Načini traženja pomoći od sponzora projekta

Odnos između voditelja projekta i sponzora projekta sličan je tradicionalnom odnosu zaposlenika / menadžera. Sponzor projekta ne smije biti direktni voditelj projekta ili čak zapovjedni lanac voditelja projekta. Ipak, sponzor projekta podržava voditelja projekta dok projektni tim radi na završetku projekta.

Kao nadzornik, jedan od najvećih načina na koji sponzor projekta podržava voditelja projekta je rješavanje problema koje može riješiti samo netko s organizacijskim utjecajem sponzora projekta. Kada voditelji projekata naiđu na probleme koje samo sponzori projekta mogu riješiti, ovdje su stvari koje menadžeri projekata trebaju učiniti.

Ispušne sve ostale opcije

Sponzori projekta su obično na organizacijskoj razini gdje je većina odluka teška jer ako je odluka jednostavna, ona se donosi na nižoj razini. Često moraju donositi teške odluke ponekad s ograničenim informacijama.

Kao voditelj projekta morate biti sigurni da ste iscrpili sve druge opcije za rješavanje vašeg problema prije odlaska sponzoru projekta. Na primjer, recimo da imate člana projektnog tima koji ne ispunjava svoje obveze. Prije nego što to pitanje proslijedite sponzoru projekta, pokušajte riješiti problem jedan-na-jedan s članom projektnog tima. Kada to ne uspije, posjetite nadzornika člana tima. Jednom kada to ne riješi problem, možete problem prenijeti sponzoru projekta.

Iscrpili ste mogućnosti rješavanja problema odozdo prema gore. Sada, sponzor projekta može raditi na tom pitanju od vrha prema dolje. Sponzor projekta treba riješiti problem sa svojim vršnjacima i obavijestiti vas o dogovorenom pravcu djelovanja.

Posljednja stvar koju želite postići jest da sponzor projekta dođe do rezolucije koju biste mogli implementirati pod vlastitim ovlastima bez ikakve pomoći. Ponekad se to dogodi. Svatko griješi. Učite iz tih situacija kada se one pojave i bit ćete bolji voditelj projekta za to. Sljedeći put kad se pojavi slična situacija, bolje ćete se nositi s njom nego prije.

Budite specifični o tome što trebate

Dok su sponzori projekta naviknuti da rade na temelju nepotpunih informacija, voditelj projekta ne smije izostaviti relevantne informacije. Važno je da sponzor projekta ima kontekst za situaciju koja zahtijeva njegovu pažnju.

Kada sponzor projekta ima odgovarajući kontekst za donošenje odluke, budite konkretni o tome što trebate od sponzora. Trebate li uputu kako nastaviti? Trebate li odobrenje za poduzimanje određene radnje? Trebate li riješiti problem? Trebate li sredstva koja ne možete dobiti?

Ako niste razmišljali o tome što vam je potrebno, možda ćete donijeti odluku o tome što trebate, ali kasnije saznajte da ste pogriješili. Razmislite o problemu prije nego što ga odnesete sponzoru kako biste smanjili rizik gubitka vremena.

Zadržite svoj zahtjev usredotočen

Sponzori projekta su zaposleni ljudi. Bezbrojni problemi vuku na rasporedu sisanja vremena.

Kada voditelj projekta ima stvarnu potrebu za vrijeme sponzora projekta, to nije loša stvar ili nametanje vremena sponzora. Vrijeme provedeno s voditeljem projekta i sponzorom projekta treba biti visoko produktivno. Držite svoj zahtjev fokusiran tako da koristite samo onoliko vremena sponzora koliko je potrebno.

Budući da vaš sponzor doživljava produktivno jedan-na-jedan put s vama, on ili ona će se radovati vašim sastancima. Ljudi na visokim razinama organizacije često provode svoje vrijeme na neproduktivnim sastancima koje moraju pohađati. Sudjelovanje u produktivnom sastanku može biti energična promjena tempa za vašeg sponzora projekta.