Kako napisati referentno pismo

Važno je znati napisati pismo s preporukom jer se od svih traži da daju preporuke u nekom trenutku tijekom svoje karijere. Bilo da je riječ o zaposleniku, prijatelju ili nekome s kim ste radili, važno je biti spreman napisati učinkovito pismo preporuke.

Pročitajte u nastavku savjete o tome kako napisati pismo preporuke, kao i koje materijale zatražiti od kandidata, i kada reći ne (i kako reći ne) pisanju pisma nekome.

Referentna pisma ili preporuke

Referentno pismo, poznato i kao pismo preporuke, je pismo koje govori o nečijem radnom iskustvu, vještinama, stručnosti, osobnim kvalitetama i / ili akademskom uspjehu. Napisao ju je bivši poslodavac, kolega, klijent, učitelj ili netko drugi koji može pozitivno govoriti o toj osobi.

Kada trebate referentna pisma

Trebate referentna pisma, obično oko tri, kada primjenjujete se na radna mjesta, stažiranje, volonterske pozicije, fakultete i programe diplomskih studija. Referentno pismo je pozitivna potvrda vaših vještina i atributa koje je napisao netko upoznat s vašim radom, karakterom i postignućima.

Referentno pismo objašnjava zašto bi vas čitatelj trebao odabrati i što vas kvalificira za priliku za koju se prijavljujete. Organizacija može zatražiti pisma koja razmatraju osobu za zapošljavanje ili prihvat u ustanovi, ili ih može ponuditi tražitelj posla ili podnositelj zahtjeva.

Što je uključeno u pismo preporuke

Referentno pismo je pozitivna potvrda vaših vještina i atributa. Objašnjava zašto bi čitatelj trebao odabrati vas i što vas kvalificira za priliku za koju se prijavljujete.

profesionalno referentno pismo obično je napisao supervizor, kolega, klijent, nastavnik ili profesor koji dobro poznaje vaša postignuća u postavkama radnog tipa. Obično uključuje opis vašeg položaja i odgovornosti, trajanje vašeg vremena u tvrtki i vaše sposobnosti, kvalifikacije i doprinose organizaciji.

Znak iliosobno pismo preporuke može ga napisati obiteljski prijatelj, mentor ili susjed koji može potvrditi osobine koje bi vas učinile dobrim kandidatom za poziciju koju tražite. Objašnjava kako vas pisac poznaje i raspravlja o vašim osobnim atributima kao što bi se primjenjivao u postavkama posla.

Što učiniti prije pisanja referentnog pisma

Razmislite prije nego što kažete "Da".Prije nego što pristanete napisati pismo, uvjerite se da možete napisati pozitivno pismo za tu osobu. Ako ne poznajete osobu dobro ili ne mislite da možete visoko govoriti o vještinama ili sposobnostima osobe, u redu je odbiti zahtjev za preporukom.

Bolje je reći ne pisanju preporuke, nego pisanju negativne reference za osobu.

Kada odbijete zahtjev, možete biti nejasni, jednostavno govoreći: "Ne osjećam se kao najbolja osoba da vam napišem preporuku." Ako je moguće, predložite nekom drugom da ih pita.

Zatražite informacije. Dobro je zamoliti osobu za kopiju životopisa ili životopisa, čak i ako ste ih poznavali dugo vremena. Mogu imati novu akreditaciju ili postignuća, a vi želite pružiti što više aktualnih informacija. To će također pomoći da dobijete smjernice koje ćete koristiti prilikom sastavljanja pisma.

Ako je referentno pismo namijenjeno određenoj mogućnosti zapošljavanja, zatražite i kopiju oglasa za posao. Slično tome, ako je referentno pismo za određenu školu ili program, zatražite neke informacije o školi. Što više informacija imate, lakše ćete pisati pismo.

Saznajte sve pojedinosti.Uz traženje informacija o kandidatu, dobit ćete sve potrebne informacije o tome kako poslati pismo. Pitajte koga trebate poslati pismu, kada je rok i kakav format pismo treba. Također pitajte postoje li neke pojedinosti koje škola ili poslodavac želi da uključite u svoje pismo.

