Korištenje organizacijskih grafikona kao alata za upravljanje

Organizacijski grafikoni ili skraćeno Org grafikoni koriste se za prikazivanje željene strukture organizacije. Ta "formalna" organizacija trebala bi odražavati strukturu moći tvrtke. Ponekad Org Charts služe samo da zbune ljude o tome što je stvarno struktura. To obično nije namjerno, već odražava zbunjenost uključenih ljudi.

Međutim, također je moguće koristiti Org grafikon kao alat za upravljanje, kako bi se unaprijedilo ostvarivanje ciljeva vaše organizacije. Ispitat ćemo tipične primjere "standardnih" Org grafikona. Pogledat ćemo zbunjujuće Org Charts. Konačno, raspravit ćemo o korištenju Org grafikona kao alata za upravljanje.

"Standardni" organizacijski grafikoni

Standardne Org karte obično se koriste za prikazivanje željene strukture organizacije. Ta "formalna" organizacija trebala bi odražavati strukturu moći tvrtke. Često samo odražava strukturu odgovornosti. Prava snaga u organizaciji često slijedi linije komunikacije umjesto linija u Org grafikonu.

Karte su obično piramidalne forme. Prikazuju osobu na vrhu. Ispod su podređeni podređeni, obično u sve manjim kutijama. Obično se pojedinci prikazani na istoj horizontalnoj razini u Org grafikonu percipiraju kao "vršnjaci" unutar organizacije.

Ovaj Org grafikon Odjela za računanje Imperial Collegea (DOC) tipičan je za piramidalni grafikon. Voditelj odjela ima pet direktora koji mu izravno izvješćuju, uz zamjenika voditelja i povjerenstvo za pretraživanje. Svaki od direktora ima svoja izravna izvješća prikazana u zelenim ovalima ispod svojih odbora.

Zbunjujuće organizacijske karte

Ponekad Org Charts može zbuniti ljude o tome što je stvarno struktura. To obično nije namjerno, već odražava zbunjenost uključenih ljudi. Ako niste sigurni u funkcionalne odnose grupe, ili ako se često mijenjaju, gotovo ih je nemoguće točno odrediti.

Možda je najčešće mjesto za pronalaženje zbunjujućih Org Charts u američkoj saveznoj vladi. Orgija za Odsjek za računalne znanosti i matematiku Nacionalnog laboratorija Oak Ridge ne pokazuje brzo razumijevanje strukture Organizacije. Čini se da sugerira da je jedanaest funkcija izravno odgovorno ravnatelju.

Dok se raspon kontrole (broj izravnih izvješća koje upravitelj može učinkovito nadzirati) znatno razlikuje, teško nam je povjerovati da je to organizacija koja optimalno funkcionira. Neki od vođa funkcija vjerojatno su "jednakiji". Ako bismo planirali tijek komunikacije unutar ove organizacije, i količinu vremena koju je svaki podređeni proveo s direktorom, neke izravne izvještaje vjerojatno bi trebalo reklasificirati kao podređene drugim funkcijama.

Organizacijski grafikoni kao alat za upravljanje

Org karte obično su reaktivni, a ne proaktivni uređaji. Stvorili smo organizaciju ili dopustili da se evoluira i ona je narasla. Ljudima unutar organizacije ili ljudima s kojima surađuju, više nije jasno tko je za što odgovoran. Tako smo napravili hrpu kutija i redova kako bismo svima pokazali tko što radi. Zatim dodamo isprekidane linije i slične umjetne uređaje kako bismo pokazali da ono što smo prvo nacrtali nije uvijek slučaj.

Bolja je mogućnost, međutim, izraditi grafikon Org koji odražava gdje želite organizaciju ići, umjesto da jednostavno odražava kako je sada. Ako želite ravnu, horizontalnu organizaciju, nacrtajte Org grafikon na taj način. Pokažite da šest ili osam (ili čak jedanaest kao što smo vidjeli gore) menadžeri izvješćuju VP. Pokažite da svih deset programera izravno izvješćuje voditelja projekta.

Ako se vaša organizacija oslanja na kvalitetne krugove ili proizvodne timove kako bi ostvarila svoju misiju, to biste trebali pokazati u svom Org grafikonu. Nemojte smatrati da ste prisiljeni držati se horizontalnih grupacija i okomitih linija. Ako će vaši zaposlenici na taj način jasnije razumjeti svoje uloge, možete koristiti krugove, obrnute trokute ili bilo što drugo.

Na tržištu postoji mnogo softverskih proizvoda koji vam pomažu pokazati kako želite da vaša organizacija funkcionira. OrgPlus je primjer vrsta alata koji se mogu koristiti za razjašnjavanje mnogih aspekata poslovanja, uključujući Org Charts.

Način na koji se to treba učiniti

Primjer ispod je prikaz Org grafikona, koji me jako impresionirao. Izdana je kako bi otvorila novo doba za tvrtku koja je zahtijevala kreativnu, novu akciju svih svojih zaposlenika.

To jasno pokazuje ravnu, horizontalnu strukturu namijenjenu poticanju komunikacije i inovacija. U njemu se jasno vidi tim koji su formirali prva dva časnika, što ukazuje na to što se od zaposlenika očekuje. Ipak, ona zadržava nedvosmislenu liniju konačne odgovornosti. Predsjednik jasno vodi tvrtku, ali svi drugi znaju da moraju učiniti svoj dio kako bi uspjeli.

Način na koji bi trebala biti Org-ova karta

Još je prerano reći da li će ova Org karta imati željeni učinak. Na mjestu je samo nekoliko tjedana. Međutim, službenici tvrtke jasno su ga koristili kao učinkovit alat za upravljanje kako bi pomogli njihovoj organizaciji prema novim ciljevima.