Kako stvoriti poruku o napuštanju ureda za rodiljski dopust

Stvaranje pravog odgovora izvan ureda važno je, osobito kada se nađete na rodiljnom dopustu. Poruka stvara osobnu granicu koja upozorava pošiljatelja da ćete biti nedostupni tijekom Vašeg dopusta i obavijestiti ih o tome koga mogu kontaktirati tijekom vaše odsutnosti. Postavljanje ove rane može vam omogućiti da napravite svrsishodnu napomenu. Na taj ćete način biti sigurni u svoju poruku, a vaši suradnici i klijenti će se osjećati zabrinuto.

Evo objašnjenja koje će vam pomoći razumjeti važnost vaše poruke i zašto biste trebali zakazati vrijeme za rad na njoj.

Postavlja očekivanja za svakoga

Rodiljni dopust koji uzimate nakon rođenja djeteta je privatan i vrlo poseban. Trenuci s novorođenčetom nikada se ne mogu ponovno uhvatiti. Stoga je važno zaštititi ovo razdoblje u vašem životu.

Znate kako se osjeća kad dobijete radnu e-poštu dok ste na odmoru, zar ne? Osjećate se prisiljeni poslati brz odgovor. Ali dok ste na dopustu, za to zapravo nemate vremena. Također, brzi odgovor može se povećati na veći problem.

Pozdravljate novog člana u svojoj obitelji. Ovo vrijeme vezanja bit će ispunjeno neprospavanim noćima, nepredvidivim rasporedom, oporavkom, liječničkim terminima, posjetiteljima i još mnogo toga. Isto tako, bit će dobra izmjena koju želite upravljati. Pisanje e-pošte pod tim uvjetima neće proizvesti vaš najbolji rad.

Vaša poruka "izvan ureda" zaštitit će vas od prekida rada, kao i loše osmišljene poruke e-pošte.

Postavljanje granica je važno za to vrijeme. Da bi se vaš radni život stavio na čekanje, utvrdite da je vaše novorođenče i sve što dolazi s svežnjem radosti glavni prioritet. Kada stvorite pravu poruku izvan ureda, ljudi će razumjeti vaš trenutni prioritet i poštovat će granice koje postavlja.

Kako onda stvoriti nevjerojatnu poruku kako bi zaštitili tako posebno vrijeme?

Dajte svoju poruku izvan ureda nekoj misli

Kada oko 26 tjedana trudnoće, početi raditi na out-of-office poruku. Ako dobijete opciju spremanja naslova za ovo, nazovite je "Odlazak iz rodilišta - izvan ureda".

Priprema poruke ispred vremena daje vam više kontrole nad onim što će vam reći vaša poruka.

Vi ste onaj koji zna kako obaviti svoj posao, koji će preuzeti vaše dužnosti i kada ćete se vratiti u ured. Odlučite želite li uključiti određeni datum ili tjedan vraćanja na posao ili razmislite o tome da ne spominjete datum ako niste sigurni. Ako ne navedete određenu osobu koju pošiljatelj može kontaktirati, odlučite želite li dati adresu e-pošte i / ili telefonski broj svog upravitelja.

Stvaranje poruke rano spašava vas, vašeg poslodavca i vrijeme kontakata. Možda ćete morati neočekivano napustiti ured (da biste isporučili bebu); kao rezultat, imati pripremljenu poruku daje vašem IT administratoru ili upravitelju poruku koju će koristiti. Želite li da IT ili vaš upravitelj postavljaju ton ove poruke? Pakao ne! Nadalje, poruka koju je izradio vaš poslodavac možda neće odražavati jezik ili poruku koju želite prenijeti vašim kontaktima. Također može uzrokovati zbunjenost ili nesporazume s klijentima, pogotovo kada se nalazite na duže vrijeme.

Obavijestite svog upravitelja kada je poruka dovršena. Voljet će čuti da ste spremni za svoj izlazak, a još jedna stvar koju će morati učiniti je da vas podrže.

Stvari koje treba uključiti u vašu poruku

U nastavku se nalazi uzorak poruke izvan ureda koju možete upotrijebiti. Nakon što omogućite poruku u softveru e-pošte, ona će automatski odgovoriti na sve poruke e-pošte poslane u određeno vrijeme.

Na vama je da obavijestite primatelje o tome gdje se nalazite. Možete jednostavno reći da ste izvan ureda, ili možete objaviti da ste na svom rodiljnom dopustu. Možete koristiti i varijantu ove poruke e-pošte za produžene odmore ili poslovna putovanja.

Gdje vidite (zagrade), umetnite odgovarajuće riječi ili fraze za svoje okolnosti.

Primjer e-pošte za odlazak izvan roditeljskog odsustva (tekstualna verzija)

Zahvaljujemo na poruci e-pošte. Ja sam izvan ureda na rodiljnom dopustu do (datum koji očekujete povratak).

Ako vam je potrebna trenutna pomoć, molimo kontaktirajte (ime kolege koji vam pokriva, s kontakt podacima, e-poštom vašeg upravitelja ili telefonskim brojem).

(Ako određeni projekti pokrivaju, navedite naziv projekta i osobu koja vas pokriva).

Ako vaša stvar nije hitna, odgovorit ću na vašu e-poštu nakon povratka.

Lijepi pozdrav, (Tvoje ime)