Sadržaj datoteka I-9 za zaposlenike

Obrazac I-9, Potvrda o ispunjavanju uvjeta za zapošljavanje je obrazac koji zahtijeva Odjel za domovinsku sigurnost - USCIS za dokumentiranje prava na zaposlenje u Sjedinjenim Američkim Državama. Kao poslodavac morate ispuniti obrazac I-9 za svakog zaposlenika kojeg zaposlite.

Svi zaposlenici, građani i ne-građani, zaposleni nakon 6. studenog 1986., moraju ispuniti Odjeljak 1 Obrasca I-9 u vrijeme najma. Poslodavac je odgovoran za to da zaposlenik pravovremeno i pravilno popuni Odjeljak 1 Obrasca I-9.

Poslodavac mora provjeriti ovjeru zaposlenja i provjeriti jesu li odjeljci 2 i 3 obrasca I-9 ispravno ispunjeni. Poslodavci moraju ispuniti Odjeljak 2 Obrasca I-9 tako što će ispitati dokaze iz prve ruke (samo originalne, neistekle dokumente) o identitetu i kvalificiranosti za zapošljavanje u roku od tri (3) radna dana od dana početka zaposlenja.

Zaposlenik mora biti fizički prisutan i njegovi izvorni dokumenti moraju biti pregledani osobno. Zaposlenik koji pregleda izvorne dokumente mora potpisati odjeljak 2. točke I-9.

Obrazac potvrđuje da ste provjerili dva odobrena oblika identifikacije koji dokazuju da je zaposlenik zakonski ovlašten raditi u SAD-u.

Poslodavci ili njihovi ovlašteni predstavnici moraju popuniti odjeljak 3. kada otkrivaju da zaposlenik ima pravo raditi u SAD-u. Kada se zaposlenik zaposli u roku od tri godine od datuma kada je I-9 izvorno završen, poslodavci imaju mogućnost popunjavanja novog obrasca I-9 ili popunjavanja odjeljka 3. t

Povremeno, trebate provjeriti obrasce I-9 kako biste osigurali da imate popunjen obrazac za svakog zaposlenika. Morate provjeriti istinitost i potpunost i spremiti dokaze o reviziji i bilo kojoj obuci koju su članovi osoblja završili ili pohranili.

Mjesto dovršenih I-9 obrazaca

Želite li zadržati sve zaposlenike I-9 i prateću dokumentaciju u zasebnom osobnom dosjeu iz tih razloga.

Vlada može pregledati ove obrasce. Ako državni službenici pregledaju vaše obrasce I-9, ne želite im dopustiti pristup privatnim dosjeima vaših zaposlenika i povjerljivim informacijama koje sadrže.

Dakle, u interesu povjerljivosti zaposlenika i ograničenog pristupa, želite izolirati zaposlenike I-9 u jednoj mapi koja je posebno namijenjena za pohranu I-9.

Time se štiti privatnost vaših zaposlenika, a poslodavcu se također sprema da potencijalno odgovori na dodatna pitanja koja se tiču ​​sadržaja dosjea zaposlenika. Možda nesvjesno otvorite svoju tvrtku povećanom istraživanju od strane USCIS-ovih zaposlenika. Izbjegavajte ovo.

Trenutačna istraga o I-9 datotekama

Prema američkom Imigracijskom i carinskom izvršenju (ICE), vlada može pregledati vaše I-9s: "Postupak upravne inspekcije inicira se uslugom Obavijesti o inspekcijskom nadzoru (NOI) kod poslodavca, što zahtijeva uvođenje obrazaca I-9.

"Prema zakonu, poslodavcima se osiguravaju najmanje tri radna dana za izradu Obrasca I-9. Često će ICE zatražiti od poslodavca da priloži popratnu dokumentaciju, koja može uključivati ​​kopiju platnog spiska, popis trenutnih zaposlenika, Statut, i poslovne licence."

Trenutni trend je da ICE povećava svoje napore u provedbi. Poslodavci su se sve više suočavali s kaznenim prijavama koje su nametnuli menadžerima, vlasnicima i zaposlenicima HR-a zbog neuspjeha da pravilno popune i pohranjuju obrasce I-9 za svakog zaposlenika. Tvrtke su sve češće dobivale značajne novčane kazne i bile su isključene.

Poslodavci moraju ozbiljno shvatiti obrasce I-9. Ozbiljno. Trebamo li reći više?

Pogledajte trenutni obrazac I-9 i kompletne upute za njegovu primjenu u Ministarstvu domovinske sigurnosti - USSIS (USCIS).

Također poznat kao:datoteke zaposlenika, evidencije zaposlenika, datoteke s ljudskim resursima, dokumentaciju