Popis vještina i primjeri upravljanja vremenom

Što su vještine upravljanja vremenom i zašto su važne poslodavcima? Upravljanje vremenom znači učinkoviti rad, a poslodavci u svakoj industriji traže osoblje koje može optimalno iskoristiti vrijeme koje im je na raspolaganju na poslu. Ušteda vremena štedi novac organizacije i povećava prihode.

Zaposlenici koji dobro upravljaju svojim vremenom su produktivniji, učinkovitiji i vjerojatnije su da ispune rokove. Usredotočuju se na najvažnije i vremenski osjetljive zadatke i ograničavaju količinu vremena koje se troši na ne-bitne dužnosti.

Učinkovito upravljanje vremenom zahtijeva od osoblja da analizira svoje radno opterećenje, odredi prioritete i održava fokus na produktivne napore. Zaposlenici koji su izvrsni menadžeri za vrijeme mogu eliminirati ometanja i zatražiti podršku od kolega kako bi ostvarili svoje ciljeve.

Tijekom intervjua za posao

Vještine upravljanja vremenom, kao i ostale meke vještine, su tražene. Anketari će postavljati pitanja kako bi procijenili vašu sposobnost upravljanja vremenom i vremena svog tima ako ste u nadzornoj ulozi.

Pregledajte ova pitanja za intervju za upravljanje vremenom prije razgovora za posao, tako da ste spremni odgovoriti konkretnim primjerima kako učinkovito upravljati svojim radnim opterećenjem.

Vrhunske vještine

Davanje prioriteta

Obično je nemoguće napraviti svaki koji vam je potreban i želite učiniti sve odjednom, ali ako dobro odredite prioritete, trebali biste moći izvršiti najvažnije zadatke redoslijedom koji ima smisla. Kada dodjeljujete prioritet, razmislite o čimbenicima kao što je svaki zadatak potrebno, koliko dugo može potrajati, koliko je to važno za druge u organizaciji, što bi se moglo dogoditi ako se zadatak ne izvrši i može li se neki zadatak prekinuti zbog potrebe čekanja na nekog drugog.

Zakazivanje

Zakazivanje je važno, i to ne samo zato što se neki zadaci moraju obaviti u određeno vrijeme. Raspoređivanje utječe na vaš dan, vaš tjedan, mjesec, kao i na druge ljude, njihove projekte i njihove kratkoročne i dugoročne planove za projekte i zadatke. Većina ljudi također ima određeno doba dana kada su sve više i manje energični i postaju produktivniji kada se rasporede u skladu s tim. Rasporedi mogu biti dobar način da se izbjegne i odugovlačenje.

Održavanje popisa obveza

Popisi obveza (pravilno određeni prioriteti i integrirani s vašim rasporedom) odličan su način za izbjegavanje zaborava nečega važnog. Oni su također odličan način da se izbjegne potrošnja cijeli dan razmišljajući o svemu što morate učiniti. Sjećanje na zadatke zahtijeva energiju, a razmišljanje o svemu što morate raditi cijeli tjedan može biti iscrpljujuće i neodoljivo. Podijelite sve potrebne zadatke na popis za svaki dan i više nećete morati brinuti o njima. Pogledajte današnji popis.

odmaranje

Odmaranje, iako se može činiti proturječno, važna je vještina upravljanja vremenom. Iako rad na dugim satima ili preskakanje pauze može ponekad poboljšati produktivnost u kratkom roku, vaša iscrpljenost kasnije će osigurati da vaša prosječna produktivnost zapravo padne. Osim za rijetke hitne slučajeve, važno je odoljeti iskušenju prekomjernog rada. U svoj raspored uključite potrebne pauze i razumno vrijeme prekida.

delegacija

Ovisno o vrsti posla koji obavljate, neke zadatke možete delegirati. Znati što delegirati i kada je vještina. Neki se ljudi opiru delegiranju, bilo zato što žele zadržati kontrolu ili zato što žele uštedjeti novac ne unajmljujući pomoćnike. Oba pristupa u konačnici štete produktivnosti i povećavaju troškove.

Zapamtite, međutim, da ako marljivo prakticirate upravljanje vremenom i još uvijek ne možete sve obaviti, možda pokušavate učiniti previše. Bolje je uspjeti u nekoliko zadataka nego pokušati i onda propasti na mnogim.

Primjeri na radnom mjestu

A - E

• Prilagoditi planove promjenjivim okolnostima
• Dodjeljivanje vremena za određene zadatke
• Analiziranje procesa i odabir najjednostavnijeg načina za izvršenje zadatka
• Traženje pomoći kada su preplavljeni zahtjevima
• Asertivnost da se kaže ne neprimjerenim zahtjevima koji odvraćaju pozornost od središnjih dužnosti
• Napad na složenije zadatke kada imate najviše energije i najoštrije koncentracije
• Revizija vremena utrošenog vremena
• Izbjegavanje prekomjernog razgovora s suradnicima
• Izbjegavanje odugovlačenja; djelujući umjesto da brinemo
• Razbijanje širih ciljeva na manje dijelove i fokusiranje na korak po korak

• Razbijati projekte u dijelove kojima se može upravljati
• Izrada dnevnih, tjednih i mjesečnih popisa "za napraviti"
• Izrada rasporeda
• Prenošenje rutinskih zadataka na osoblje niže razine
• Dobro jesti za održavanje energije
• Eliminiranje gubitaka vremena
• Vježbanje i sudjelovanje u drugim aktivnostima za smanjenje stresa tijekom slobodnog vremena kako bi se povećala energija dok je na poslu

F - Z

• Olakšavanje učinkovitih sastanaka; držati se vremenskih okvira za sastanke
• Grupiranje sličnih zadataka zajedno kako bi se ograničilo vrijeme prijelaza
• Održavanje organiziranog radnog područja
• multitasking; glatko prebacivanje iz jednog zadatka u drugi
• Otvorenost za učinkovitije postupanje
• Organiziranje digitalnih datoteka radi lakšeg pronalaženja
• Planirajte dan noć prije ili odmah ujutro
• Davanje prioriteta zahtjevima i zahtjevima
• Davanje prioriteta popisu projekata i fokusiranje na zadatke veće vrijednosti s više neposrednih rokova

• Točnost
• Stavljanje mobitela na stranu kako bi se uklonilo ometanje osobnih poruka, osim ako je potrebno za rad
• Pregled učinka i uklanjanje odstupanja od prioriteta
• Postavljanje dnevnih, tjednih i mjesečnih ciljeva
• Postavljanje realnih standarda kvalitete i izbjegavanje perfekcionizma
• Postavljanje određenog vremena za odgovor na e-poštu
• Uzimajući kratke stanke za obnovu energije
• Dodirivanje svakog komada papira ili čitanje svake e-pošte samo jednom, kad god je to moguće