Kako napisati zahtjev za ponudu ili RFP

Zahtjev za prijedlog, koji se ponekad naziva RFP ili RFQ ("zahtjev za ponudu"), je dokument koji tvrtka izdaje kada želi kupiti proizvod i želi da njegove specifikacije budu dostupne javnosti. To je obično slučaj kada više tvrtki nudi ponude za rad, a RFP poziva konkurentnije cijene. Ali, ako ne pripremite RFP ispravno, vaš trud može proizvesti ponude koje su gubljenje vremena, ili još gore, bez ikakvih ponuda. Evo kako ćete kreirati RFP kako biste osigurali najbolje rezultate.

Teškoća: prosječan

Potrebno vrijeme: Nekoliko dana

12 koraka

1. Napiši domaću zadaću:Shvatite što vam je potrebno, što želite i što je moguće prije nego što počnete pisati RFP. Nemojte izdavati RFP za stroj koji može proizvesti 1.500 widgeta na sat ako niste prodali više od 25 mjesečno. Nema smisla izdavati RFP za automobil s visokim pogonom kada glasnik može proći kroz promet jednako brzo na biciklu.
2. Razlikujte svoje potrebe i želje: Ako želite kupiti aplikaciju koja može prenijeti slike između sjedišta i kombija na gradilištu, možete navesti broj slika koje trebate u sekundi, maksimalnu veličinu slika koje trebate i potrebnu razlučivost. Iako bi bilo lijepo imati te slike u boji, odlučite je li to stvarno potrebno. Ako stvarno trebate određenu specifičnu, upotrijebite riječi poput "volja", "treba" i "mora". To znači da su to zahtjevi. Specifikacije koje su samo "želje" trebaju se identificirati riječima kao što su "može", "može" i "neobavezno".

1. Odlučite kako će pobjednik izgledati: Prijedlozi koje dobijete kao odgovor na RFP će se razlikovati. Svaka odgovorna tvrtka imat će različite prednosti i slabosti. Neki će se usredotočiti na najniže troškove. Drugi će se usredotočiti na najbolju kvalitetu. Drugi će ponuditi kompletan skup značajki. Odlučite što tražite - najnižu cijenu, najbržu isporuku ili neku kombinaciju ta dva.
2. Organizirajte dokument: Sve što pišete za posao treba dobro razmisliti i organizirati. Skica je dobro mjesto za početak. Najmanje će vam trebati odjeljci za uvod, zahtjeve, kriterije odabira, vremenske rokove i procese. Mnogi od tih odjeljaka imat će pododjeljke.

1. Napišite uvod: Ovdje ćete objasniti potencijalnim ponuđačima zašto objavljujete RFP i što se time nadate. Uvod može sadržavati i sažetak ključnih točaka iz drugih dijelova, uključujući datum dospijeća. Uvođenje RFP-a za sustav za prijenos slika moglo bi pročitati nešto slično ovome: "Tvrtka XYZ traži prijedloge za vrlo pouzdan, jednostavan za korištenje sustav koji može prenositi slike iz glavnog ureda na kombijene bilo gdje u gradskom području. Odgovarajuće ponude mora biti zaprimljen do ponedjeljka, 5. ožujka 2007. u 8.00 sati PST. "

1. Objasnite zahtjeve: Ovaj dio je jedan od najvažnijih i obično traje najviše vremena. Morat ćete odrediti veličinu i jasnoću slika koje želite prenijeti i potrebnu brzinu. Budite konkretni, ali nemojte reći ponuditeljima kako želite da se posao obavi ako to nije neophodno. Možda biste htjeli podijeliti ovaj dio na pododjeljke. Na primjer (a) veličina slike i kvaliteta (b) prijenos, koji može uključivati ​​i željenu brzinu i sve zahtjeve koji čine prijenos sigurnim (c) željenim opcijama, gdje možete navesti boju kao poželjnu opciju.

1. Kriteriji odabira: Ovdje ćete ponuditeljima obavijestiti kako ćete odabrati najpovoljniju ponudu. Možete otkriti koliko ili koliko želite. Dobra je ideja uključiti rečenicu poput: "Pobjednički ponuditelj, ako ga ima, bit će odabran isključivo na temelju presude XYZ tvrtke." Možete izraditi proračunsku tablicu koja svakoj ponudi dodjeljuje određeni raspon točaka u svakoj kategoriji.Zatim, neka ekipa odabere najbolju ponudu od onih s tri najbolje ocjene.
2. Rokovi: Ovaj odjeljak govori tvrtkama koliko brzo moraju djelovati i koliko dugo se proces očekuje. Budite razumni kada postavite svoje rokove. Nemojte tražiti prijedloge za složene sustave, a zatim dajte ponuđačima samo nekoliko dana da odgovore. Dozvolite više vremena za pripremu ponude ako je vaš RFP velik, ako je željena kupnja komplicirana ili ako vam je potreban vrlo detaljan odgovor. To je također mjesto na kojem ponuđačima možete reći koliko dugo će proces ocjenjivanja trajati kada će biti obaviješteni ako budu uspješni i koliko brzo moraju dostaviti ono što su obećali.

1. Postupak: Koristite ovaj odjeljak da biste objasnili kako će proces funkcionirati - od slanja RFP-a do dodjele ugovora i kada će posao početi. U ovom odjeljku može se reći: "Ponude se dospijevaju na datum naveden u gore navedenom Koraku 8. Sve ponude bit će pregledane kako bi se osiguralo da ispunjavaju sve zahtjeve i odgovaraju. Sve odgovarajuće ponude će se ocjenjivati ​​u X kategorijama (možete imenovati kategorije ako ako želite), a tri glavne ponude bit će ocijenjene od strane tima za prijedloge kako bi odabrali najpovoljnijeg ponuditelja i zamjenika. Pregovori s pobjedničkim ponuditeljem rezultirat će dodjelom ugovora u roku od dva tjedna. "

1. Odlučite kako poslati RFP: Većina RFP poruka je poslana, ali ne moraju biti. Možete poslati RFP putem e-pošte ili ga možete objaviti na web-lokaciji svoje tvrtke. Samo budite sigurni da navedete ime (ili broj ponude) koje bi ponuditelji trebali koristiti za identifikaciju RFP-a na koji odgovaraju.
2. Odlučite tko će primiti RFP: Možda ste već identificirali dobavljače od kojih želite kupiti. Vaša tvrtka može čak imati popis prihvatljivih dobavljača. Ako ne, možete pronaći moguće dobavljače putem svoje profesionalne mreže, pretraživanjem na mreži ili traženjem pouzdanih dobavljača drugih materijala za njihove preporuke. Nemojte ograničavati popis onih koji primaju RFP samo na velike tvrtke ili postojeće dobavljače. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene od manjih dobavljača koji su često željniji pobjeđivanja u Vašem poslovanju.

1. Obavijestite pobjednika: Nakon što završite sve gore navedene korake, vrijeme je da napravite skok i obavijestite pobjedničkog RFP-a da je vrijeme da krenete naprijed s projektom.