Kako organizirati uspješan medijski događaj

Jedan od najjednostavnijih načina da vaša tvrtka dobije besplatnu medijsku izloženost (često poznata kao "zarađeni mediji") je putem medijskih događaja.Bilo da se udružujete s nekoliko sponzora kako biste pomogli manje sretnima, ili održite konferenciju za tisak kako biste najavili izdavanje proizvoda, postoje određeni koraci koje biste trebali slijediti kako biste organizirali uspješan medijski događaj.

Počnite s priopćenjem za tisak

Slanje vašeg priopćenja za medije pomoći će medijima da odluče je li vaša priča dostojna pokrivenosti. To je razlog zašto vam pomaže da držite press release jednostavnim i nikada ne koristite hype. Stanice i novine traže vijesti; ne traže prodaju.

Imate prozor za slanje priopćenja za tisak. Ne želite ga poslati prerano, a onda se zaboravi ili zakopati, a ne želite da je šaljete prekasno kada su druge priče već dodijeljene i jednostavno ne mogu odgovarati vašem događaju u Općenito, 2 do 3 dana prije događaja dovoljno je unaprijed obavijestiti.

Također želite biti sigurni da ste uključili upute i posebne upute u svom priopćenju. Ako je sjedište vaše tvrtke na jednom mjestu, ali vaš događaj je u vašoj tvornici 30 milja daleko, morate to učiniti jasno u svom izdanju.

Pogledajte telefonske pozive

Nakon što ste poslali svoje priopćenje za tisak, možete pozvati urednike u novinama ili producente na televizijskim postajama kako biste potvrdili da ih primaju. To je sve što morate pitati.

Često će im se otvoriti razgovor da vam kažu ako misle da će moći doći ili ne. Ali čak i ako se to ne dogodi, ne želite pitati dolaze li. Bit će tamo ako mogu, ali neće obećati.

Imajte na umu da bi im najnovije vijesti ili teški dani vijesti mogli spriječiti dolazak u posljednji trenutak. Ne želite ih gnjaviti da vide jesu li došli, čak i na dan događaja kada stojite i čekate da se pojave novinari.

Također želite gledati vrijeme kada obavljate telefonski poziv. Poziv na 10 minuta prije 17 sati. možda vam se čini kao kraj dana, ali za producenta koji je 10 minuta do noćnih vijesti. Najbolje vrijeme za poziv obično je oko 10 sati, a između 1 i 14:30 sati.

Pažljivo planirajte vrijeme svog događaja

Svi rade na rokovima. Novine su odredile vrijeme koje su stavile pitanje sljedećeg dana u krevet. To znači ako dođu na vaš događaj u 17 sati. u četvrtak, pokrivenost možda neće biti prikazana do subote.

TV postaje uglavnom imaju jutro, podne, 5, 6, 10 i / ili 11 sati. vijesti tijekom tjedna, ovisno o vašem TV tržištu. Dobivanje pokrivenosti ako vaš medijski događaj počinje u 16 sati. može biti vrlo zahtjevno. Neće samo uskočiti u svoj auto za vijesti i voziti se kao ludi kako bi snimili traku u zraku do 5. Postoji skripta koja mora biti napisana i traka koja se mora urediti.

Planirajte svoje vrijeme tako da ne bude samo pogodno za novinare, nego i povećava vaše šanse za brže izlaganje.

Ne pokušavajte i ne činite sve

Kao što je možda primamljivo postati redatelj, nemojte reći novinaru, fotografima ili snimateljima koje snimke želite da dobiju. Želite uspostaviti određeni odnos s njima i započeti odnos s novinama ili TV stanicom. Nećete osvojiti prijatelje tako što ćete im reći kako da rade svoj posao.

Olakšajte ulazak (i ​​izlazak)

Ako držite događaj na postrojenju od 50.000 četvornih metara, a područje koje dopuštate medijima je u stražnjem dijelu zgrade, dajte im što lakši pristup. Nemojte ih parkirati na prednjem dijelu zgrade, a zatim povući svoju opremu sve do stražnjeg dijela zgrade. Ako postoji način da se vozite prema natrag, obavijestite medije o smjerovima vožnje u priopćenju i jasno označite put kada stignu.

Također želite razmotriti koje je područje vašeg objekta strogo zabranjeno. Na primjer, ako ne možete izbjeći dugu šetnju, da li doista želite da mediji prođu kroz cijelu zgradu s kamerama? To ne znači da će početi snimati što god žele. No, mnoge tvrtke imaju strogu politiku o tome gdje kamere i ne-zaposlenici mogu ići iz vlastitih razloga.

Razmislite o vizualama

Razmislite o svojim slikama pažljivo. Dajte medijima što više praktičnog iskustva. Pričati o proizvodu pola sata, a zatim se osvrnuti na sliku u brošuri nešto je što se mediji uopće ne moraju pojaviti. Zapamtite, oni prenose slike na vaše potencijalne klijente (njihove gledatelje ili čitatelje), stoga je važno imati na umu svoju publiku kako biste dobili pokrivenost koja vam je potrebna.

Nemojte zaboraviti novinarsku opremu

Uključite informacije o svom događaju i predajte ih medijima. Ova informacija će im pomoći da napišu priču, ali će vam također pomoći da imate veću kontrolu nad vijestima jer im pružate ključne informacije.

Provjerite je li kontakt s medijima dostupan

Ne zaboravite postaviti kontakt za medije za pitanja. Ako novinar ima dodatna pitanja, moraju biti u mogućnosti brzo uhvatiti vaš kontakt s medijima. Svakako uključite telefonski broj kontakta za medije i bilo koje druge podatke za kontakt u svom press kit-u.

Koristite zaposlenike s iskustvom

Ne morate ograničavati glasnogovornike svog događaja na vlastiti medijski kontakt. Ako zaposlenik može dati bolji soundbite jer ima više iskustva u razvoju i radu s određenim proizvodom, svim sredstvima, učinite ga dostupnim za pitanja.

Pripremite svoju izjavu unaprijed

Ako planirate razgovarati na kameri ili novinskom novinaru, razmislite što želite reći prije vremena. To može pomoći da imate prijatelja koji nije upoznat s vašim poslom i pročitate vaš kit za novinare i postavite pitanja koja imaju. Iz ovih pitanja, kao i nekih vlastitih ideja, napravite popis odgovora. Ne želite zvučati uvježbano, ali ne želite zvučati nepripremljeno ili reći "Umm …" previše.

Također želite razmotriti različite vrste medija. Novine imaju različite potrebe od televizije i obrnuto. Novinar može vam postaviti pitanja koja se razlikuju od TV reportera. Svaki medij ima različite načine prezentiranja vaših vijesti, tako da će trebati vrstu koja najbolje odgovara njihovoj publici.

Što ako se Reporter ne prikaže?

Postaja ili novine mogu dobro poslati fotografa ili snimatelja umjesto novinara. To ne znači da im vaša priča nije važna. Oni ne bi bili tamo ako ne bi planirali da pokrivaju svoju priču, tako da liječite tko se dobro pojavi.

Ako snimatelj vuče svoju opremu, nemojte mu odmah predati press kit. Ponudi da ga nosiš dok mu ne uspije dobiti snimke koje mu trebaju. Tretiranje njega kao građanina druge klase vratit će se u stanicu i može naškoditi vašim izgledima za buduće izvještavanje.