10 Bezvremenske tehnike upravljanja vremenom

Svatko ima istih 24 sata na dan, ali neki ljudi izgledaju toliko produktivniji u odnosu na druge. Ako se ne osjećate produktivno, uobičajeno rješenje koje vam padne na pamet je da morate bolje upravljati svojim vremenom. Ipak, ne možete "upravljati" vremenom, jer postoji 24 sata dnevno, 60 minuta u satu, 60 sekundi u minuti, a to se nikada ne mijenja.

Međutim, možete kontrolirati gdje i kako provodite svoje vrijeme i poduzeti mjere za smanjenje ili eliminiranje gubitaka vremena. Zapravo, upravljanje vremenom je zapravo samo upravljanje sobom.

Slijedi deset bezvremenskih načina da svaki dan preuzmete kontrolu nad svojim rasporedom kako biste najviše iskoristili vrijeme koje imate na raspolaganju.

1) Utvrditi prioritetne ciljeve

Bez ciljeva možda otkrijete da ste skloni loviti za onim što vam se čini najhitnijim ili vas gleda u lice. Teško je ne omesti sjajni predmeti. Da biste to spriječili, shvatite svoje istinske prioritete u životu i pomaknite se prema njima postavljanjem godišnjih, mjesečnih, tjednih i dnevnih ciljeva ili željenih ishoda. Poredajte svaki od njih koristeći sljedeći sustav:

• Važnost: (A = visoka, B = srednja, C = niska)
• Hitnost: (1 = visoka, 2 = srednja, 3 = niska)

Uvijek najprije radite na najhitnije i najvažnije ciljeve i zadatke (A1), a zatim krenite prema dolje na svom popisu.

2) Slijedite pravilo 80/20

"Pravilo 80/20", također poznato kao Paretov princip, kaže da 80 posto vaših rezultata dolazi od 20 posto vaših postupaka. To je način za pregled korištenja vremena, određivanje prioriteta odabranih zadataka u odnosu na najvažnije ciljeve. Usredotočujete li se na 20 posto aktivnosti koje proizvode 80 posto željenih rezultata?

3) Naučite reći Ne

Kada drugi postavljaju zahtjeve od vas, ti zadaci mogu biti važni za njih, ali su u sukobu s najvažnijim ciljevima. Pogotovo kad to želite učiniti, ali jednostavno nemate vremena za to, može biti vrlo teško reći ne.

Iako je sjajno biti timski igrač, važno je znati kada i kako biti asertivan i pustiti osobu da zna da ne možete obraditi njihov zahtjev u ovom trenutku. Ako se slažete da preuzmete zadatak, dogovorite rok koji će im pomoći da ostvare svoje ciljeve bez žrtvovanja vlastitog.

4) Prevladavanje odugovlačenja pomoću “4D” sustava

• Obriši: Koje su posljedice neprovođenja tog zadatka? Razmotrite pravilo 80/20; možda to uopće ne mora biti učinjeno.
• Delegiranje: Ako je zadatak važan, zapitajte se je li to stvarno nešto za što ste odgovorni. Može li se zadatak dati nekom drugom? Pogledajte “10 stvari koje upravitelj nikada ne bi trebao delegirati”.
• Učini to sada: Odgađanje važnog zadatka koji treba obaviti samo stvara osjećaje tjeskobe i stresa. Učinite to što prije možete.

• Odgoditi: Ako je zadatak onaj koji se ne može dovršiti brzo i nije prioritet, jednostavno ga odgodite.

5) Jedite žabu

Iz knjige Brian Tracey, Pojedi tu žabu, "Ako je prvo što radite svakog jutra jesti živu žabu, možete proći kroz dan sa zadovoljstvom znajući da je to vjerojatno najgora stvar koja će vam se dogoditi cijeli dan."

Vaši žabe svaki dan su zadaci koji će imati najveći utjecaj na postizanje vaših ciljeva, i zadatke koje ćete najvjerojatnije odgoditi.

6) Smanjite broj sastanaka

Loše održani sastanci su rasipnici vremena, umnoženi brojem ljudi na sastanku. Pogledajte “Kako voditi sastanak tima”.

7) Staklena posuda: stijene, šljunak, pijesak i voda

Kategorizirajte svoje zadatke na taj način, a zatim prvo riješite “stijene”. Ako se nastavljate baviti malim stvarima (pijeskom, šljunkom i vodom), a ne važnim strateškim predmetima, stijenama, vaša posuda brzo će se napuniti bez mjesta za više stijena.

8) Uklonite elektronske gubitnike vremena

Svatko ima određene smetnje koje ih prekidaju i oduzimaju vrijeme njihovom radu. Je li vaš Facebook? Cvrkut? Provjera e-pošte? Kontinuirano slanje poruka s prijateljima i obitelji? Prestanite ih provjeravati tako često tako što ćete grupirati ove vrste zadataka. Postavite vrijeme, a zatim provjerite i riješite sve odjednom. Dajte sebi 30 minuta, a zatim se vratite na zadatak. Skupite ih i napravite pauzu jednom ili dva puta dnevno kako biste odgovorili.

9) Organizirajte se

Kako bi učinkovito upravljali svojim vremenom i bili produktivni svaki dan, morate stvoriti pravu okolinu. Uklanjanjem beskorisnih nereda, postavite djelotvoran sustav arhiviranja, imate u blizini mjesto za sve radne stavke koje trebate često, i koristite alate za upravljanje radnim procesima koji će vam pomoći stvoriti produktivno okruženje.

10) Vodite brigu o svom zdravlju

Dobar noćni san, zdrava prehrana i tjelovježba pružit će vam energiju, fokus i izdržljivost potrebnu da izvučete najviše iz vašeg dana. Može se činiti da je posao važniji i kasnije uvijek možete nadoknaditi spavanje, hranu i tjelovježbu. Međutim, ako izgubite zdravlje, ne možete raditi, ili činiti mnogo toga za tu stvar, pa nemojte štedjeti na tome da se brinete o sebi.