Pregled datoteka osoblja i pravila uzorka datoteka

Dokumentacija osoblja je spremljena dokumentacija poslodavca o povijesti i statusu cjelokupnog radnog odnosa s pojedinim zaposlenikom. Poslodavac zadržava ovu dokumentaciju o zaposlenju u dosjeu osoblja iz tri razloga.

• Poslodavac želi imati točne informacije pri ruci i organizirane kada vam je potreban pristup informacijama iz bilo kojeg razloga. Promjene u kontaktima za hitne slučajeve, adresama zaposlenika, praćenju procjena uspješnosti, pismenim pismima, prepoznavanju zaposlenika i materijalima za prijavu zaposlenja primjeri su vrsta informacija koje će poslodavac htjeti brzo pristupiti.
• Poslodavac mora zadržati dokumentaciju o osobnim pitanjima kao što su odabir zaposlenika, radna uspješnost, povijest rada, obrazloženje naknade i interne prijave za napredovanje, da navedemo samo neke.

  EEOC tvrdi, tužba ili čak potreba da se opravda nedostatak povećanja ili napredovanja zaposleniku zahtijevaju da poslodavac prikupi i zadrži tu vrstu dokumentacije zaposlenika.

• Neke evidencije zaposlenika zahtijevaju savezne ili državne vlade za poslodavce. Organiziranje informacija o zaposlenicima u osobnom dosjeu ima smisla za pristup i poštivanje zakona i spremnost.

Vrste kadrovskih datoteka

Poslodavac općenito održava nekoliko vrsta kadrovskih dosjea, za poslovnu upotrebu, za povjerljivost zaposlenika, za medicinsku privatnost i za poštivanje zakona. Nisam svjestan ni jednog zakona koji kaže koliko datoteka poslodavac mora čuvati.

Međutim, postoje mnogi zakoni, a postoji i najbolja praksa osoblja za povjerljivost zaposlenika, koja upravlja sadržajem dosjea osoblja i tko ima pristup tim informacijama. To su dosjei osoblja koje većina poslodavaca u SAD-u drži. (Zakoni i prakse diljem svijeta mogu se razlikovati.)

• Datoteka osoblja: Ovo je glavna datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa.
• Datoteka za obračun plaća: Želite zadržati zasebnu datoteku za sve plaće pitanja u vezi plaće i pogodnosti.
• Medicinska datoteka zaposlenika: Savezni Zakon o zdravstvenom osiguranju prenosivosti i odgovornosti iz 1996. (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca da zaštite povjerljivu medicinsku dokumentaciju zaposlenika.
• I-9 Obrasci zaposlenika: Trebate održavati zasebnu datoteku za sve I-9 obrasce zaposlenika (ne po zaposleniku) jer ne želite da državni službenici, koji su ovlašteni provjeravati te obrasce u različitim okolnostima, gledaju kroz vaše glavne, povjerljive datoteke osoblja,

Pristup osoblja osobnim datotekama

Zaposlenicima je dopušten pristup dosjeima svojih zaposlenika pod vodstvom i nadzorom osoblja za ljudske resurse. Zapisi o osoblju zaposlenika smatraju se vlasništvom poslodavca koji ima odgovornost da ih održava i čuva.

Primjer pravila za datoteke osoblja

Slijedi uzorak pravila datoteka osoblja za upotrebu u vašoj tvrtki. U njemu se raspravlja o različitim datotekama koje se preporučuju i tko bi trebao imati pristup svakoj datoteci.

Primjer pravila

Društvo vodi tri datoteke zaposlenika za svakog zaposlenika.

osobni dosje održava se za svakog zaposlenika tvrtke (Vaše ime tvrtke). Ovi dosjei osoblja sadrže povjerljive dokumente i njima upravlja i održava osoblje za ljudske resurse.

Pristup ovoj datoteci ograničen je na osoblje HR-a i pretpostavlja da voditelj svakog zaposlenika vodi svoju datoteku s dokumentima relevantnim za radni učinak zaposlenika.

Tipični dokumenti u kadrovskom dosjeu uključuju prijavu za zapošljavanje, obrazac za kontakt u slučaju nužde u obitelji, dokumentiranu povijest disciplinskih mjera, životopis, priručnik za zaposlenike i potpisivačke listove poslodavca, trenutne osobne podatke i reference za posao.

Ne sadrže svi dokumenti o osoblju iste dokumente, ali svaki dosje osoblja ima neke dokumente koji su isti.

Datoteke za plaće također se održavaju; datoteke plaća sadrže povijest zaposlenika, odjela, promjene naknada i tako dalje. Pristup datoteci za obračun plaća ograničen je na odgovarajuće računovodstveno i kadrovsko osoblje.

medicinski dosje zaposlenika također se održava. Sadržaj medicinske dokumentacije nije dostupan svima osim osoblja imenovanom u ljudskim resursima i zaposleniku čije se evidencije čuvaju u spisu. Na ime Vaše tvrtke), medicinske datoteke dobivaju najviši stupanj sigurne pohrane i povjerljivosti.

Zaposlenik može pregledati svoj dosje o osoblju tako što će se obratiti osoblju za ljudske resurse tijekom redovnog radnog vremena. Nijedan zaposlenik ne smije mijenjati ili uklanjati bilo koji dokument iz svog osobnog dosjea koji se mora pregledati u nazočnosti osobe za ljudske resurse.

Također poznat kaodatoteke zaposlenika, evidencije zaposlenika, datoteke s ljudskim resursima, dokumentaciju

Odricanje od odgovornosti - imajte na umu:

Susan Heathfield ulaže maksimalne napore kako bi ponudila točne, razumne, etičke, ljudske resurse, savjete o poslodavcima i radnim mjestima na ovoj web-stranici i povezala ih s ove web-stranice, ali ona nije odvjetnik i sadržaj na web-lokaciji ne jamči za točnost i zakonitost, te se ne smije tumačiti kao pravni savjet.

Web-lokacija ima svjetsku publiku, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje, tako da web-lokacija ne može biti definitivno na svim radnim mjestima. Kada ste u nedoumici, uvijek potražite pravnog savjetnika ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih sredstava, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne. Informacije na ovim stranicama služe samo kao smjernice, ideje i pomoć.