10 navika uspješnih voditelja projekata

Zašto određeni projektni menadžeri dovode svoje projekte na vrijeme, u proračun i sa zadovoljnim klijentima, dok drugi imaju problema? Pogledajmo deset navika koje dijele vrlo uspješni projektni menadžeri kako bi saznali.

Navedene navike stalno se spominju u procjenama izvedbe i na kraju pregleda projekta gdje klijent, tim ili sponzor nude povratnu informaciju voditelju projekta.

Ne morate imati deset godina iskustva za uspješno prikazivanje svaki put. Promjenom vaših navika i četkanjem svojih vještina možete drastično poboljšati šanse za uspjeh vašeg projekta i dati sebi manje stresnog vremena na poslu.

Korištenje pravog tima

Najučinkovitiji i najuspješniji voditelji projekata znaju sposobnosti svojih članova tima. To znači da mogu dodijeliti pravi posao pravim ljudima.

Korištenje pogrešnog izvora na zadatku može dovesti do toga da traje dulje ili da je loše učinjeno. Pomaže da se znaju prednosti i slabosti pojedinaca koji rade s vama kako biste ih najbolje rasporedili u projektne zadatke.

Upravljanje projektnim pitanjima

Svi projekti povremeno su pogođeni problemima. Uspješni voditelji projekata ne dopuštaju da ih zabrinjava. Oni poznaju procese upravljanja problemima i kako se najbolje nositi s problemima koji se pojavljuju.

I ti to možeš. Kada saznate kako procijeniti problem s projektom, otkrit ćete da upravljanje problemima postaje jednostavna navika ugradnje u vašu tjednu rutinu. Odvojite malo vremena da svaki tjedan prođete kroz dnevnik problema, a uskoro ćete uvidjeti da je lako nositi se s upravljanjem problemima.

Suočavanje s promjenama

Projekti su osmišljeni kako bi promijenili stvari, ali takva se promjena događa drugim ljudima! Teže je upravljati promjenama koje su usmjerene isključivo na projektni tim, uznemirujući detaljan raspored projekta i stvarajući novi posao i cijelu hrpu ažuriranja dokumentacije.

Uspješni voditelji projekata imaju proces upravljanja promjenama koji slijede. Praćenjem određenih koraka lakše je pretvoriti bilo koju radnju u naviku jer je strukturirana i ponavljajuća.

Proces upravljanja promjenama izgleda ovako:

• Primajte informacije o promjeni.
• Procijenite promjenu.
• Utvrdite koliko će biti posla da se napravi promjena.
• Pripremite preporuku o tome da li vrijedi ići naprijed.

Nakon što ste pripremili preporuku, zamolite sponzora da donese odluku o tome trebate li uključiti promjenu ili ne. Neke male promjene možete odobriti sami dok su unutar vašeg djelokruga i nivoa vlasti. Uspješni projektni menadžeri znaju da je suočavanje s promjenama dio posla i da imaju plan da se nose s njima kao i kada se pojave.

Upravljanje troškovima projekta

Vrlo je vjerojatno da će vaš projekt imati troškove, čak i ako sami nemate potpunu kontrolu nad torbicama. Biti u stanju upravljati financijskim elementima u vašoj kontroli mora biti navika. Ako joj ne pristupate redovito i rutinski, naći ćete da posao postaje toliko velik da je nemoguće dobro obaviti posao.

Fantastični voditelji projekata ostaju na vrhu troškova s ​​sustavima arhiviranja koji rade za račune, ponude i procjene. Uđite u naviku korištenja softvera za izradu proračuna (čak i ako je to samo proračunska tablica).

Ne možete upravljati troškovima projekta dok ne dobijete plan onoga što ćete potrošiti. Pročitajte ovo o tome kako stvoriti proračun projekta kako biste mogli početi.

Teambuilding

Projektni tim možda ne radi izravno za vas. Dakle, zašto je teambuilding dio navika uspješnih voditelja projekata? To je zato što trebate vaš tim da učinkovito radi zajedno i da vam trebaju pojedinci uključeni u projekt da brzo dođu do točke u kojoj imaju povjerenja jedni drugima. Dobivate to kroz izgradnju tima. Pazite na situacije u kojima se vaš tim raspada. Pogrešno ponašanje je neprihvatljivo.

Razumijevanje procesa

Šesta navika vrlo uspješnih voditelja projekata je da razumiju procese koji postoje unutar njihove sfere kontrole. To znači da znaju koje radne postupke treba slijediti. Ne gube vrijeme pokušavajući smisliti kako napisati poslovni slučaj jer znaju da za to postoji postupak i mogu slijediti korake.

