Kako organizirati sastanak za sve zaposlenike

Da li vaša tvrtka održava sastanke svih ruku? Ako ne, možda ćete htjeti razmisliti o organiziranju takvog sastanka. Naravno, nikada ne biste trebali održavati sastanak isključivo zato što želite da se neki predmet provjerava s popisa obveza, pa evo zašto, kada i kako organizirati sastanak sa svim rukama.

Zašto biste željeli održati sastanak svih ruku?

Ponekad morate dobiti informacije cijelom osoblju, a sastanak sa svim rukama je izvrsna prilika za to. Da, informacije možete slati putem e-pošte, ali ovisno o informacijama, možda ćete primijetiti da je isporuka osobno učinkovitiji način komunikacije.

Osim toga, ovisno o tome koliko je velika i rasprostranjena vaša tvrtka, sastanak sa svim rukama dobra je prilika za izgradnju timova i omogućavanje zaposlenicima da se međusobno povezuju. i omogućiti zaposlenicima da se međusobno povezuju. Ako vaša tvrtka ima nekoliko web-lokacija, zaposlenik na web-lokaciji A možda ima problem koji netko na web-lokaciji B može riješiti, ali ako ne znaju da ta osoba postoji, neće tražiti pomoć.

Konačno, sastanak sa svim rukama omogućuje vašim zaposlenicima da postavljaju pitanja u prisutnosti svojih kolega. To oslobađa vaše vrijeme jer možete podijeliti odgovarajući odgovor jednom umjesto da ga ponavljate iznova i iznova za različite zaposlenike.

Koja su pitanja najbolje obuhvaćena na sastanku svih ruku?

Ove vrste pitanja općenito se bolje komuniciraju kada se dostavljaju na sastanku sa svim rukama, a ne putem e-pošte ili traže od lokalnih menadžera da obavijeste svoje osoblje.

• Uvođenje novog visokog rukovodstva. Ako imate novog predsjednika ili izvršnog direktora, želite da se predstavi cijelom osoblju. To je velika razlika za ljude da znaju lice iza imena i promjene politike.
• Novi ciljevi tvrtke. Kada vaš viši tim želi podijeliti ciljeve tvrtke s osobljem, imati svatko u istoj sobi je odlična ideja. Omogućuje ljudima da postavljaju pitanja, tako da razumiju logiku i razloge koji stoje iza ciljeva.
• Kada dođe do značajne promjene. To može biti stjecanje nove tvrtke, prodaja, reorganizacija ili bilo što što se dotiče svih područja tvrtke. Opet, ciljevi su otvorena i iskrena komunikacija.

To, naravno, nisu jedini razlozi za poziv na sastanak sa svim rukama, ali budite sigurni da je sastanak sa svim rukama najbolji način da dostavite informacije prije nego što se potrudite organizirati sastanak za sve.

Kako organizirati sastanak svih ruku

Prvi korak, kao što je gore navedeno, ima korisnu svrhu za sastanak svih ruku. Nakon što imate svrhu, možete planirati i održati sastanak.

Prvo, razmislite o logistici. Možda ćete otkriti da je zabavno odabrati i pozvati govornike, pripremiti dokumente i planirati vrijeme umrežavanja, ali ako ne uspijete na logističkoj strani, vaš sastanak sa svim rukama neće raditi. Morate se nositi s tim pitanjima za uspješan sastanak svih ruku.

• Mjesto. Ako je vaše poslovanje malo i svi se mogu uklopiti oko konferencijskog stola, onda je taj problem riješen. Ako je vaša tvrtka velika - čak i ako svi radite u istoj zgradi, vjerojatno ćete morati iznajmiti auditorij ili konferencijski centar za vaš sastanak. Pobrinite se da imate mjesta za svakoga.
• Putovati. Hoće li ljudi morati putovati na velike udaljenosti kako bi došli na vaš sastanak sa svim rukama? Ako ljudi moraju voziti iz daljine, pobrinite se da započnete sastanak dovoljno dugo da vaše osoblje ne mora napustiti kuću u 4 sata ujutro kako bi došli na sastanak. Zapamtite, napuštanje doma rano je teškoća za mnoge.

• Praktičnost. Sastanak licem-u-lice sa svim rukama može biti najbolji način za uvođenje novog izvršnog direktora. Ali, ako to uključuje letenje ljudi s više mjesta, te njihovo smještanje u hotele, dok se vaši uredi na tim lokacijama isključuju više dana, to vjerojatno nije najbolja ideja. Umjesto toga, razmislite o videokonferencijama. Nemojte dopustiti ljudima da gledaju videokonferenciju sa svojih stolova, ali zamolite ih da se spoje po mjestu kako bi dobili priliku za timsku promatranje uvoda.

• Hrana. Ako je ovo kratki jednosatni sastanak s predstavnikom CEO-a, trebat će vam samo mjesto. Ako se radi o jednodnevnoj konferenciji koja uključuje više govornika i radionica, morat ćete organizirati hranu za ručak i pauze.

Tko se treba predstaviti na sastanku svih ruku?

S ovom sortiranom logistikom trebate samo urediti zvučnike. Želite imati promjene u cijeloj tvrtki koje je uveo CEO / Vlasnik / Predsjednik. Voditelji odjela mogu objasniti probleme koji su relevantni za njihove odjele, ali objašnjenja o inicijativama na razini cijele tvrtke moraju doći od vrha.

Naravno, promjena u politici upravljanja ljudskim resursima može doći od glavnog službenika za ljudske resurse, a promjena u marketingu može doći od direktora za marketing, ali sveukupni plan, uključujući ciljeve, strategiju i viziju, mora doći s vrha.

Uvjerite se da su svi zaposlenici uključeni - ili nije sastanak sa svim rukama. Ako su informacije relevantne samo za menadžere, zašto biste onda doveli pojedine suradnike na sastanak? Ako promjene utječu samo na IT, zašto računovodstvo uzima vrijeme da prisustvuje ovom sastanku?

Što se treba dogoditi na sastanku svih ruku?

Sve informacije koje pružite na sastanku za sve ruke moraju biti relevantne, pravovremene, kritične i (nadamo se) zanimljive. Svakako, malo je vjerojatno da će predstavljanje kako će se vaša tvrtka pridržavati novih vladinih propisa rezultirati navijanjem. Ali zapamtite, vjerojatnije je da ćete angažirati ljude ako predstavite informacije na zanimljiv način.

Osim govornika i radionica (ako je primjenjivo), osigurajte vrijeme za umrežavanje. Umrežavanje se često smatra nečim što vi radite kako biste pronašli nova radna mjesta, ali možete koristiti i interno umrežavanje. Želite da se vaše osoblje poznaje. Navedite oznake naziva (ako obično ne nosite značke) koje prikazuju imena i naslove i lokacije.

Opći cilj sastanka sa svim rukama je okupiti zaposlenike tvrtke. Želite da ljudi napuste osjećaj da je sastanak vrijedan njihovog vremena. Ako ne možete dobiti dobar osjećaj, preskočite sastanak za sve ruke i pošaljite poruku e-pošte s informacijama.