Kako napraviti Obično dosadan posao susreta uzbudljivije

Sastanci su neizbježan dio posla. Vi dijelite informacije, razmišljate o idejama, stvarate rješenja i stvarate procese i sustave. Problem je u tome što su mnogi od tih susreta bolno dosadni, što znači da ljudi koji su prisutni imaju svoje mozgove ugasili.

Ako ljudi ne obraćaju pažnju i ne fokusiraju se, sastanak je samo gubljenje vremena svih. Kako možete učiniti dosadne sastanke uzbudljivijim tako da oni nešto postignu? Evo 5 praktičnih savjeta:

Zabrani pametne telefone

Da, to je kao da govorite ljudima da bacaju svoju djecu u vukovu jazbinu prije dolaska na sastanak. Ljudi će inzistirati na tome da moraju imati svoje telefone - na kraju krajeva, može doći do hitne situacije. Da. Svijet bi mogao završiti tijekom tromjesečnog planskog sastanka, ali je malo vjerojatno.

Problem današnje tehnologije je u tome što vam omogućuje da se usredotočite na ono što nije pred vama - sastanak. Smiješno je da, ako su ljudi bili licem u lice s ljudima koje su pisali tijekom vašeg sastanka, oni bi slali poruke nekom drugom. Telefoni ostaju na radnim stolovima.

Bez telefona događaju se dvije stvari tijekom sastanka. Prisiljeni ste ostati u sadašnjosti, a zastoji se provode u komunikaciji s ostalim sudionicima. Zašto je to važno? Zato što će vaši sastanci biti zanimljiviji kada poznajete svoje kolege.

Kako ih možete upoznati? Razgovarajući s njima. Što radite kada imate telefon? Ne razgovaraš s novim ljudima.

Pripremite, pripremite se, pripremite se

Sastanak na kojem voditelj ili moderator dolazi kasno nema program i krila ga, dosadan je i zamoran. Dobro pripremljen sastanak može biti fascinantan i zanimljiv. Kada vođa ima plan i svrhu, sastanak će biti zanimljiviji. Kada nema smjera ili cilja, sastanak neće biti zanimljiv.

Drugi dio pripreme poboljšava vaše vještine. Bili ste na sastancima koji su bili produktivni i interaktivni i učinili da se osjećate kao da možete ići naprijed i ostvariti velike stvari. I, prisustvovali ste sastancima na kojima ste prilično sigurni da vam, ako zaspete, nitko neće nedostajati, a nećete propustiti ništa važno. Razlika je osoba koja vodi sastanak.

Ako su vaši sastanci dosadni, pogledajte u ogledalo. Pronađite način za poboljšanje. Možete pohađati formalni sat (vaš HR odjel vam može pomoći s prijedlozima), možete zatražiti povratnu informaciju i mentorstvo od strane suradnika čije se vještine sastajanja divite, ili možete uzeti online sat. Puno vam je pomoći, a mnogo toga je besplatno za uzimanje kada želite da vaše uobičajene dosadne susrete budu uzbudljivije.

Svatko sudjeluje

Zašto bi svi trebali sudjelovati? Pa, jer ako sudjelovanje nije potrebno, možete riješiti cijeli ovaj problem putem e-pošte. Ozbiljno. Vrlo je malo puta kada trebate dovesti grupu kako bi prenijeli informacije.

Da, postoje neke stvari kao što su masovna otpuštanja ili kompletno restrukturiranje tvrtke koje će preći bolje ako imate upravitelja koji govori cijeloj grupi, ali u većini slučajeva sastanci bi uvijek trebali biti interaktivni.

Koliko je interaktivan? Pa, to ovisi o svrsi sastanka. Ako se radi o brainstormingu, svi bi trebali govoriti. Ako netko ne govori, nazovite tu osobu. Introverti možda ne vole takvu vrstu sastanka - a ne biste trebali obavljati sastanke pod visokim pritiskom zbog introverta stavljajući ih na licu mjesta.

Ali vaša kultura susreta mora osigurati da svatko sudjeluje u tim brainstorming sesijama i da moraju znati da je njihovo sudjelovanje potrebno unaprijed.

Ako se radi o sastanku za planiranje ili sastanku za postavljanje ciljeva, ili čak sastanku za tromjesečno izvješće, treba imati vremena za unos, bilo da postavljate pitanja ili dajete komentare. Atmosfera treba poticati sudjelovanje, ali s nekoliko ograničenja (vidi dolje).

Ne dopustite da bilo koja osoba dominira

Ako vodite sastanak, prirodno je da najviše govorite. Nakon vas, ipak, ne želite da druga osoba dominira razgovorom. To može učiniti susret zamoran. Ne zaboravite preusmjeravati komentare i pozivati ​​ljude za koje znate da su stručnjaci u tom području kako biste raspršili prisilnog govornika.

Na primjer, kada je Jane dala svoj četvrti komentar i počela tražiti petinu, odsjekla je što je moguće bolje govoreći: „Hvala, Jane, znamo tvoj položaj. Htio bih čuti što Karen ima za reći. A Jim i Bob još nisu imali prilike govoriti.

Ponekad ćete morati razgovarati s Janesom iz svog ureda prije sastanka kako biste ih podsjetili da je svrha okupljanja kao grupe dijeljenje ideja sa svima, a ako ona dominira, sastanak neće biti tako uspješan. Ili, odmah nakon sastanka dobro radi, također, jer ćete imati svježe primjere ako je potrebno.

Ljudi koji su odvojili vrijeme da prisustvuju sastanku donoseći svoje znanje i iskustvo zaslužuju priliku govoriti i dijeliti svoja mišljenja. Kao vođa, možete naučiti kontrolirati ponašanje koje potkopava sastanak.

Izvršite aktivne stavke

Sastanak koji završava bez ikakvih akcija bio je samo gubitak vremena. To je info-rupa, u tom slučaju sastanak nije bio najbolji način za nastavak. Zanimljiv i uzbudljiv sastanak završava stvarima koje ljudi mogu i trebaju činiti - bilo da bi unaprijedili svoje pojedinačne ciljeve ili ciljeve tvrtke ili, idealno, oboje. Ako ljudi ne odlaze znajući koji su im sljedeći koraci, onda sastanak nije uspio.

Pored toga što ima stavke koje se mogu pokrenuti, potrebno je pratiti. Može se dogoditi na drugom sastanku ili pojedinačno, ali to se mora dogoditi. Ljudi će se isključiti ako znaju da su sve akcije za prikazivanje.

Susreti nikada neće zamijeniti putovanja u Disneyland zbog uzbuđenja, ali ih možete učiniti uzbudljivijima, zanimljivijima i produktivnijima. Učinite ovih pet promjena i učinit ćete svoje uobičajene dosadne susrete uzbudljivijim za ljude koji prisustvuju. I to je dobra stvar za uspjeh vaše organizacije.