Svrha i sadržaj platnog spiska zaposlenika

Datoteka plaća zaposlenika je spremište za sve što ima veze s plaćom zaposlenika. Glavni razlog za stvaranje datoteke plaća jest ograničiti pristup ostatku povjerljivih informacija koje se nalaze u dosjeu osoblja.

Svrha zaposlenika platni spisak

Datoteka za obračun plaća omogućuje računovodstvenom osoblju plaćanje zaposleniku bez pristupa povjerljivim informacijama zaposlenika. Osoblje za računovodstvo može voditi evidenciju plaća gdje ima smisla plaćati zaposleniku. U slučajevima gdje su platni spiskovi i računovodstvo izdvojeni, to je još više preporučena praksa za evidenciju plaća zaposlenika.

Datoteka za obračun plaća ograničava pristup povjerljivim informacijama zaposlenika. Datoteka za plaće zaposlenika omogućuje osoblju za računovodstvo i financije da raspolažu informacijama koje su im potrebne za plaćanje zaposleniku na zgodnom mjestu. Lokacija bi trebala biti sigurna i izvan dosega bilo kojeg drugog zaposlenika.

Morate impresionirati na računovodstvenom osoblju činjenicu da su podaci u platnim spiskovima povjerljivi i da ih se ne smije dijeliti bez dopuštenja i odjaviti od osoblja HR-a. Također, računovodstveno osoblje ne smije dijeliti nikakve informacije o povišicama zaposlenika, promocijama, bonusima i bilo kojim drugim informacijama koje su povjerljive o zaposlenicima.

Ljudski resursi ne moraju pratiti pristup računovodstvenih evidencija zaposlenicima. Kao što se preporučuje za povezane datoteke zaposlenika, kao što su osoblje i medicinske datoteke, trebali biste ograničiti pristup datoteci za obračun plaća. Sadržaj bi trebali vidjeti samo ljudi koji trebaju imati informacije za obavljanje posla.

Sadržaj datoteke plaće zaposlenika

Ovo je predloženi popis onoga što pripada datoteci za plaće zaposlenika.

• Pismo o ponudi potpisano od strane menadžera za zapošljavanje, ljudskih resursa i zaposlenika
• Potvrda o plaćanju koju su potpisali ljudski resursi i upravitelj zapošljavanja kada postoji ugovor o zaposleniku
• Obrazac W-4
• Papirologiju i autorizaciju koja se odnosi na bilo koju naknadu zaposleniku koja uključuje odbitak na plaću
• Obrazac za izravnu autorizaciju depozita
• Obrasci za obračunsko vrijeme
• Po satu tjedno
• Tamo gdje se koriste vremenski zapisi
• Zapisi o prisustvu
• Zahtjevi za nadoknadu troškova, uključujući dokumentaciju i račune za putne i druge ovlaštene troškove

• Obrazac za povrat školarine i potvrde za plaćanje, knjige i tako dalje
• Plaćajte unaprijed obrasce zahtjeva
• Dokumenti zajma poduzeća i raspored plaćanja
• Narudžbe i zapisi o zapljeni
• Autorizacija za objavljivanje privatnih podataka
• Papir koji se odnosi na svakog zaposlenika povećati
• Papirologija povezana s bonusom, dijeljenjem dobiti ili priznanjem
• Oblici W-2
• Ovlaštenje za bilo koje druge radnje za obračun plaća koje dopušta vaša tvrtka

Također poznat kaodatoteke zaposlenika, evidencije zaposlenika, datoteke s ljudskim resursima, dokumentaciju

Napomena: Susan Heathfield ulaže maksimalne napore kako bi ponudila točne, zdravorazumske, etičke ljudske resurse, savjete o poslodavcima i radnim mjestima na ovoj web stranici, ali ona nije odvjetnica. Sadržaj stranice ne smije se tumačiti kao pravni savjet. Stranica ima svjetsku publiku, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje, pa članci ne mogu biti definitivni za sva radna mjesta. Kada ste u nedoumici, uvijek tražite pravnog savjetnika. Informacije na web-mjestu dostupne su samo kao smjernice.