Najuspješniji voditelji projekata nisu robovi procesa. Oni znaju da je ispravno slijediti proces. Oni znaju da je bolje malo ga podesiti kako bi zadatke učinili lakšim za svakoga. Primjer za to bio bi uklanjanje birokracije iz malog projekta prilagođavanjem procesa u skladu s tim.

Ažuriranje rasporeda

Rasporedi projekata ne bi trebali biti prepušteni slučaju. Najuspješniji projektni menadžeri će učiniti naviku redovito provjeravati raspored točnosti i ažurirati ih.

Postoji mnogo načina za praćenje napretka vašeg projekta. Najvažnije je da to učinite. Ako se trudite napraviti ovu naviku kao svoju, onda rezervirajte kratki sastanak u svom dnevniku sa sobom i rasporedom jednom tjedno. Koristite isto vrijeme svaki tjedan i uzmite 30 minuta da pregledate gdje se nalazite i gdje trebate biti. Napravite potrebne izmjene, recite timu i nastavite s projektom.

Ako promjene u rasporedu utječu na datum završetka projekta ili na datum isporuke za glavne prekretnice, onda se obratite svom sponzoru. Ne biste trebali mijenjati osnove svog osnovnog plana bez prolaska kroz formalni proces odobravanja.

Upravljanje projektnim rizikom

Znati što uključiti u svoj registar rizika je jedna stvar, ali uobičajeni pregled i djelovanje na podignute rizike je nešto drugo. Nije dovoljno koristiti početak vašeg projekta kako biste identificirali rizike, a zatim ne razmišljajte o njima ponovno. Upravljanje rizikom mora biti dio vaših projektnih navika, jer bez njega ćete uvidjeti da se rizici pretvaraju u probleme i stvaraju probleme za vas.

To je još jedno područje u kojemu mogu pomoći standardni postupci i rezerviranje uobičajenog mjesta za pregled rizika. Možete ga uključiti kao dio sastanaka vašeg tima. Napravite naviku da pregledavate rizike s timom, zatvorite sve koji više nisu prijetnja i planirajte akcije za one koje želite ublažiti.

Vrijeme praćenja

Voditelji projekata znaju mnogo o upravljanju vremenom projekta, ali to je obično u domeni planiranja i planiranja. Ono o čemu govorimo je redovito i svakodnevno praćenje vremena. Govorimo o vremenskim tablicama.

Projektni timovi često nisu toliko zainteresirani za korištenje vremenskih tablica ako to nisu učinili prije. Mnogi softverski alati za upravljanje projektima imaju vremensko praćenje svojstvenog proizvodu. To može olakšati uvođenje prijelaza na praćenje vremena kao tim.

Bilo da pratite vrijeme svog tima (što je preporučeno), važno je da znate gdje vaše vrijeme ide u jednom danu. Trebali biste napraviti naviku da vodite bilješku o tome kako provodite svoje vrijeme. To će vam pomoći da shvatite da li provodite vrijeme na zadacima prioritetnih projekata. Možda misliš da jesi, ali jesi li? Timesheets ili vrijeme snimanja neke forme će pomoći, čak i ako je to samo jedan sat prijavite na Notepad.

Isporuka poslovnih promjena

Konačno, navika koja čini voditelje projekta najuspješnijima je njihova sposobnost da izjednače rezultate projekta s poslovnim rezultatima. Ako korisnici ne upotrebljavaju vaš proizvod ili ako softver brzo zastari ili klijenti nisu toliko zaprepašteni kao vi, projekt je gubljenje vremena.

Najuspješniji projektni timovi osiguravaju da znaju koje poslovne rezultate žele postići. Oni grade rješenje koje donosi promjenu poslovanja na održiv način. Ono što isporučuju nakon završetka projekta u potpunosti se koristi i potpuno prihvaća od strane kupca. To je uspjeh jer je izgrađen kako bi bio uspješan od samog početka.

Razumijevanje poslovnih ciljeva ključni je kriterij za svakog voditelja projekta koji želi utjecati na klijente i dionike. Ako možete pokazati da ste isporučili nešto vrijedno, lako je pokazati utjecaj koji imate i vrijednost koju donosite tvrtki.

Napravite naviku da pitate svoje dioničare kakvu poslovnu vrijednost očekuju i kako žele koristiti ono što vaš projekt pruža za njih. Razgovarajte s njima o tome kako definiraju uspjeh. To možete izgraditi u ponovljivom procesu na početku svakog projekta.