Kako možete imati koristi od revizije projekta

Svaki projekt može imati koristi od revizije s vremena na vrijeme. Ali ne brinite, nije tako zastrašujuće koliko zvuči. Revizija projekta je mjesto gdje nepristrana osoba pregledava vaš projekt i daje smjernice o tome što se može učiniti drugačije kako bi se poboljšale njegove šanse da bude uspješan. Ovaj članak objašnjava sve i vodi vas kroz pripremu za reviziju projekta.

Kako je formalna revizija projekta

Revizija projekta obično je formalna vježba. Neformalni ekvivalent obično se naziva recenziranje. Ovo je mjesto gdje kolega pregledava vaš projekt i pripadajuću dokumentaciju i daje vam povratne informacije o tome gdje biste trebali trošiti malo više vremena.

Revizije projekta su formalne po tome što obično imaju definiran skup pitanja i provodi ih netko tko takve stvari redovito obavlja.

Tko provodi revizije projekta

Osoba koja provodi reviziju projekta može biti drugi voditelj projekta (vjerojatno netko s velikim iskustvom u vođenju projekata), ali je vjerojatnije da će to biti netko iz Projektnog ureda koji često provodi revizije.

Bit će to netko tko se može smatrati nepristranim pa neće biti vaš linijski upravitelj ili sponzor projekta. To može biti čak i tim ljudi, ovisno o veličini projekta.

Kako se pripremiti za reviziju projekta

Prva i glavna stvar koju treba organizirati jest da imate kopije projektne dokumentacije za revizora. Ako imate koordinatora projekta, zamolite ih da sastave paket dokumenata (po mogućnosti elektronski). Trebate imati sve informacije lako dostupne, ali čak i ako to učinite, ovaj korak može potrajati još neko vrijeme. Kao minimum, provjerite imate li plan projekta, dnevnik rizika, dnevnik problema, proračun i raspored koji su dostupni revizoru.

Tko treba biti uključen

To ovisi o vrsti stvari koje revizor želi pogledati. Vi, kao voditelj projekta, morate provesti neko vrijeme s njima. Očekujte da članovi tima budu pozvani na razgovor s revizorom.

Imajte na umu da što duže rade na zadacima vezanim uz reviziju, to manje vremena imaju za rad na projektima, tako da ćete možda morati promijeniti raspored nekih aktivnosti i raditi sporije tijekom razdoblja revizije.

Koliko traje projekt revizije

Ne postoji određeno vremensko razdoblje za reviziju projekta. Na velikim projektima, naći ćete da je potrebno puno više. Na malim projektima revizor se može obaviti u roku od nekoliko sati. Čim budete znali da će vaš projekt biti revidiran, pitajte revizorski tim koliko dugo očekuju da će njihov rad preuzeti.

Što revizija traži

Ako je revizija sazvana zbog posebne zabrinutosti, kao što je neuspjeh u postizanju ciljeva kvalitete, onda očekujete da će to područje duboko ispitati. Rutinska revizija će široko gledati na različita područja upravljanja projektima i na rezultate na kojima projekt radi. On će pokriti vrijeme, troškove i kvalitetu vašeg projekta i angažman dionika.

Cilj revizije je utvrditi hoće li projekt ispuniti svoje ciljeve ili ne. Ako revizor smatra da na temelju trenutne izvedbe projekt neće pogoditi te ciljeve, on ili ona će iznijeti preporuke za djelovanje.

Preporuke ovise o tome što se nalazi

Preporuke iz izvješća revizora ovisit će o tome što su pronašli. Očekujte da budu pozitivni i formulirani na način koji će vam omogućiti da ih lako usvojite. Trebali bi biti praktični.

U jednoj krajnjoj liniji, revizor može preporučiti da je vaš projekt zatvoren, iako bi se to dogodilo samo ako bi se smatralo da nema šanse da bilo koji projektni rad od tog trenutka dovede do bilo kakve vrijednosti za organizaciju.

Pogledajte reviziju vašeg projekta kao pozitivno iskustvo. Trebalo bi vam dati rano upozorenje o svim znakovima da je vaš projekt u nevolji i to je prilika za rad s iskusnim profesionalcem projekta. Primjena njihovih preporuka trebala bi vas, vaš tim i vaš projekt učiniti uspješnijim, a to može biti samo dobra stvar.