Što uključiti u referentno pismo

Ukoliko vam kandidat ne dostavi obrazac na kojem možete napisati svoju preporuku, napišite ga kao formalno pismo. Referentno pismo treba započeti s vama i kontaktnim podacima poslodavca (ime, adresa, telefonski broj, e-pošta), a zatim datum. Ako se radi o e-pošti, a ne o stvarnom pismu, uključite svoje kontaktne podatke na kraju pisma, nakon potpisivanja.

Informacije za kontakt i pozdravni pozdrav:Ako pišete pismo pojedincu ili povjerenstvu za zapošljavanje, uključite njihove kontaktne informacije na vrhu pisma i pozdravu. Ako pišete opće pismo, možete pisati "Kome se tiče" ili jednostavno započeti svoje pismo s prvim odlomkom.

Pozdrav: Započnite svoje pismo s "Poštovani gospodine / gospodo. Prezime." Ako ne znate prezime poslodavca, napišite: "Dragi upravitelj zapošljavanja." Ako se kandidat prijavljuje za neki akademski program, možete napisati "Poštovani prijemni odbor".

Uvod: Objasnite svoj odnos s osobom za koju pišete pismo. Možete uključiti koliko dugo poznajete tu osobu. Tada objasnite zašto pišete pismo. Obavezno uključite naziv tvrtke, posao, školu ili priliku za koju se osoba prijavljuje. Primjerice, "Ja sam supervizor Jamesa Smitha u tvrtki XYZ posljednjih pet godina. Zadovoljstvo mi je da ga preporučim za mjesto glavnog računovođe u tvrtki ABC.

Pregled tijela:U tijelu pisma uključuju specifične informacije o osobnim karakteristikama kandidata (kreativnost, strpljenje, povjerenje itd.), Specifične vještine (izvrsne komunikacijske vještine, organizacijske sposobnosti itd.). Budite što precizniji.

Prvi odlomak: Prvi odlomak referentnog pisma objašnjava vašu povezanost s osobom koju preporučujete, uključujući i način na koji ih znate, i zašto ste kvalificirani za pisanje referentnog pisma za preporučivanje zaposlenja ili diplomske škole. Spomenite odnos (osobni ili profesionalni) s osobom koju preporučujete.

Drugi stavak (i ​​treći i četvrti)

Srednji paragrafi referentnog pisma sadrže informacije o osobi o kojoj pišete, uključujući zašto su kvalificirani i što mogu doprinijeti. Ako je potrebno, za više pojedinosti upotrijebite više od jednog stavka. Budite konkretni i podijelite primjere zašto je ta osoba kvalificirani kandidat. Ako možete, povezite specifične slučajeve u kojima ste osobu uspješno promatrali koristeći vještine potrebne za radno mjesto.

Pokušajte opisati kvalitete i vještine koje se odnose na određeni posao, školu ili priliku. Primjerice, ako se osoba prijavljuje za posao menadžera, usredotočite se na vodstvo i komunikacijske sposobnosti osobe.

Zatvaranje pisma

U završnom odlomku ponudite dodatne informacije i uključite svoje kontaktne podatke (telefon i e-poštu) kako biste bili dostupni za davanje usmene preporuke ili odgovaranje na daljnja pitanja ako je potrebno. Također možete ponoviti da ovu osobu preporučujete „bez ikakve rezerve“.

Potpis: Završite slovo svojim potpisom, napisano rukom, nakon čega slijedi upisano ime. Ako je ovo e-pošta, jednostavno unesite svoje upisano ime, a zatim kontaktne podatke.

Duljina, Format i Font preporuke

Prije nego počnete pisati pismo: Zamolite kandidata da vam pošalje svoj životopis, transkript, životopis ili bilo koji drugi materijal koji će vam pomoći točno opisati osobu. Također možete zatražiti opis pozicije za koju se prijavljuje i informacije o tvrtki. Što više informacija imate, lakše ćete napisati jaku preporuku.

dužina: Pismo preporuke treba biti više od jednog ili dva stavka; ovo kratko pismo upućuje na to da ne poznajete osobu dobro ili da je ne podržavate u potpunosti. Međutim, želite zadržati pismo sažeto i usredotočiti se na nekoliko ključnih točaka, stoga izbjegavajte pisanje više od jedne stranice. Tri ili četiri odlomka koji objašnjavaju kako poznajete osobu i zašto ih preporučujete je odgovarajuća dužina.

