Plan procesa upravljanja vremenom projekta

Upravljanje projektnim vremenom jedno je od 10 PMP područja znanja za voditelje projekata. To je disciplina upravljanja projektima koja gleda na kontrolu vremena koje je potrebno za obavljanje posla. Ovdje je pogled na područje znanja o upravljanju projektnim vremenom od Vodiča do tijela za upravljanje projektom (PMBOK® Vodič) - Peto izdanje. Postoje i drugi načini gledanja na planiranje projekata, ali ako radite na PMP® certifikaciji, pristup PMBOK® Vodiča je onaj koji ćete slijediti, a to je i dobra praksa za sve voditelje projekata.

Upravljanje projektnim vremenom

Upravljanje vremenom projekta u PMBOK® vodiču sastoji se od 7 procesa. Procesi upravljanja vremenom projekta su:

1. Upravljanje planom rasporeda
2. Definirati aktivnosti
3. Aktivnosti slijeda
4. Procijenite resurse aktivnosti
5. Procijenite trajanje aktivnosti
6. Izradite raspored
7. Kontrolni raspored.

Pogledajmo dublje svaki od njih.

Upravljanje rasporedom plana

U ovom koraku uspostavljate sve politike, procedure i dokumentaciju potrebnu za upravljanje rasporedom projekta iz vašeg prvog plana, stalnog razvoja, izvršenja i kontrole rasporeda.

Rezultat ovog planiranja je izrada plana upravljanja rasporedom. Međutim, u stvarnom životu vjerojatno nećete imati zasebni plan za upravljanje rasporedom. Velik dio onoga što ovdje radite završit će u vašem planu upravljanja projektom i to je savršeno prikladno.

Definiranje aktivnosti

Ovaj proces identificira i dokumentira ono što trebate učiniti kako biste proizveli rezultate projekta. Drugim riječima, identificira projektne zadatke. Koristit ćete izjavu o opsegu koju ste sastavili tijekom aktivnosti upravljanja opsegom kako biste lakše podijelili rad na pojedinačne zadatke. Glavni rezultat rada je da ćete završiti s definiranim popisom projektnih zadataka. To je korisno jer je glavni ulaz u sljedeći proces.

Aktivnosti slijeda

Koristeći popis zadataka, sada ih morate staviti u ispravan redoslijed. Na kraju ovog postupka imat ćete pogled na odnose između projektnih zadataka. Ovaj proces pomaže vam da svoj rad na projektu stavite u ispravan redoslijed, tako da možete učinkovito iskoristiti resurse projekta i dostaviti ga što je brže moguće.

PMBOK® Vodič govori o izradi mrežnog dijagrama kao izlazu tog procesa, ali to je rijetko potrebno, i svakako, ništa što biste trebali učiniti ručno. Ako iz nekog razloga želite napraviti mrežne dijagrame, upotrijebite softver za upravljanje projektima. Na kraju, popis zavisnosti i potencijalni datumi početka i završetka zadataka bit će jednako dobri i manje dugotrajni.

Procjena resursa aktivnosti

Kada znate što ćete učiniti, sljedeći korak je utvrditi koje resurse trebate postići. Proces Procjena resursnih aktivnosti pomaže u tome. U tom ćete procesu odrediti koje ljudske resurse, opremu i materijal trebate, kao i količinu koju trebate za svaku od njih.

Procjene trajanja aktivnosti

Ovaj je korak mjesto gdje se teško može izračunati koliko će dugo trajati svaki zadatak. Tijekom tog procesa utvrdit ćete koliko će trajati svaka aktivnost, koristeći resurse koje ste identificirali. Ne zaboravite uzeti u obzir dostupnost resursa i praznike s trajanjem aktivnosti. Samo zato što zadatak traje samo 8 sati ne znači da će završiti do jutra.

Izradite raspored

Konačno, sada možete sastaviti svoj raspored projekta. Uz sve informacije prikupljene iz gore navedenih procesa, to bi trebalo biti lako. Izrada rasporeda jedan je od složenijih postupaka u PMBOK® vodiču.

Postoji 13 ulaza (sve gore, plus rizici, opseg i elementi koji se odnose na kontekst projekta). Sam raspored je samo jedan od rezultata, ali su drugi (po mom mišljenju) manje važni.

Uostalom, prošli ste sve to kako biste dobili raspored koji je ključni dokument za upravljanje izvedbom vašeg projekta. Vaš raspored ne mora biti gantogram. Evo 5 alternativa za Ganttove karte koje trebate uzeti u obzir.

Raspored kontrole

Naposljetku, proces Kontrolnog rasporeda daje vam alate potrebne za nadzor i ažuriranje rasporeda projekta, vodeći računa o tome da se promjene upravljaju na odgovarajući način i da zadržite kontrolu nad vremenskim slijedom vašeg projekta. Priprema rasporeda projekta i praćenje nakon toga veliki su dijelovi posla, ali vrijedi znati da imate raspored u koji možete biti sigurni.