Načini ljutnje vašim dionicima projekta

Kao voditelj projekta, dio vašeg posla je osigurati da dionici - to je vaš projektni tim i ključni kupci i dobavljači - dobiju ono što im je potrebno iz projekta. Vaši dionici bi trebali biti vaši ključni prvaci. Trebali bi vas podržavati, pomažući vam da postignete ciljeve projekta i osigurate da se svi povuku u istom smjeru.

Ali lako ih je ljutiti. A kad se to dogodi, oni se mogu pretvoriti u ljude koji više ne žele imati ništa s vašim projektom. To predstavlja veliki rizik za voditelja projekta jer vam je potrebna njihova pomoć i podrška kako biste bili uspješni. Bez njihovog unosa, možda nećete moći isporučiti svoj projekt. Evo načina na koje možete smetati dionicima projekta i što biste trebali raditi umjesto toga.

Neuspjeh komunikacije

Komunikacija bi trebala biti oko 80% onoga što radite kao voditelj projekta. Kada ne kažete svom timu, dobavljačima ili klijentima što se događa, oni će se brzo iznervirati. Što je još gore, oni nastoje popuniti praznine svojim objašnjenjem onoga što se događa, što vjerojatno nije točno i može biti štetno za reputaciju projekta.

Umjesto toga, sastavite jasna izvješća o projektu. Upoznajte ih pojedinačno iu grupama i informirajte ih na svakom koraku. Sastavite plan komunikacije projekta i provedite analizu dionika kako biste mogli utvrditi tko treba čuti što i kada treba čuti.

Ne postavljajući njihovo mišljenje

Komunikacija je jedna stvar, ali to se obično odnosi na ažuriranje statusa i praćenje projekta. Morate učiniti više od toga da biste ih uključili u projekt. To može ometati ljude kada su stručnjak za određenu temu u određenom području i ne tražite njihov doprinos o nečemu što je visoko kvalificirano za komentiranje. Voditelji projekata mogu pasti u zamku vjerovati da moraju učiniti sve i sami donijeti sve odluke, ali to uopće nije slučaj.

Umjesto toga, pitajte njihovo mišljenje o tome kako se nositi s projektnim pitanjima kako se pojave. Uzmite u obzir njihova stajališta. Ne morate raditi ono što sugeriraju, ali pomaže u izgradnji odnosa ako ih slušate. To možete učiniti putem projektnih sastanaka i biti na raspolaganju za slušanje kada dođu k vama s prijedlozima. Ako je to vaš tim, pobrinite se da imaju odgovarajuću mogućnost da prikažu svoje poglede.

Vjerovanje u svoje kvalifikacije daje vam moć

Biti PMP® vas ne čini najboljim voditeljem projekta na svijetu (iako bi to moglo pomoći malom udjelu). Održavanje certifikata PRINCE2® Practitioner, ili APMP ili bilo kojeg drugog naziva upravljanja projektom ne čini vas neprikladnim.

Govoreći o svojim kvalifikacijama cijelo vrijeme i kako knjige rade stvari siguran je način ljutnje vašim dionicima. Ne žele čuti o vašim najboljim rezultatima na ispitu ili kako primjenjujete metodologiju na njihov projekt. Zapravo, sve što žele je da projekt ide dobro. Ne brinu se kako ćete tamo stići, većinu vremena.

Ne pretpostavljajte da, na primjer, zato što imate kvalifikaciju i znate kako upravljati rizicima, nećete biti uhvaćeni od rizika projekta. To se događa najboljima od nas. Zato je bolje biti ponizan i predan, stavljajući svoje vještine na praktičan način, a ne vjerujući da su vas postavili iznad svojih vršnjaka.

Umjesto toga, vaše kvalifikacije bi vam trebale pružiti samopouzdanje da obavite svoj posao najbolje što možete, ali otkrit ćete da mnogi ljudi koji rade kao voditelji projekata posjeduju certifikate. Zapravo, mnogi ljudi koji rade u specijaliziranim industrijama posjeduju certifikate, a za mnoge tvrtke vjerodajnice u vašem području stručnosti, bilo da se radi o arhitekturi, računovodstvu ili upravljanju projektima, jednostavno su higijenski faktor.

Nemojte očekivati ​​da će vaši dionici biti impresionirani i da o njima ne govorite cijelo vrijeme. Pokažite svoje vještine tako što ćete dobro provesti projekt i pokazati kako primjenjujete znanje koje ste naučili u učionici.

Promjena roka

Kada su se svi prijavili za projektne događaje i znaju što se događa kada svi mogu raditi skladno kao jedan tim. Kada promijenite rokove i nikome ne kažete, to je onda kada se ljudi počnu ljutiti.

Promjena datuma ima ogroman utjecaj na rad drugih ljudi. Možda su rezervirali vrijeme odmora oko svog kritičkog rada na projektu. Možda su morali napuniti sredstva u drugim timovima jer je netko potreban za projekt u određenom trenutku. Ako promijenite datume bez razumijevanja ove pozadine, onda možete ugroziti projekt.

Vaš sponzor projekta će umjesto toga razumjeti ako ne možete postići dogovorene ciljeve. Stvari se mijenjaju. U opseg vašeg projekta dodane su nove stavke ili su stvari izvađene. Ali nije vaš posao da se dogovorite samo o promjenama u rokovima. Radite sa svojim projektnim timom kako biste razumjeli utjecaj promjena. Zatim predložite rješenje sponzoru projekta, objašnjavajući razloge za promjenu datuma.

Pobrinite se da su svi dionici svjesni promjene i kako ona može utjecati na njihov rad. Zatim, uz suglasnost svih, izvršite izmjene i ažurirajte projektnu dokumentaciju. Nikada nemojte jednostavno mijenjati datume, a da ostatak tima ne zna prvi.

Gubimo vrijeme

Sastanci bi trebali biti učinkoviti, dobro upravljani i koristiti svima vrijeme. Ali to nije uvijek slučaj. Često se dionici žale da su gubili vrijeme na sastancima. Nije bilo dnevnog reda, ili odluka koju su očekivali nije donesena jer su u sobi bili pogrešni ljudi.

Imate i druge prilike da gubite vrijeme - ne samo sastanci. Nemojte pretrpati njihovu pristiglu poštu tako da ih stavite u kopiju poruka e-pošte kada ne moraju biti. Umjesto toga, dionici na projektima imaju i drugi posao koji treba obaviti, tako da moraju mudro iskoristiti svoje vrijeme. Pobrinite se da vaši sastanci imaju dnevni red. Planirajte ih, pozovite prave ljude i pobrinite se da ih slijedite.

Šaljite poruke e-pošte samo relevantnim osobama. Ako trebate nekoga upisati, provjerite jesu li razumjeli zašto je za njih važno da budu svjesni, i izbjegavajte zastrašujuće "sve odgovore" koliko god možete. Samo budite svjesni činjenice da su drugi ljudi zauzeti i da vaš projekt nije njihov prioritet cijelo vrijeme (ako je u bilo kojem trenutku).