Format: Pismo preporuke treba biti pojedinačno razmaknuto s razmakom između svakog odlomaka. Koristite oko 1 "margine za gornju, donju, lijevu i desnu stranu stranice i poravnajte tekst lijevo (poravnanje za većinu dokumenata).

font: Koristite tradicionalni font kao što je Times New Roman, Arial ili Calibri. Veličina fonta trebala bi biti između 10 i 12 točaka, tako da je lako čitati. Prilagodba veličine fonta dobar je način da zadržite pismo na jednoj stranici.

Uredi:Obavezno pročitajte pismo prije slanja. Neko drugi može urediti pismo, ali sakriti ime kandidata kako bi sačuvao njegovu privatnost.

Uzorak referentnog pisma

Ovaj primjer referentnog slova možete koristiti kao model. Preuzmite predložak (kompatibilan s Google Docs i Word Online) ili pročitajte tekstualnu verziju u nastavku.

Preuzmite Wordov predložak

Uzorak referentnog pisma (tekstualna verzija)

Melissa Bradley

123 Poslovni Rd.

Poslovni grad, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. rujna 2018

Jim Lee

Ljudski resursi

Saber Marketing & PR

321 Business Ave.

Poslovni grad, NY 12345

Poštovani gospodine Lee, Oduševljen sam što mogu preporučiti Sarah Jones za mjesto voditelja digitalnog marketinga u Sabre Marketing & PR. Kao direktor marketinga u tvrtki A & B Media, imao sam zadovoljstvo raditi kao Sarahin supervizor kada je bila ovdje zaposlena kao marketinški suradnik. Odgovorna, precizna i iznimno svijetla, Sarah je bila među najboljim talentima u A & B medijima, a ja apsolutno podupirem njezinu kvalifikaciju i svoje vještine.

Neprestano sam bio impresioniran znanjem koje je donijela na stol i njezinoj predanosti da ostane na vrhu najnovijih na terenu. Sarah objedinjuje oštre vještine analize s jakom intuicijom, i uvijek sam znala da se mogu osloniti na nju kako bi ispunila rokove i premašila naša očekivanja. Tijekom dvije godine s nama ostvarila je brojna postignuća, od povećanja angažmana društvenih medija za 20%, do smanjenja stope naših posjeta web stranicama za 10%, do povećanja ROI-ja za digitalne kampanje za 15%.

Dok je Sarahina profesionalna sposobnost bila iznimno vrijedna za A & B Media, ona je također bila prekrasan timski igrač. Optimistična, privlačna i jednostavna za slaganje, Sarah je bila istinska radost što je bila u uredu i poticala mnoge pozitivne odnose unutar našeg odjela kao iu cijeloj tvrtki.

S tim rečima, vrlo sam uvjeren u svoju preporuku i vjerujem da bi Sarah bila izvrsna za Sabre Marketing & PR. Ako želite govoriti dalje o mom iskustvu rada sa Sarah, molimo Vas da mi pošaljete e-mail na [email protected] ili me nazovite na 555-555-5555.

Iskreno, Melissa Bradley

Direktor marketinga, A & B Media

Formatiranje pisma

Ako šaljete pismo poslodavcu ili školi, obavezno slijedite odgovarajući format poslovnog pisma. To uključuje popis informacija o kontaktu, datum i podatke za kontakt osobe koja prima vaše pismo (obično upravitelja zapošljavanja) na vrhu pisma. Također uključite svoj rukopisni potpis na dnu fizičkog pisma.

Međutim, ako ovo pismo šaljete e-poštom, ne morate uključivati ​​nikakve podatke za kontakt ili datum na vrhu pisma. Umjesto toga, navedite svoje podatke za kontakt nakon potpisivanja e-pošte. Također budite sigurni da imate jasan, sažet redak s popisom imena kandidata, posla za koji se prijavljuje (ako je primjenjivo) i svrhe vašeg pisma. Na primjer, u retku se može pročitati: "Preporuka za Ime - Ime pomoćnika za ljudske resurse".

Upotrijebite predložak referentnog slova

Ako niste sigurni što napisati, upotrijebite predložak referentnog pisma i personalizirajte ga kako biste uključili svoje podatke. Predložak je koristan način da vidite kako oblikovati pismo i što uključiti u pismo.

Također možete vidjeti više uzoraka referentnih pisama za ideje o tome što uključiti u svoje pismo. Međutim, ne zaboravite promijeniti pismo tako da se odnosi na određenu osobu za koju pišete pismo.