Kako napisati izvješće o napretku u poslovanju

Izvješće o napretku sastoji se od zaglavlja, sažetka, opisa manjih komponenti, naznake kada je potrebno sljedeće izvješće. Napisali biste izvješće nakon ovog predloška, ​​a zatim ga poslali svom šefu ili nekom drugom odgovornom nadređenom.

Zaglavlje

Zaglavlje sadrži podatke za identifikaciju izvješća. Upisivat ćete naslov, datum na koji se izvješće objavljuje, status zaustavnog svjetla onoga o čemu izvještavate (crveno, žuto-zeleno) i ukupnu vrijednost, možda postotak dovršenosti, plan u odnosu na stvarni. Napomena: Izvješće o napretku kao što je ovo najčešće se koristi za projekte, ali se može koristiti i za izvješćivanje o drugim stvarima. Na primjer, ako vam je zadatak da smanjite broj sati po crtežu za inženjersku tvrtku, koristite izvješće o napretku kako biste pokazali svoj napredak u smanjenju broja sati po crtežu.

• Naslov: Izvješće o napretku projekta X
• Datum: 30. svibnja 20xx
• Status: zeleno
• Postotak potpun: 63 stvarna, 59 plan

Sažetak

Napišete posljednji sažetak. Ovo je sažetak svih glavnih točaka navedenih u tekstu izvješća. Ovisno o publici, ponekad je sažetak ograničen. To ovisi o vašoj publici, broju ljudi koji primaju izvješće i njihovim razinama unutar organizacije. Sažetak je namijenjen onima višim rukovoditeljima koji možda nemaju vremena za čitanje cijelog izvješća. Ako je vaše izvješće upućeno vašem neposrednom rukovoditelju, očekuje se da će on ili ona pročitati izvješće, a sažetak možda neće biti potreban.

Međutim, ako je ovo izvješće koje se distribuira mnogim rukovoditeljima u cijeloj organizaciji, možda će biti potrebno uključiti izvršni sažetak za one pojedince koji nemaju vremena za čitanje cijelog izvješća.

Napredak komponenti

Ovo je glavno tijelo izvješća. U ovom odjeljku izvješća detaljno opisujete svoj napredak u svim komponentama projekta. Navedite napredak i postignuća u vezi svih mjernih podataka tijekom tog vremenskog razdoblja. Pokazuješ svoj plan za sljedeći vremenski period. I onda ne nabrajate samo blokatore, nego i napore koje poduzimate da ih očistite. Na kraju, odjeljak će pokazati koja je dodatna pomoć potrebna od vašeg šefa ili drugog primatelja izvješća o napretku.

Sažetak

Tijelu izvješća slijedi odjeljak sažetak. To uključuje manje pojedinosti nego napredak koji je zabilježen u prethodnom odjeljku. Vi biste uključili iste podatke, mjerne podatke, postignuća, plan za sljedeće razdoblje i sve blokatore, ali unesite manje pojedinosti za svaku kategoriju. Na primjer, sažetak može biti jedna rečenica, kao što su "svi isporučeni proizvodi su na vrijeme", dok bi napredak u prethodnom odjeljku mogao reći "Isporučivi A, koji će na xx / xx / xx biti isporučen tri dana ranije.

Izvješće Y će biti isporučeno na vrijeme na xx / xx / xx. A izvješće C, koje se čeka na dva tjedna dok čeka na grafiku, sada se očekuje da će biti dostavljeno na revidiranom datumu dospijeća xx / xx / xx."

Sljedeći datum dospijeća izvješća

Ovdje možete navesti kada će biti poslano sljedeće izvješće. Ako je to, primjerice, tjedni izvještaj, prikazat će se sljedeći datum dospijeća izvješća kao idući tjedan. Za mjesečno izvješće prikazat će se datum sljedećeg mjeseca kada će izvješće biti poslano. Osobe koje primaju izvješće očekuju da će ti podaci biti točni kao podaci u izvješćima.

Poanta

Vaš izvještaj o napretku sastoji se od izbornog sažetka, izvješćivanja o napretku svih komponenti projekta, detaljnog sažetka i vremenskog okvira. Učinite ih što točnijim.