Kako voditi projekt kada niste šef tima

Povratak u školu, grupni projekt nije uvijek bio pozitivno iskustvo. Neizbježno je da su u svakoj grupi neki radili teže od drugih, dok se drugi nikada nisu pojavili. Kao rezultat toga, moglo bi biti frustrirajuće ako ste jedan od članova tima koji nose veći dio tereta.

Nešto se razlikuje u poslovnom svijetu jer svaki projekt ima voditelja projekta i ta osoba može dati stvarne posljedice ako članovi tima ne završe svoje zadatke. Čak i ako voditelj projekta nema disciplinsku vlast nad svojim timom, svaki loš učinak člana može se vratiti svom šefu i negativno se odraziti na njihovu karijeru.

Vjerojatno upravitelj projekta neće moći birati članove tima za projekt i neće imati ovlasti za uklanjanje člana zbog loših rezultata. Kako upravljate projektom kada vam članovi tima ne izvješćuju?

Evo šest savjeta o tome kako voditi projekt kada vam članovi tima ne javljaju.

Razjasnite svoje granice sa šefom

Prije nego što uopće dobijete svoj prvi sastanak tima, sjednite s osobom koja vas je dodijelila ovom projektu i razgovarajte o očekivanjima uprave. To je najlakše, naravno, ako se vi i svi članovi tima prijavite u istu osobu, ali čak i ako ne, htjet ćete ovaj razgovor.

Ovo su pitanja koja želite postaviti:

• Imate li moć ukloniti i zamijeniti ljude u timu ako ne rade?
• Da li ovaj projekt ima prioritet nad drugim projektima? Ako ne, onda gdje vaš projekt sjedi u hijerarhiji. Drugim riječima, možete li reći članovima vašeg tima da moraju prestati raditi na nekom drugom projektu kako bi ispunili rok?
• Ako imate problema s izvedbom članova tima, hoće li vas šef disciplinski ovlastiti, ili se smatrate ravnopravnim članovima tima?
• Ako to već niste učinili, pitajte koji su ciljevi projekta i očekivani vremenski okvir do završetka.

Ako ste utvrdili svoje granice prije početka projekta, znat ćete koliko daleko možete ići i što možete tražiti od članova vašeg tima. Šef koji kaže: "Ovaj projekt je glavni prioritet", ali vas neće podržati, isti je kao što šef kaže: "Ovo nije glavni prioritet."

Međutim, dobivanje buy-ina od vašeg šefa o tome je li projekt glavni prioritet može vam pomoći da nagovorite članove da rade što je moguće više. I nemojte se bojati biti izravni sa svojim šefom navodeći da želite znati razinu važnosti projekta kako biste tu poruku mogli prenijeti timu. Želite priopćiti da svatko ima isti cilj, da se projekt završi ispravno i na vrijeme.

Također, možete kontaktirati svog šefa putem e-pošte tražeći potvrdu da je projekt glavni prioritet. Nakon što primite potvrdu koju ste poslali e-poštom, možete je proslijediti timu ako je potrebno.

Važno je zapamtiti da članovi tima mogu imati i druge odgovornosti osim projekta. Kao rezultat toga, oni možda neće smatrati vaš projekt prioritetnim za njih na početku, ali to nije nužno zato što im nije stalo ili žele izbjeći rad. Vrlo je vjerojatno da oni jednostavno imaju druge zadatke i odgovornosti koje trebaju ispuniti na dnevnoj bazi. To je osobito istinito kada radite s kolegama iz različitih odjela.

Razgovarajte sa svojim šefom kako biste razjasnili važnost projekta, ciljeve i vremensku skalu, te priopćili da informacije rano u timu mogu pomoći da se proces pomakne glatko i manje stresno.

Razgovarajte sa svojim timom prije izrade zadataka

Kada imate višestruki organizacijski tim, lako je napraviti zadatke. Jane iz marketinga će obraditi marketinške zadatke. Karen iz financija će se nositi s financijama. Ali čak i kada su odgovornosti jasne, prvo razgovarajte s članovima vašeg tima.

