Kako organizirati papirologiju

Jedini put kad pomislite na važne dokumente je kada ih trebate. Često ih ne možete pronaći kada ih trebate jer ili nemate organizirani i centralizirani sustav za pohranjivanje važnih dokumenata i / ili kada ste ih zadnji put trebali, jednostavno ste ga bacili natrag u more papire u kućnom uredu umjesto da ga vraćate tamo gdje je pripadala.

Početak rada

Uz sve vaše važne dokumente proširili po cijeloj kući, gubite puno vremena i energije u potrazi za njima. Također postoji rizik da ćete neke od njih potpuno izgubiti. Ali s nekoliko jednostavnih koraka, možete organizirati važne papirnate dokumente za jedan sat ovog vikenda!

Trebat će vam mali ormar za arhiviranje s dvije ladice ili prijenosna kutija za vješanje, višeslojne viseće datoteke (6 različitih boja), manila treće rezane mape s gornjom karticom i vatrootporni sef (opcija). Ili možete kupiti veliki registrator i pločice. Nakon što ste dobili robu ovdje su šest koraka ćete slijediti organizirati svoje papire.

Prikupite dokumente

Prije nego što možete organizirati sve važne dokumente, morate ih pronaći. Ponekad je lakše reći nego učiniti.

Provjerite kućni ured u ladicama i papirima naslaganim na stolu ili stolu. Provjerite hrpe papira zatrpan vaš kuhinjski countertops, kao i kuhinjske ladice i košare. Pogledajte komad spavaće sobe i noćni ormarić (mogli ste ih ostaviti tamo u jutarnjim satima i zaboraviti na njih). Posljednje, ali ne i najmanje važno, provjerite torbicu ili aktovku za važne dokumente koje slučajno još uvijek nosite.

kategorizacija

Najvažniji dokumenti spadaju u jednu od sljedećih šest kategorija. Sortirajte sve prikupljene dokumente na sljedeći način:

1. Kućna i imovinska evidencija - hipoteku, imovinsku karticu, projekte za poboljšanje stanova i račune, priručnike za uređaje i jamstva, podatke o porezu na imovinu, police osiguranja kućanstva i priručnike
2. Auto Records - naslovi, evidencije održavanja, police osiguranja i informacije, informacije o zajmu i evidencija o plaćanju
3. Zapisi o zdravlju - police osiguranja, priručnici za zdravstveno osiguranje, objašnjenje medicinskih naknada, liječnički računi, liste lijekova, fleksibilne informacije o potrošnji, medicinske potvrde, medicinske smjernice, police životnog osiguranja

1. Financijski zapisi - bankovne izvještaje, porezne prijave, evidencije poreznih odbitaka, evidencije o investicijama, evidencije kredita, izjave o kreditnim karticama
2. Elektronički zapisi - ugovori i priručnici za mobitele; potvrde o prodaji i jamstva za računala, prijenosna računala i iPads; planove i račune za kabele i internet; potvrda o prodaji bežičnog usmjerivača i priručnik
3. Osobni zapisi - izvod iz matične knjige rođenih, vjenčani list, potvrda o razvodu, dokumenti o skrbništvu, podaci o socijalnom osiguranju, evidencije o imunizaciji, putovnice, vojni zapisi, podaci o krštenju i potvrđivanju, oporuke, plan pogreba i informacije o mjestu pokopa. Ako imate kućne ljubimce, u ovu kategoriju možete uključiti i njihove važne dokumente kao što su veterinarska i vakcinska informacija.

Pronađite važne dokumente

Većina vaših važnih dokumenata može se pohraniti u običan ormar za arhiviranje ili prijenosni okvir za vješanje. Tamo su neke. Međutim, to bi stvarno trebalo biti pohranjeno u vatrootpornom sigurnom ili otvorenom spremištu kao što je sef.

Vitalni dokumenti su dokumenti koji bi bili vrlo teški ili vrlo dugotrajni za zamjenu. Mogu sadržavati osjetljive osobne podatke koji bi mogli biti ugroženi u slučaju provale ili pljačke. U slučaju da je vaš dom uništen vatrom ili poplavom, želite da ti vitalni dokumenti ostanu netaknuti.

Za većinu ljudi, sljedeći dokumenti će se smatrati vitalnim: informacije o socijalnom osiguranju, potvrde o rođenju, police osiguranja zajedno s kontaktnim podacima vašeg agenta, oporuke, imovinska djela, naslovi automobila, vaša putovnica i bilo koji ugovor ili sporazum koji je zahtijevao vaš originalni potpis.

Napravite glavni popis svih vitalnih dokumenata koje postavite u svoj vatrootporni sef ili u offsite pohranu opciju.

Dvostruki novčanik

Većina nas svakodnevno nosi važne informacije u našim novčanicima. Znate li sve što je u vašem novčaniku? Što biste učinili da je vaš novčanik izgubljen ili ukraden?

Napravite kopije vozačke dozvole, donatorsku karticu, karticu (e) zdravstvenog osiguranja, članske kartice kao što su kartice lojalnosti u trgovini s namirnicama, klubovi skladišta i, što je najvažnije, sve kreditne i debitne kartice (kopirajte naprijed i natrag). Ove kopije čuvajte s drugim važnim papirnatim dokumentima:

Peti korak: Stvorite jednostavan sustav arhiviranja

Što je sustav arhiviranja jednostavniji, to je vjerojatnije da ćete ga koristiti na dosljednoj osnovi. Uzmite svaku kategoriju važnog dokumenta i dodijelite je boji viseće datoteke:

• Kućna i imovinska evidencija
• Auto Records
• Zapisi o zdravlju
• Financijski zapisi
• Elektronički zapisi
• Osobni zapisi

Dodajte odgovarajući broj visećih datoteka u sustav arhiviranja za broj dokumenata koje imate u svakoj kategoriji.

Koristite manila mape i stvorite mapu za svaki pojedinačni dokument unutar svake kategorije. Smjestite mape u odgovarajući odjeljak za viseće datoteke u boji.

Ako ste kupili veliki trodijelni registrator i umetke za pločice, označite jezičke gornjim imenima zapisa, probušite rupe za papir i sve ih organizirajte. Ako papiri ne bi trebali biti probušeni papirom, rupa za papir probiti mapu i staviti dokumente u mapu.

Sada, ako papirologija nije vaša stvar, ovo može biti trenutak za vas. Možete skenirati sve te dokumente, spremiti ih na tvrdi disk, a zatim sve uništiti. Ali upotrijebite vlastitu diskreciju jer je bolje da neki dokumenti budu spašeni. Koristite svoju najbolju prosudbu.

Trajno održavanje

Sada kada se organiziraju važni dokumenti, organizirajte ih. Svaki mjesec kada plaćate račune, podnesite sve nove dokumente u odgovarajući dio vašeg sustava arhiviranja. Istodobno, potražite dokumente koje ste uklonili iz sustava tijekom mjeseca koji bi mogli biti izvan sustava arhiviranja. Ponovno ih upišite. Barem dvaput godišnje pregledajte dokumente u sustavu arhiviranja kako biste vidjeli da li se neki od njih mogu očistiti. Dobar raspored koji treba slijediti je prvi u godini i na kraju svake školske godine.

Uz malo truda, možete žeti dugoročne pogodnosti organiziranjem važnih papirnatih dokumenata.

Uredio ju je Elizabeth McGrory.