Kako pregledati rad podređenih

Kada dodijelite posao podređenima, pratite mnoge aspekte njihovog napretka, ali vi se uglavnom brinete o tome hoće li se posao obaviti ispravno i obaviti na vrijeme.

Obavite posao na vrijeme

Dobivanje njihovog posla na vrijeme je lakše pratiti. To je zato što je vrijeme lakše mjeriti nego kvalitetu. Trebate postaviti jasne zahtjeve, uključujući prekretnice i rokove, ali također trebate dopustiti određenu fleksibilnost. Planirajte svoje rasporede, ili neka planiraju svoje rasporede, da uključe malo vremena. Uvijek će biti nekih nepredviđenih događaja, pa je pametno napraviti barem malo odmora u rasporedu. Iznos opuštenosti koji dopuštate u rasporedu će varirati od pojedinca do pojedinca s višim i talentiranim pojedincima kojima je potrebno manje zatišja.

Korištenje izvješća o napretku za praćenje rasporeda

Najčešći način praćenja je li posao obavljen na vrijeme je periodično izvješće, obično se radi na tjednoj osnovi za male projekte i na mjesečnoj osnovi za veće projekte. Kada vaši podređeni podnesu pisane izvještaje o napretku, jedna od stavki o kojoj će izvješćivati ​​je njihovo pridržavanje rasporeda. Jedna od uobičajenih metoda koja se brzo koristi za označavanje statusa su boje stoplight. Ako je projekt u planu, pokazat će zeleni simbol. Ako projekt kasni, pokazat će to kao crveni simbol.

Ponekad se žuta boja također koristi za ukazivanje na to kada postoji mali problem koji nije dovoljno ozbiljan da jamči crvenu boju.

Također želite da prijave sve što blokira njihov napredak. Ovaj dio bi trebao uključivati ​​ono što su pokušali očistiti od blokatora i rezultate tih napora. Ako oni traže pomoć od vas ili od osobe izvan njihove sfere, to treba jasno naznačiti.

Nemojte zaboraviti da ih uključite u svoja postignuća. Ako su učinili nešto što je izbrisalo blokatora, spriječili problem ili na neki drugi način pomogli održati raspored netaknut, treba ga zabilježiti u izvješću o napretku.

Naposljetku, izvješće o napretku treba prikazati postotak dovršenosti. Većina projekata na početku ima vrlo malo napretka, zatim se naglo povećavaju, a na kraju projekta opet polako napreduju. Raspored projekta koji ste vi i vaš zaposlenik razvili treba uzeti u obzir ovo. Bez obzira jeste li to uključili u raspored, morate procijeniti napredak koji je prijavio zaposlenik. Postotak planiranog završetka trebao bi odražavati, općenito, koliko je vremena prošlo.

U projektu s tromjesečnim rasporedom, zaposlenik treba prijaviti planirani ukupni postotak od otprilike 1/3 na kraju prvog mjeseca. Ako su prijavili broj mnogo manji ili mnogo veći, bilo bi pametno da pogledate malo dublje. Također, morate donijeti prosudbu o točnosti onoga što izvješćuju za stvarni postotak dovršenosti. Na temelju vašeg poznavanja projekta i njegovog sveukupnog statusa, trebali biste moći procijeniti, otprilike, je li postotak koji je zaposlenik prijavljen točan ili ne.

Na primjer, ako prijavljuju planiranu potpunu brojku od 60% i stvarni potpuni postotak od 65%, ali znate da je projekt bio teško pogođen, trebali biste detaljnije istražiti izvješće.

Nabavite posao ispravno

Teže je izmjeriti i pratiti je li vaš zaposlenik dobro obavio posao. To je zato što je teže definirati i kvantificirati što znači "učinjeno ispravno". I ovdje, kao i kod rasporeda, morate postaviti jasna i konkretna očekivanja i ciljeve. I dok s rasporedom omogućavate malo fleksibilnosti i slabosti, morate biti manje fleksibilni s obzirom na kvalitetu. Dobro je dobro.

Nemojte izgubiti iz vida svoju metu. Kada govorimo o "učinjeno ispravno", zapamtite da idete za "izvrsno", a ne "savršeno". I ne zaboravite fokusirati se na rezultate, a ne na proces.

Ocjenjivanje izvedbe

Najbolji način praćenja napretka vaših zaposlenika s obzirom na pravilno obavljanje posla su česti sastanci i liberalna upotreba "show and tell". Kada zaposlenik javi da je postigao značajan napredak, neka vam pokažu što su učinili. Na početku projekta rad može biti malo grub i djelomično završen. To se može očekivati. Međutim, kako vrijeme prolazi, demonstracije zaposlenika trebale bi pokazati napredak, a rad je postao lakši i potpuniji.

Ključno u ovim pregledima kvalitete je osigurati da procjena zaposlenika o kvaliteti obavljenog posla odgovara vašoj vlastitoj. Ako vam se čini da je kvaliteta obavljenog posla do tog trenutka još uvijek gruba i preliminarna, trebate razgovarati o razlici s zaposlenikom i resetirati njihova očekivanja. Ako to ne učinite, kad misle da su postigli završenu kvalitetu, vjerojatno ćete procijeniti da je rad tek umjereno završen.

Poanta

Kada pregledavate posao koji ste delegirali podređenima, imajte na umu da ste i dalje odgovorni za njihov rad. Stoga se pobrinite da posao bude obavljen na vrijeme i učinjeno kako je gore opisano. Pri prvom znaku poteškoća morate ući i prilagoditi standarde zaposlenika kako bi se uskladili s vlastitim.