Možda ćete saznati da su i Karen i Jane tražili da budu u ovom timu kako bi saznali više o drugim područjima tvrtke, pa kad ih dodijelite njihovim područjima stručnosti, mogu postati frustrirani.

Taj je razgovor ključan za odličan timski odnos.Iako ste odgovorni za konačan ishod projekta, nećete postići velike rezultate bez članova tima koji su na brodu. Ukratko, osnažite svoje članove tima tražeći njihov doprinos i svoje brige. Kada je projekt potpun i uspješan, cijeli tim može osjetiti ponos znajući da je svaki od njih odigrao aktivnu ulogu u njegovu uspjehu.

Dvostruka provjera s šefom

Ako, nakon razgovora s članovima vašeg tima, utvrdite da je jedini način da ostvarite taj zadatak da date zadatke koje će jedna ili više osoba naći neugodne, razgovarajte sa svojim šefom prije nego što napravite zadatke.

Zašto? Želite biti sigurni da imate sigurnosnu kopiju koja vam je potrebna i da niste zanemarili opciju koja će ispuniti zadatke članovima tima.

Uzmi na najmanje jedan loš zadatak sebe

Svatko može znati da ste izabrani da vodite ovu momčad zbog vašeg uspjeha, ali također je važno podignuti rukave i ući u mješavinu stvari.

Uzimanje nečeg teškog ili neugodnog šalje poruku da ste dio tima i da vam je stalo do svojih suigrača. Dodjeljivanje neugodnih zadataka šalje poruku da mislite da ste bolji od svojih suigrača.

To ne znači da morate obaviti sve loše zadatke. Ali budite sigurni da su podijeljeni među članovima tima. Ono što je neugodno varira od tima do tima, ali svaki projekt ima nešto što nitko ne želi učiniti. Često postoje brojni zadaci koje bi svi željeli izbjeći. Provjerite jesu li pravedno podijeljeni i uzmite svoj dio.

Dajte brzu povratnu informaciju

Zapamtite da je povratna informacija više od izgovora, "odličnog posla" ili "lošeg posla", "to je bio odličan posao jer …" i "to nije ispalo tako dobro jer …" Bez toga jer fraze nitko ne uči, I dok tražite povratne informacije, provjerite prihvaćate li povratne informacije od članova tima.

Opet, osnažujete ih da izvrše dobar posao i podsjetite ih da je njihov uspjeh vaš uspjeh i da ste svi u tome zajedno. Pružajući povratne informacije i učeći ih kako napraviti zadatak, pogotovo ako imate više iskustva, stvorit ćete pozitivno radno okruženje.

Neka svi budu informirani

Kao voditelj tima izvještavat ćete o napretku rukovoditeljima vaše organizacije i višim rukovoditeljima. Pobrinite se da podatke s tih sastanaka vratite svom timu. Osim toga, neka vaša grupa zna što ćete reći na tim sastancima.

Također, dajte svima kredit, pogotovo kad je riječ o pohvalama. Je li projekt dobro prošao jer ste nevjerojatni? Pa, naravno, ali nemoj to reći. Recimo da projekt ide dobro jer je tim nevjerojatan. Svi će znati da ste dio tima.

Ali što ako projekt ide užasno? Podijelite li krivnju? Da, ali samo privatno. Idete pojedinačno u članove tima i radite kako biste promijenili njihov smjer ili doprinos. Ako to ne uspije, idite svom šefu i riješite probleme.

Ako imate moć da uklonite ljude iz tima, sada je vrijeme da to učinite, ali ako to ne učinite, možete razgovarati s osobom koja to čini. Ali što god radili, nemojte početi tračati ili se žaliti na članove vašeg tima. To će uništiti njihov moral i učiniti sve gore.

Zapamtite da uspješno vođen timski projekt može povećati vašu karijeru, unaprijediti vaš profesionalni ugled i učiniti vaš rad vidljivim u vašoj organizaciji. Rezultat mogu biti dodatni zadaci ili promocija.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas je slobodna književnica koja je provela 10 godina u korporativnim ljudskim resursima, gdje je zaposlila, otpustila, upravljala brojevima i dvostruko provjerila s odvjetnicima.