj tim prema najvišim standardima ponašanja, što znači da nema šala u boji, branje članova tima, cinizam i sarkazam, ili udaranje drugih odjela ili uprave. Razmislite o vrsti vođe po kojoj želite biti poznati, a zatim se pojavite na svakom sastanku biće tog vođe.

Donja linija

Prilika za susret i rad sa svojim timom je užasna stvar za gubljenje. Važno je da razvijete disciplinu kako biste planirali i vodili sastanke koje ljudi cijene i guraju naprijed.