Važnost dokumentacije u ljudskim resursima

Dokumentacija je pisana i zadržana evidencija o događajima na radu. Ovi zapisi su sastavljeni od vladinih i zakonski propisanih elemenata, dokumenata koji se zahtijevaju politikom i praksom tvrtke, dokumenata predloženih najboljom praksom ljudskih resursa te formalnog i neformalnog vođenja evidencije o događajima u vezi s zapošljavanjem.

Dokumentacija o evidenciji o radu

Zapisnik o dokumentaciji zaposlenika je pisani izvještaj o njegovim ili njezinim radnjama, diskusijama, incidentima treniranja izvedbe, svjedočenju kršenja pravila, disciplinskim mjerama, pozitivnim doprinosima, nagradama i priznanjima, istragama, neispunjavanju zahtjeva i ciljeva, ocjeni uspješnosti i još mnogo toga.

Održavanje tih zapisa omogućuje poslodavcu i zaposleniku da sačuva pisanu povijest događaja i rasprava koje su se dogodile oko određenog događaja. Dokumentacija o radnom odnosu daje pisanu evidenciju koja može biti potrebna za potporu takvim radnjama kao što su promocija zaposlenika, povećanje plaća zaposlenika i disciplinske mjere - uključujući prestanak radnog odnosa.

Dokumentacija o zaposlenicima, kada je to potrebno, općenito je pozitivna i negativna. To je činjenično, ne osuđujuće. On opisuje događaje onako kako se događaju, a ne na temelju mišljenja i razmišljanja gledatelja o događaju. Dokumentacija također opisuje radnje koje su poduzete u značajnim slučajevima, kao što je formalno priznavanje zaposlenika ili poduzimanje disciplinskih mjera.

Zapamtite, potrebno je izraditi dokumentaciju što je moguće bliže trenutku kada se incident dogodi kako bi dokumenti bili pravovremeni, detaljni i točni.

U pravnom postupku dokumentacija o prošloj uspješnosti zaposlenika često je presudna za ishod koji poslodavac doživljava na događaju. Postizanje prave slike o uspješnosti zaposlenika bez fokusiranja isključivo na negativne događaje je cilj.

Vrste dokumentacije

Politike, postupci, priručnik za zaposlenike i planovi razvoja performansi također su oblici dokumentacije u kojoj se bilježe očekivano ponašanje zaposlenika i zahtjevi na radnom mjestu za održavanje urednog, pravednog radnog mjesta u kojem zaposlenici znaju što se od njih očekuje.

Zapisi su također pisane izjave optuženih, tužitelja i svjedoka neprijateljskih događaja na radnom mjestu koji uključuju nedolično ponašanje zaposlenika kao što je seksualno uznemiravanje.

Ova dokumentacija uključuje i stalne zapise kao što su potpisana prijava za zapošljavanje, pisane reference za zapošljavanje, materijali za prijavu kao što su biografije i propratna pisma i provjere znanja. Osim dosjea zaposlenika, održava se i druga papirologija kao što je obrazac I-9 (koji potvrđuje da zaposlenik ima pravo raditi u SAD-u), kao i medicinska dokumentacija, zapisi FMLA i tako dalje.

Dokumentacija može biti i neformalna kao u zapisniku upravitelja o njegovim ili njezinim raspravama s zaposlenikom tijekom godine. Važno je da rukovoditelji održavaju ovu dokumentaciju na svim svojim članovima. Nijedan radnik ne bi trebao biti izdvojen zbog izvedbe. To se kasnije može protumačiti kao diskriminacija.

Dokumentacija može biti formalna i zadržana u osobnom dosjeu zaposlenika. Od zaposlenika se očekuje da potpišu ovu dokumentaciju kako bi potvrdili da su primili kopiju, te su pregledali sadržaj u cijelosti. Napomena: Potpis ne znači suglasnost s izjavama u dokumentaciji.

Korištenje dokumentacije

Također se preporučuje dokumentiranje kritičnih incidenata, bilo pozitivnih ili negativnih, tako da menadžeri imaju evidenciju o uspješnosti zaposlenika u određenom vremenskom razdoblju.

Organizacije mogu koristiti dokumentaciju koju čuvaju na druge načine. To mogu uključivati ​​postupke, radne upute i upute za računalni softver u ime nekoliko, ali u svrhu funkcije ljudskih resursa, to su uobičajene upotrebe dokumentacije. Sljedeći odjeljak daje upute o tome kako ispravno dokumentirati.

Uzorci dokumentacije izvedbe

Dokumentacija o uspješnosti zaposlenika omogućit će vam discipliniranje, ukidanje ili pravedno promicanje, nagrađivanje i prepoznavanje zaposlenika. Bez dokumentacije, iznošenje dokaza za bilo koju od tih radnji teško je i potencijalno rizično za poslodavca.

Poslodavac mora izbjegavati svaku moguću optužbu o diskriminatornom postupanju prema zaposlenicima. Bez obzira na sve zakonitosti, dobri poslodavci žele stvoriti radnu okolinu koja je poštena, dosljedna i podupire ciljeve zaposlenika i planove karijere.

Ovu okolinu potkrepljuju profesionalna dokumentacija rukovoditelja o uspješnosti zaposlenika - i hvalevredno ponašanje i akcije kojima je potrebna korekcija ili poboljšanje. O tome kako ih dokumentirati, raspravljalo se ranije. Sljedeće situacije daju vam više primjera odgovarajuće dokumentacije.

Dokumentiranje zakašnjenja i odsutnosti s posla

pogrešno:

Mark obično kasni na posao. Marku nedostaje previše posla.

Pravo:

1. travnja: Mark je pozvao bolesnika i propustio osam sati rada.

4. travnja: Mark je stigao na posao u 10 sati ujutro, dva sata zakašnjenja od zakazanog početka.

6. travnja: Mark je zakazao liječnički pregled, a zatim je ostao kod kuće kako bi imao novu peć.

12. travnja: Mark je pozvao bolesnika i propustio osam sati rada.

Dokumentiranje izvedbe

pogrešno:

Marija je nepouzdana. Jedva da uvijek radi ono što se obvezala učiniti.

Pravo:

2. svibnja: Mary je obećala da će prvi nacrt prijedloga proizvoda biti dostupan za pregled na današnjem tjednom sastanku. Marija nije izradila nacrt dokumenta kako se očekivalo. Rekla je da je bila prezauzeta, a ljudi kojima je pomoć bila potrebna nisu joj se vratili.

Upravitelj je odgovorio: Što vam je trebala pomoć? Informacija? Tko vam se nije vratio i što vam je trebalo?

Carl i Michael su morali obavijestiti Mary o njihovom napretku.

Što vas čini toliko zauzetim da niste imali vremena slijediti svoje obveze? Previše se obveza s ograničenim radnim vremenom kako bi ih ispunili.

Što mogu učiniti da vam pomognem?

Kada ćete nacrt dokumenta učiniti dostupnim za pregled?

Ti uzorci pružaju pregled izgleda učinkovite dokumentacije nasuprot dokumentacije koja je pogrešno napisana. Slijedite ove savjete kako biste učinkovito i legalno dokumentirali politike, performanse i događaje na radnom mjestu.

odricanje

Pružene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć, ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih sredstava, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.